Характеристики документооборота

Документооборот составляет основное звено любой системы документационного обеспечения управления, является сложным технологическим процессом, который характеризуется множеством параметров: применяемой технологией документационного обеспечения управления (автоматизированной, традиционной или смешанной), составом и содержанием документов, маршрутами движения, этапами и инстанциями прохождения маршрута.

Документооборот организации делится на несколько составляющих его частей — потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Каждый из документопотоков отличается определенным направлением движения документной информации. Поэтому документопотоки различаются по направлению движения и отношению к управленческому аппарату.

По направлению движения выделяют горизонтальные и вертикальные потоки. Горизонтальные потоки связывают организации (структурные подразделения, должностных лиц) одного уровня управления. Вертикальные (восходящие и нисходящие) потоки связывают организации различных уровней, например руководящий орган управления и подчиненные ему учреждения и организации или центральный офис фирмы и ее представительства и филиалы. Вертикальные потоки — это документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции. Восходящие потоки включают документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций, а нисходящие потоки — это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому аппарату выделяют:

  • • входящий документопоток (документы, поступающие в организацию);
  • • исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации);
  • • внутренний документопоток (документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации).

Документопотоки различаются составом входящих в них документов, порядком их обработки и направлением движения. Каждый документопоток имеет свой, достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами.

В зависимости от статуса и размеров организации во входящем документопотоке в большем или меньшем объеме присутствуют:

  • • директивные указания, нормативные и методические акты, решения вышестоящих организаций (органов власти и управления, головных компаний и др.), которые являются основанием для организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности в учреждении. Основными видами документов данной группы являются: законы, указы, постановления, решения, приказы, распоряжения, указания, поручения, письма, инструкции, методические указания и рекомендации;
  • • документы подведомственных организаций, которые содержат отчетные данные об их деятельности, сведения о выполнении распоряжений, поручений, запросы о методах и средствах выполнения заданий. Этот поток состоит из таких документов, как отчеты по различным направлениям деятельности, докладные записки, письма, акты;
  • • документы от несоподчиненных организаций, направляемые с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, консультирования, получения информации о совместной деятельности. Основные виды документов данной группы — письма (информационные, рекламные, гарантийные, оферты, запросы и др.), договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);
  • • обращения граждан (жалобы, заявления, предложения, петиции).

В составе входящей и исходящей документации федеральных органов исполнительной власти могут выделяться:

  • • документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы, Правительства Российской Федерации, высших судов (Конституционного, Верховного, Высшего арбитражного), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других подобных организаций;
  • • документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;
  • • документы территориальных органов федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации;
  • • обращения граждан;
  • • запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;
  • • документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных федеральному органу исполнительной власти;
  • • документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов[1]. Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых

в данной организации и отправляемой за ее пределы. Исходящие документы могут создаваться как инициативные (требующие или не требующие ответа) или как ответные на поступившие письменные или устные запросы. Мотивы их создания диктуются направлениями деятельности организации, ее информационными потребностями. Если организация имеет сеть подведомственных организаций, а также представительства и филиалы, в исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов. Кроме того, значительную часть данного документопотока, так же как и входящего, составляют информационные (коммуникативные) документы: письма, докладные записки, аналитические обзоры, справки, отчеты, договоры и документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Происхождение документов совпадает со сферой их применения: они создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.

В составе внутреннего документопотока прежде всего выделяют организационные документы, определяющие задачи и функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности, — положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.

Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, — приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д.

Значительный объем внутренней документации составляет переписка. Она оформляется в основном докладными (служебными) и объяснительными записками.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: наибольшая часть документов поступает руководству, которое поэтому испытывает большие информационные перегрузки. Вместе с тем большая часть информации не соответствует их уровню и информационным потребностям и может быть направлена сразу в структурные подразделения. Ожидание результатов рассмотрения документов руководством значительно удлиняет их путь к исполнителям.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами, например регистрации. Применение журнальной формы, повторная регистрация и т.д. могут ощутимо увеличить время движения документа от получения до поступления к исполнителю.

Движение исходящих документов, как правило, предусматривает участие всего аппарата управления. Как инициативные, так и ответные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов будет зависеть от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Как правило, наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Это объясняется, с одной стороны, наличием во внутреннем документопотоке документов, которые создаются в единичных экземплярах (положения, регламенты, правила, инструкции и др.), но несут организационные функции и поэтому сложны в подготовке — требуют длительного согласования текста, создаются в нескольких редакциях, проходят значительное количество должностных лиц для визирования, часто должны быть согласованы с другими организациями. В общем объеме документооборота это сравнительно небольшая группа документов, однако порядок их разработки, согласования и утверждения редко бывает регламентирован локальными актами организации. Часто отдельные документы этой группы имеют индивидуальные маршруты движения. Упорядочить движение этих документов сложно в силу их значения для деятельности всей организации.

Вторая причина постоянного роста внутренней документации связана с документированием деятельности отдельных должностных лиц и структурных подразделений: все коммуникации на этих уровнях сопровождаются докладными (служебными) записками. Следствием этого являются ощутимые потери времени при их подготовке, обработке и передаче. Наиболее упорядоченным, как правило, в пределах каждой организации является движение распорядительных документов.

Данные, характеризующие каждый документопоток, позволяют службе документационного обеспечения управления разрабатывать наиболее целесообразные маршруты движения документов и решать задачи как по созданию эффективного движения документов, так и по корректировке и совершенствованию документооборота организации.

  • [1] См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-Д К).
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >