Объем документооборота

Объем документооборота — это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период[1]. Службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов.

При подсчете объема документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти2.

Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, при подсчете объема документооборота не учитываются. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.

Подсчет объема документооборота ведется службой ДОУ на основе данных учета документов при их первоначальной обработке и отправке (в экспедиции или канцелярии), а также по регистрационным формам в службе документационного обеспечения управления и в структурных подразделениях. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

Объективные данные могут быть получены при соблюдении основного правила определения объема документооборота — однократности учета каждого документа.

В соответствии с Методическими рекомендациями по подготовке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти при учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Период, за который подсчитывается документооборот (месяц, квартал, год), устанавливает служба документационного обеспечения управления организации.

По результатам подсчета служба делопроизводства составляет справки об объеме документооборота, которые позволяют проводить анализ состояния документооборота, закономерностей его изменений и т.д. (рис. 1).

В федеральных органах исполнительной власти данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера[2].

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в организации и создаваемых ими, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

На основе данных об объеме документооборота возникает возможность объективно рассчитать оптимальную численность работников службы ДОУ2, спроектировать ее рациональную структуру.

г

СПРАВКА

об объеме документооборота

п

за_2010 г.

(месяц)

Документы

Количество документов

Всего

подлинники

тираж

поступающие

отправляемые

внутренние

Итого

Наименование должности

руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи

Дата

1_ Д

Рис. 1. Примерная форма справки об объеме документооборота

Данные об объеме документооборота помогают установить степень загруженности организации в целом, ее структурных подразделений и даже отдельных должностных лиц.

Инструкция по делопроизводству должна закрепить методику работы по учету и анализу документооборота.

  • [1] См.: ГОСТ Р 51141—98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 3. См.: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.
  • [2] См.: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.. См.: Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Министерства труда РФ от 25.11.1994 № 72). ЦБНТ Минтруда РФ. М.,1995; Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Министерства труда РФ от 26.03.2002 № 23. М., 2002; Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, (утв. постановлением Министерства груда РФ от 10.09.1993 № 152). ЦБНТ Минтруда РФ. М., 1993.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >