Индексация документов

При ссылках на документы обычно используют более краткие формы, чем заголовки (как правило, индексы, номера и коды), которые позволяют идентифицировать документы. Индексация позволяет устанавливать местоположение документа, поскольку его индекс, номер или код указывают «адрес» определенного документа, по которому документ может быть найден в системе управления документами[1] [2].

Индивидуальный регистрационный индекс указывает принадлежность документа к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри нее.

Классификационные группы формируются в соответствии с наименованиями видов документов, их авторами и содержанием. Индексы необходимы для учета, поиска и систематизации документов и в традиционных, и в автоматизированных системах обработки документации.

Система индексирования разрабатывается службой ДОУ, она должна быть единообразной и стабильной. Индексы должны иметь постоянное расположение составных частей. В качестве условных обозначений рекомендуется использовать арабские цифры, в отдельных случаях к ним добавляются буквенные литеры.

Распространенной является система индексации, построенная на основе номенклатуры дел организации; при этом индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ после исполнения, входит в состав регистрационных индексов входящих и исходящих документов. Так, базовый индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, обозначающего принадлежность документа к определенной группе документации, и его порядкового номера внутри данной группы.

Например: 02-06/216,

где 02-06 —индекс дела по номенклатуре; 216 — порядковый номер документа.

Система индексации может предусматривать кодированные обозначения автора, корреспондента, руководителя, который курирует определенные направления деятельности, структурного подразделения — исполнителя, направления деятельности и т.п.

Например: 02-06 / 216-01,

где 02-06 — индекс дела по номенклатуре; 216 — порядковый номер документа; 01 — код руководителя.

При индексации обращений граждан индекс документа может включать код структурного подразделения, номера дела, порядковый номер документа, первую букву фамилии заявителя.

Например, 16-27/143-В,

где 16 — индекс структурного подразделения; 27 — номер дела; 143 — порядковый номер заявления; В — первая буква фамилии автора обращения. Если объем обращений достаточно большой, то для большей информационной емкости индекс может быть видоизменен: 16-27/В-143. При этой системе индексации номер присваивают в пределах документов на каждую букву алфавита; значит, 143 — номер полученного заявления от автора, фамилия которого начинается на букву «В».

Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти рекомендовано создание в целях регистрации и учета документов следующих видов классификаторов (справочников): структурных подразделений, видов документов, должностных лиц, корреспондентов, предметно-тематического (вопросов деятельности), указаний по исполнению документа, исполнителей, результатов исполнения документов и др.[3]

Индексами внутренних организационных и распорядительных документов являются их порядковые номера, которые присваиваются в течение календарного года в пределах каждого отдельного вида документов.

В инструкции по делопроизводству рекомендуется определить структуру регистрационного номера входящего документа и используемые для этого классификаторы (классификатор структурных подразделений, номенклатура дел, классификатор должностных лиц, классификатор видов документов и др.).

Документы, подготовленные совместно несколькими организациями, проходят регистрацию в каждой организации. Индекс таких документов состоит из порядковых номеров, присвоенных документам в каждой организации, разделенных дефисом или косой чертой. Это правило относится и к коммерческим договорам. Например, индекс 16/10 будет означать, что в одной организации документ зарегистрирован под номером 16, в другой — под номером 10.

Регистрационные индексы проставляются на первом листе входящих документов в правом нижнем углу (приложения к ним не индексируются).

На исходящих и внутренних документах, а также их копиях, остающихся в учреждении (приложения к ним также не индексируются), регистрационные индексы проставляют в заголовочной части документа после указания вида документа. Если документ готовят на бланке, то индекс проставляется в отведенном для проставления номера и даты месте.

  • [1] См.: Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-ДК).
  • [2] См.: ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. М., 2007.
  • [3] См.: Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-Д К).
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >