Итоговый контроль

Итоговый контроль — это анализ и обобщение данных об исполнительской дисциплине. Аналитическая работа проводится службой документационного обеспечения управления периодически: раз в неделю, месяц, квартал. При этом в ходе итогового контроля контрольное подразделение службы ДОУ составляет два документа: один с информацией о состоянии исполнительской дисциплины; второй — с анализом причин срыва исполнения документов.

Учет и обобщение результатов исполнения документов за определенный период характеризуют работу отдельных работников, структурных подразделений и организации в целом. Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти установлено, что в случае, если поручение руководителя (заместителя руководителя) федерального органа исполнительной власти не исполнено в установленный срок, головной исполнитель в течение трех дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет объяснение о ходе исполнения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение, причин его неисполнения и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения работников.

Информация о результатах анализа исполнения документации должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля и сроки исполнения документов.

Порядок информирования руководителя о ходе исполнения документов закрепляется в инструкции по делопроизводству или (при ее отсутствии) в специальном документе (правила контроля, памятки, положение о контроле и др.). В любом случае в организации должны быть установлены периодичность предоставления информации о состоянии исполнения и форма ее предоставления.

В федеральных органах исполнительной власти информация о находящихся на контроле документах, как правило, еженедельно предоставляется руководителю федерального органа исполнительной власти, заместителям руководителя и руководителям структурных подразделений.

В федеральных министерствах в те же сроки аналогичная информация предоставляется руководителям федеральных служб и федеральных агентств, находящихся в ведении федерального министерства1.

Служба ДОУ может использовать разные формы — список неисполненных документов, список исполнителей, допустивших срыв исполнения, список наиболее важных документов и др. (рис. 6).

Заключительная операция контрольных подразделений — обобщение и анализ данных по контролю за исполнением документов. Принято обобщать данные о контроле по состоянию на 1-е число каждого месяца. Они доводятся до руководителя в виде сводки о причинах неисполнения документов. Смысл этой функции — в выяснении причин задержки исполнения. Они могут быть самыми разными, в том числе субъективными, связанными с человеческим фактором — внезапное заболевание, травма и др. Но в процессе анализа могут выяснятся и недостатки управления, например чрезмерная загрузка отдельных руководителей, структурных подразделений, исполнителей, а также высокая степень концентрации полномочий у руководителей и полное отсутствие прав у подчиненных. Анализ данных по контролю может прояснить ошибки в организации документооборота: например, длительное ожидание рассмотрения документа, сложные процедуры согласования, затяжные процедуры подписания. Нерациональный документооборот всегда приводит к увеличению сроков движения документа: пока документ продвигается к исполнителю, срок его исполнения уже заканчивается.

і

См.: Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства РФ от

28.07.2005 № 452 // СЗ РФ. 2005. №31. Ст. 3233.

СПРАВКА

об исполнении контрольных документов за период (....)

Наименование структурного подразделения

Ф.И.О.

исполните

лей

Всего документов

Из них

Причина

неисполне

ния

исполнено

в срок

исполнено

с опозданием

не исполнено

і

2

3

4

5

6

7

Рис. 6. Пример справки по итоговому контролю

Частая причина срыва установленных сроков исполнения — недисциплинированность сотрудников или руководителей структурных подразделений. Особое значение контролю придается в государственной гражданской службе РФ. Например, при проведении аттестации служащего его непосредственный руководитель составляет отзыв о работе, к которому прилагаются сведения о выполненных гражданским служащим поручениях и подготовленных им проектах документов за период аттестации[1].

Таким образом, существенным показателем оценки деятельности государственного служащего за период аттестации становится результативность разработанных им документов.

Однако причиной срыва может быть и неправильное направление документа, когда он передается сотруднику ошибочно, из-за нечеткого разграничения обязанностей между исполнителями. В случае срыва срока исполнения документов по вине исполнителя руководитель вправе применять любые меры дисциплинарного воздействия. Во втором случае никакая контрольная служба не изменит этого положения и необходима рациональная организация управления.

Причины длительного исполнения документов могут крыться и в недостаточной технической оснащенности организации, когда исполнение задерживается из-за ожидания перепечатки, набора, копирования документов.

Таким образом, анализ данных по контролю за исполнением документов является необходимой информацией для руководителя не только для усиления исполнительской дисциплины, но и для совершенствования всей структуры управления. Службе ДОУ этот анализ необходим для совершенствования организации и технологии работы с документами.

Предупредительный и итоговый контроль за сроками исполнения документов позволяют не только повысить уровень исполнительской дисциплины в организации, но и являются условием более быстрого и эффективного решения управленческих и производственных задач.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

  • 1. В чем заключается роль контроля за исполнением документов в управленческой деятельности?
  • 2. Назовите цели и задачи контроля за сроками исполнения документов.
  • 3. Какие документы ставятся на контроль?
  • 4. Как определяются сроки исполнения документов?
  • 5. Как строится сроковая картотека?
  • 6. Какие операции осуществляются в ходе текущего контроля за сроками исполнения документов?
  • 7. Какова цель итогового контроля за сроками исполнения документов?
  • 8. Каковы функции службы ДОУ по контролю за сроками исполнения документов?
  • 9. Кто устанавливает индивидуальный срок исполнения документа?
  • 1
  • 1
  • 1

і

  • [1] См.: Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 110 «О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации». Положение о проведении аттестации государственных гражданских служащих РФ // СЗ РФ. 2005. № 6. Ст. 437.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >