Регистрационные формы

За всю историю регистрации документов в делопроизводстве сложилось две регистрационные формы: журналы (книги) и регистрационные карточки. В автоматизированной системе делопроизводства также используется одна из этих форм.

При регистрации в журналах сведения о документах заносят в регистрационные журналы (книги). Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах.

В регистрационный журнал для входящей документации вносят дату получения документа, его входящий номер (индекс), наименование организации-корреспондента, номер и дату документа, присвоенные при регистрации в организации-отправителе, заголовок или краткое содержание документа, текст резолюции, фамилию исполнителя, срок исполнения. В нормативной базе современного делопроизводства не содержатся утвержденные формы регистрационных журналов (рис. 2 и 3).

Дата

Регистра

ционный

номер

Корреспон

дент

Краткое

содержание

Исполни

тель

Срок исполнения

Количество

листов

1

2

3

4

5

6

7

Рис. 2. Пример журнала регистрации входящих документов

При регистрации исходящих документов в журнале записывают дату и номер документа, его краткое содержание, фамилию исполнителя, должность руководителя, который подписал документ.

Дата

Регистра

ционный

номер

Краткое

содержание

Исполнитель

Количество

листов

Номер

дела

Приме

чание

1

2

3

4

5

6

7

Рис. 3. Пример журнала регистрации внутренних документов

Факсограммы (рис. 4), телеграммы и телефонограммы должны регистрироваться, как и вся служебная переписка. Если используется журнал, то при регистрации этой категории документов имеет значение фиксация, наряду с другими сведениями, данных о времени отправки и приема документа, номере телефона исполнителя, количестве листов в документе. Следовательно, эти данные необходимо вносить в графу примечания.

Журнальная форма регистрации используется тогда, когда необходимо регистрировать документы строгого учета, например конфиденциальную документацию, документы об образовании (аттестаты, дипломы), документы, удостоверяющие что-либо, и т.п.

Журнальная форма до настоящего времени применяется при регистрации документов в организациях с небольшим документооборотом.

Регистра

ционный

номер

Адрес корреспондента, его Ф.И.О., номер телефона

Краткое

содержа

ние

Принято

Направлено

Дата и время

Количе

ство

листов

Ф.И.О.

Наименование структурного подразделения, Ф.И.О. исполнителя

Дата и время направления

і

2

3

4

5

6

7

8

Рис. 4. Пример журнала регистрации факсограмм

Следует знать, что регистрация документов в журналах имеет ряд преимуществ:

  • • обеспечивается лучшая охрана сведений о документах;
  • • невозможность регистрации документов «задним» числом.

При значительных объемах документооборота (более 1000 документов) использование журнальной формы регистрации теряет целесообразность, так как имеет ряд существенных недостатков.

  • 1. Журнальная форма предполагает запись данных о документах по номерам и в хронологической последовательности. Таким образом, основным признаком для поиска документов становится дата их поступления или регистрационный номер. Поэтому поиск нужных сведений ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени. Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса.
  • 2. Журнал не позволяет реализовать принцип однократности регистрации. При передаче документа из одного структурного подразделения (например, из канцелярии) в другое неизбежна повторная регистрация, так как сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит документ.
  • 3. При большом количестве поступающих и отправляемых документов значительно увеличивается время регистрации, так как при журнальной форме регистрацией может заниматься только один работник. Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат.
  • 4. Значительно затрудняется ведение срокового контроля за исполнением документов. Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками исполнения, порой нужно просмотреть многочисленные записи в журнале. Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Таким образом, также происходит дублирование процесса регистрации.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. Обложка каждого журнала должна быть оформлена, на ней указывают наименование организации, назначение журнала (например, «Журнал регистрации входящих документов», «Журнал регистрации договоров» и др.), ставят дату начала, а после полного заполнения журнала — дату окончания. Номера, которые присвоены документам, начинаются с цифры 1 в начале календарного года и оканчивается с его окончанием. Записи каждого года отделяются друг от друга горизонтальной чертой и надписью через все строки номера следующего года. Оставшиеся незаполненными строки, например внизу страницы, гасятся их перечеркиванием.

Карточная форма регистрации делает этот процесс более быстрым и удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях.

Сведения о регистрируемом документе заносятся в регистрационно-контрольную карточку (РКК). Форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются самой организацией.

Типовая форма РКК имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная — исходящих и внутренних. При регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется организаций и зависит от централизации ведения делопроизводства, количества исполнителей документа, количества справочных картотек и т.д. Как правило, требуется три экземпляра карточек: два помещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документом. Если исполнителей документа больше или справочные картотеки формируются не только по месту регистрации, количество карточек увеличивают.

Карточная форма регистрации документов при использовании ручных (традиционных) методов заполняется на пишущей машине в необходимом количестве экземпляров и имеет несомненное преимущество перед журнальной.

  • 1. На практике обеспечивается реализация принципа однократности регистрации документа. Можно одновременно изготовить необходимое количество карточек и передать их по назначению в структурное подразделение-исполнитель для формирования справочных и контрольных картотек.
  • 2. В отличие от неподвижно скрепленных листов журнала карточки можно располагать в любой необходимой последовательности. «Подвижность» карточек позволяет использовать в справочных картотеках различные поисковые признаки, так как их можно расположить по корреспондентам, исполнителям, авторам, содержанию, хронологии и др.
  • 3. Карточная система позволяет сразу передать один экземпляр карточки в сроковую контрольную картотеку. Таким образом, отпадает необходимость создания специального массива карточек, предназначенного исключительно для ведения контроля за исполнением документов.

В процессе регистрации в регистрационные формы вносят определенные сведения о документах, переносят в них отдельные реквизиты документов.

При регистрации входящих документов в РКК традиционно вносят следующие данные:

  • • автор (наименование организации);
  • • наименование вида документа;
  • • дата и индекс документа (проставленные организацией-авто-ром);
  • • дата и индекс (входящий индекс) поступления документа в организацию;
  • • заголовок документа или его краткое содержание;
  • • резолюция (включая исполнителя, содержание поручения, ее автора и дату);
  • • срок исполнения;
  • • исполнитель (кому направляется документ на исполнение);
  • • номер дела по номенклатуре, куда документ помещается после исполнения и отправки.

При регистрации исходящих и внутренних документов в регистрационных формах фиксируют:

  • • исполнителя (должностное лицо, подготовившее документ);
  • • дату документа;
  • • регистрационный индекс;
  • • корреспондента (организация, которой адресован документ);
  • • заголовок документа или его краткое содержание;
  • • количество листов;
  • • номер дела по номенклатуре, куда документ помещается после исполнения и отправки.

Кроме того, в регистрационной форме должен отражаться ход исполнения документов, (см. разд. 5.4).

Сведения о документе могут быть дополнены и другими, которые необходимы конкретной организации для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания, поиска информации, установления связи между документами и т.д. Например, могут использоваться такие сведения, как фамилия руководителя, подписавшего документ, или руководителя структурного подразделения, в которое документ передан на исполнение, или данные о промежуточном решении вопроса и др.

В настоящее время большинство организаций перешли на автоматизированные способы регистрации документов, в основе которых лежат технологии баз данных. Автоматизация регистрации позволяет:

  • • одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах, что значительно сокращает время на эту операцию;
  • • использовать децентрализованную систему регистрации (в каждом структурном подразделении), но при этом создать единую базу данных по всем документам организации;
  • • создать эффективную справочно-поисковую систему;
  • • вести контроль за сроками исполнения документов в автоматизированном режиме.

Автоматизированная система регистрации предусматривает ввод сведений о документах в базу данных. Чаще всего используются системы автоматизированной регистрации, в которых на экране компьютера заполняется регистрационная карточка. При ее заполнении часть карточки заполняется автоматически (дата, номер), другая часть заполняется вручную.

Например, с документа вводятся сведения о номере и дате входящего документа, наименовании организации, краткое содержание, резолюция и др. Часть информации в карточку переносится путем выбора из раскрывающихся списков (например, вид документа, автор резолюции, структурное подразделение и др.).

Для федеральных органов исполнительной власти в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота установлено обязательное использование следующих сведений о документах.

  • 1. Адресант.
  • 2. Адресат.
  • 3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.
  • 4. Вид документа.
  • 5. Дата документа.
  • 6. Номер документа.
  • 7. Дата поступления документа.
  • 8. Входящий номер документа.
  • 9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.
  • 10. Наименование текста.
  • 11. Индекс дела.
  • 12. Сведения о переадресации документа.
  • 13. Количество листов основного документа.
  • 14. Количество приложений.
  • 15. Общее количество листов приложений.
  • 16. Указания по исполнению документа.
  • 17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя
  • 18. Отметка о конфиденциальности.

Эти сведения о поступающем электронном документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.

В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах, перечень которых рекомендуется закрепить в инструкции по делопроизводству.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >