Полная версия

Главная arrow Документоведение

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

КОНТРОЛЬ ЗА СРОКАМИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Цели и задачи контроля

Контроль — неотъемлемая функция управления, необходимый элемент управленческого труда.

Функция контроля в большей или меньшей степени присуща любой управленческой структуре, это обязанность любого руководителя, так как способствует усилению организованности, дисциплины, ответственности, оказывает существенное влияние на эффективность управления. Контроль материальных запасов и сырья, производственный и финансовый контроль, контроль качества и, наконец, контроль за исполнением документов являются неотъемлемыми составляющими управленческого процесса. Контроль не должен быть связан с какими-то инцидентами, особыми происшествиями, сверхважными заданиями. Он должен осуществляться как планомерная, повседневная работа и вестись открыто.

Руководителю любого уровня должно быть известно, что контролировать следует все направления деятельности своего подразделения (или организации), все вопросы в пределах своих функций и полномочий, а не только «оперативные» или «важные» направления. В то же время тотальный контроль, мелочная опека порождают апатию подчиненных, подрывают их уверенность в себе, снимают с них ответственность за выполняемую работу. Такой контроль, как правило, малоэффективен. Специалисты не могут реализовать свой потенциал и предпочитают по любому случаю и каждому вопросу обращаться к руководителю, консультироваться по выполнению каждого задания, стараясь предварительно учесть мнение руководителя, а не предлагать собственное решение.

Либерально настроенные руководители обычно избегают действий, связанных с контролем, не желая портить отношения в коллективе, а если и ведут контроль, то оставляют свои выводы при себе. Такое отношение ошибочно, так как негативные результаты контроля должны быть предметом серьезного обсуждения и анализа.

Все сказанное в равной степени относится к контролю за исполнением документов, который является важнейшей технологической операцией ДОУ. Задача службы — содействие своевременному исполнению документов и поручений руководства организации (предприятия) или отдельного структурного подразделения, а также сбор и обобщение информации об уровне исполнительской дисциплины, необходимой руководству для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей. Такая информация позволяет провести анализ причин отклонений от нормальной работы, срывов сроков исполнения документов и позволяет руководителю разработать эффективную программу корректирующих действий.

Исходя из этих задач, квалифицированная служба ДОУ обычно подразделяет контроль за сроками исполнения на два этапа — предупредительный (или предварительный) и последующий (или итоговый). Предупредительный контроль направлен на профилактику своевременного исполнения заданий, решений, документов, на отслеживание и предупреждение срыва установленных сроков исполнения документов. Предупредительный контроль ведется в ходе исполнения документов (заданий). Последующий контроль состоит в анализе результатов контрольной деятельности и состояния исполнительской дисциплины. В это время контроль позволяет исправить допущенные ошибки, скорректировать отклонения нормы исполняемости.

Различают два направления контрольной деятельности:

  • • контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов;
  • • контроль за сроками исполнения документов.

Контроль по существу поставленных в документах вопросов осуществляют руководители органов власти и управления, предприятий, организаций или структурных подразделений. Значительную роль в исполнении документа играет специалист управленческого аппарата, которому поручено исполнение документа. Руководители подразделений и специалисты (исполнители) несут ответственность в рамках своих должностных обязанностей за правильность и своевременность решения вопросов.

За содержание документа, выходящего за пределы организации, ответственность несет должностное лицо, подписавшее его. Как правило, таким лицом является руководитель организации.

В контроле исполнения документов выделяют два аспекта: организационный и технологический.

При организации контроля за исполнением необходимо решить, кто (подразделение или определенный специалист) ведет контроль и какие функции при этом выполняются. Возможны две формы организации контроля — централизация или децентрализация. Выбор организационной формы ведения контрольных операций зависит от размера организации (учреждения или предприятия), структуры службы документационного обеспечения управления, объема документооборота и выбранной в организации формы работы с документами — централизованной, децентрализованной или смешанной. Как правило, в структуре каждой службы ДОУ для ведения контроля за сроками исполнения создаются специализированные участки. Наиболее типовыми названиями таких подразделений являются инспекции по контролю, бюро контроля, группы контроля. Название подразделения, ведущего контроль за исполнением поручений руководителя федерального органа исполнительной власти и его заместителей, определяется регламентом федерального органа исполнительной власти1. Кроме того, контроль может поручаться и структурным подразделениям, ответственным за исполнение. Например, контроль за рассмотрением поступивших в федеральный орган исполнительной власти обращений осуществляется руководителями структурных подразделений и структурным подразделением, обеспечивающим контроль за исполнением поручений.

Если объем документооборота не слишком большой, то в составе службы ДОУ работает один специалист по контролю. Наименование его должности закрепляется в штатном расписании организации; в соответствии с Квалификационным справочником[1] эта должность носит название инспектор по контролю. В отдельных структурных подразделениях контроль за сроками исполнения документов и поручений руководства могут вести секретари или лица, ответственные за делопроизводство, что также должно быть закреплено в инструкции по делопроизводству и в должностных инструкциях этих работников.

В небольших организациях ведение контроля за исполнением документов входит в обязанности секретаря.

Типовые задачи и функции контрольных подразделений (или отдельного сотрудники службы ДОУ) включают:

  • • сбор в специальных или регистрационных формах (карточках) данных о контролируемых документах;
  • • систематизацию данных о контролируемых документах;
  • • доведение до исполнителя документа (его отдельного пункта или задания);
  • • напоминания исполнителям о сроках исполнения;
  • • внесение информации о ходе исполнения в контрольные формы;
  • • снятие документов с контроля;
  • • подготовку информации о ходе исполнения и результатах исполнения;
  • • подготовку итоговых справок о данных контроля.

Контроль как функция службы документационного обеспечения управления закрепляется в положении о службе. Порядок и технология контроля в рамках отдельной организации регламентируются таким документом, как инструкция, по делопроизводству. В федеральных органах исполнительной власти организация контроля закрепляется регламентом внутренней организации2.

Локальные нормативные акты, регламентирующие формы и порядок проведения контроля, способствуют установлению правомерности контроля, формируют у сотрудников привычку к проверкам как к обыденным процедурам, а не фискальным действиям.

  • [1] Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М.: Минтруд России, 2000.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>