Полная версия

Главная arrow Документоведение

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

Организация информационно-справочной работы

Организация информационно-поисковой системы предполагает наличие базы данных о документах организации (учреждения или предприятия). На основе этой базы должностные лица — как работники службы ДОУ, так и специалисты управленческого аппарата — получают информацию о документах, находящихся на исполнении в настоящее время или о документах, работа с которыми уже закончена в прошлом.

Иформационно-поисковая система включает:

  • • регистрацию документов;
  • • индексирование документов;
  • • информационно-справочные массивы (журналы, картотеки, автоматизированные базы данных);
  • • оперативное хранение документов.

При использовании для регистрации документов журнальной формы справочная работа ведется путем полистного просмотра журнала и чтения сведений о зарегистрированных документах; чем больше документов в организации, тем больше времени требуется потратить на поиск информации об отдельном документе. Затраты времени значительно возрастают при необходимости установить связанные документы по одному вопросу, работа с которыми уже закончена. Таким образом, построение информационно-поисковой системы о документах по журналам регистрации является малоэффективным способом и может быть оправдано только соображениями защиты информации.

При карточной системе регистрации один (или несколько) экземпляр регистрационных карточек используется для справочной работы.

В организациях создаются справочные, контрольно-справочные, тематические (кодификационные) картотеки к нормативным и распорядительным документам. Картотеки формируются из экземпляров РКК.

Картотеки могут формироваться по любому из реквизитов, фиксируемых при регистрации: дата, индекс, исполнитель, содержание, вид документа. Но чаще всего используются следующие признаки формирования картотек:

  • номинальный при его использовании рубрики картотеки будут носить наименование вида документа (постановление, распоряжение, приказ и др.).
  • предметно-вопросный или тематический, который предусматривает выделение в картотеке рубрик, посвященных одному из вопросов деятельности организации;
  • корреспондентский названия рубрик в картотеке соответствуют названиям организаций, предприятий, учреждений, с которыми ведется обмен документами;
  • географический рубрики картотеки соответствуют географическим названиям;
  • алфавитный картотека формируется по первой букве фамилии, наименования объекта, предмета и др.;
  • хронологический порядок расположения карточек определяется датами (поступления, события, отправления и др.).

В организациях с большим объемом документооборота карточная система регистрации приводила к созданию громоздких картотек, рассредоточенных по разным структурным подразделениям. При этом поиск информации также требовал большого количества времени.

При использовании для регистрации наиболее распространенного типа программного обеспечения — СУБД (система управления базами данных) возникает возможность хранить, систематизировать и обновлять большие объемы информации. В настоящее время в организациях самого разного уровня широко применяются базы данных о законодательной и нормативной базе определенных направлений деятельности, клиентах, поставщиках, конкурентах. Широкое распространение получили типовые базы данных с информацией правового и нормативного характера — законы, указы, решения органов власти, нормативные документы и др. Регистрация в автоматизированном режиме — это создание базы данных по документам организации. В настоящее время рынок предлагает готовые программные продукты, предназначенные для регистрации документов. В небольших организациях такую базу данных ведет секретарь (при этом сохраняется принцип централизации регистрации), к его функциям добавляется справочное документационное обслуживание по запросам сотрудников. Многие организации используют корпоративные автоматизированные системы регистрации, которые дают более универсальные возможности и регистрации, и справочной работы. При этом появляется возможность вести регистрацию децентрализованно, но создавать единую базу данных организации, которая содержит сведения обо всех поступающих, отправляемых и внутренних документах.

Поиск необходимой информации осуществляется в автоматизированном режиме как по конкретному документу (как исполненному, так и находящемуся на исполнении), так и группе документов, связанных с решением одного вопроса[1].

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

  • 1. Приведите определение термина «регистрация документов».
  • 2. Назовите правила регистрации документов.
  • 3. Каково назначение регистрации входящих документов?
  • 4. Назовите сроки регистрации входящих и исходящих документов.
  • 5. Назовите преимущества и недостатки журнальной (книжной) формы регистрации документов.

В. Приведите определение термина «индекс документа».

  • 7. Какие реквизиты фиксируются в регистрационных формах при регистрации входящих документов?
  • 8. Какие реквизиты фиксируются в регистрационных формах при регистрации исходящих документов?
  • 9. Какую роль играет регистрация в документационном обеспечении управления?
  • 10. Каким образом регистрация документов влияет на организацию информационно-справочной работы?
  • 11. Назовите преимущества автоматизированной регистрации документов.

  • [1] См.: Кузнецова Т.В. Делопроизводство. (Документационное обеспечение управления). — 4-е изд. М.: ООО «Журнал “Управление персоналом”». 2003. С. 177.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>