Численный состав службы ДОУ

При разработке штатного расписания количество штатных единиц по каждой должности зачастую определяется исходя из возможностей организации. Чаще всего формирование штата делопроизводственных работников проводится без учета их реальной загруженности. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала может колебаться в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой — необоснованное сокращение. В последнем случае это сразу сказывается на оперативности работы всего управленческого аппарата, так как специалисты начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов.

Реальный объем работы делопроизводственной службы зависит, прежде всего, от объема документооборота и, конечно, от затрат времени на выполнение делопроизводственных операций, а также степени автоматизации процессов обработки документов. Исходя из этого НИИтруда разработал две методики расчета оптимальной численности работников службы ДОУ[1].

Расчет численности службы ДОУ на основе данных об объеме

документооборота

Учет объема документооборота должен вестись в каждой организации. На основе этих данных и с учетом сведений об общей численности работников организации можно определить численность делопроизводственного персонала по следующей формуле:

Ч = 0,00016 хД^хР0[1],

где 0,00016 — постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда работников службы ДОУ (рассчитан НИИтруда опытным путем); Д — объем документооборота организации; Р — общая численность работников организации.

Расчет численности службы ДОУ на основе норм времени

Расчет численности службы ДОУ можно провести на основе данных по трудозатратам на выполнение отдельных делопроизводственных операций. Межотраслевые нормативные документы по нормированию труда разработаны на делопроизводственные операции (регистрация, контроль, составление номенклатуры дел и др.), стенографические работы, на работы по копированию документов, машинописные работы, работы на перфорационных и клавишных вычислительных машинах, архивные работы.

В этом случае расчет численности проводится по формуле

Ч = (Т + Т ) / Ф

где Тн — трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента, равного 1,1 (учитывающего затраты времени на личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и т.п.); Тн — трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рассчитана НИИтруда экспертным путем и равная 96,8 чел.-ч); Фп в — годовой фонд рабочего времени, равный 2006 ч.

Расчет численности службы ДОУ на основе общей численности

работников организации

Согласно одной из разработок НИИтруда оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств — 12—15%; для промышленных предприятий — 0,5% общего числа работающих.

Этими данными следует пользоваться в тех случаях, когда служба ДОУ только создается, данных о трудоемкости и объеме документооборота нет.

  • [1] См.: Единые нормы выработки на машинописные работы (утв. постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19.07.1984 № 189/11-64). М., 1988; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Министерства труда РФ от 25.11.1994 № 72) М., 1995; Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утв. постановлением Министерства груда РФ от 10.09.1993 № 152). М., 1993.
  • [2] См.: Единые нормы выработки на машинописные работы (утв. постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19.07.1984 № 189/11-64). М., 1988; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Министерства труда РФ от 25.11.1994 № 72) М., 1995; Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утв. постановлением Министерства груда РФ от 10.09.1993 № 152). М., 1993.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >