Обработка исходящих документов

Обработка и отправка из организации документов осуществляются централизованно экспедицией, должностным лицом службы ДОУ или секретарем. Для отправки документы от исполнителей принимаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю^[1]. Работник службы делопроизводства проверяет правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, правильность адресования, соответствие даты подписания дате отправки. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

Написание адреса на конверте должно соответствовать действующим почтовым правилам².

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

• 1. Приведите определение понятия «документооборот».
• 2. Назовите основные причины увеличения объемов документов.
• 3. Назовите основные требования к организации документооборота.
• 4. Какие документопотоки составляют документооборот организации, из каких видов документов они состоят?
• 5. Какие операции выполняются при обработке поступающих (входящих) документов?

В. Какие операции выполняются при обработке исходящих и внутренних документов?

• 7. Перечислите правила передачи документов внутри учреждения.
• 8. Назовите обязанности исполнителя по работе над полученными (входящими) документами.
• 9. В чем смысл операции предварительного исполнения документов?
• 10. Какие должностные лица могут выполнять предварительное рассмотрение документов?
• 11. Назовите правила учета объема документооборота.
• 12. С какой целью ведется учет объема документооборота? Как используются полученные данные?
• 13. Какое участие принимает исполнитель в движении документов?
• 14. Какие операции оказывают «тормозящее» действие на движение входящих документов? Исходящих документов?

• [1] См.: Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452 // СЗ РФ. 2005. №31. Ст. 3233. См.: Правила оказания услуг почтовой связи. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 // СЗ РФ. 2005. № 17. Ст. 1556. См.: ГОСТ Р 51141—98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, М., 1998. С. 3. См.: ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. М., 2007. См.: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060. См.: ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. М., 2007.