Передача документов

Доставка документов — одна из операций, оказывающих серьезное влияние на скорость документооборота в пределах организации. Служба ДОУ обязана организовать передачу документов и их движение наиболее рациональным для управленческого аппарата способом. Эта операция не требует каких-то специальных методов, однако невнимание к ее организации приводит к затягиванию сроков исполнения документов, а часто и их потере.

В соответствии с п. 23 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти передача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные подразделения, в секретариат руководства и т.д.) федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства. Кроме того, Правила установили, что вместе с электронными документами передаются их регистрационные данные1.

Во многих организациях за передачу документов отвечают секретари структурных подразделений или лица, отвечающие за делопроизводство.

Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах (журналах, карточках). В крупных организациях, учреждениях, промышленных предприятиях, там, где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, для доставки поступивших, внутренних и исходящих документов организуется курьерская связь. Курьеры совершают два-три обхода здания (территории) по заранее разработанным маршрутам в

См.: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.

установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы.

Самым нерациональным способом доставки и передачи документов является выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время, дорожает доставка и, соответственно, весь аппарат управления. К тому же доставка документов не является функциональной обязанностью специалиста управленческого аппарата, поэтому каждый из них озабочен только доставкой до места назначения «своих» документов, ответственность за доставку иных документов нигде, как правило, не регламентируется.

Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства СП, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >