Организационные формы работы с документами

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате — централизованную, децентрализованную и смешанную.

При использовании централизованной формы все технологические операции по работе с документами сосредоточены в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярия, общий отдел) или одного сотрудника (секретарь учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, регистрация и отправка исходящих документов, справочно-информационная работа, регистрация внутренних документов, систематизация и хранение документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать компьютерную и иную технику, создать единство организационного и методического руководства документационным обеспечением. Централизованная форма обеспечивает более эффективный поиск сведений о документах, так как регистрация и хранение всех документов в одном месте позволяют создать единую информационную систему (базу данных), быстрее проводить поиск самих документов.

При выборе централизованной формы работы с документами в структурных подразделениях делопроизводственные операции не выполняются, дела не формируются и, таким образом, нет необходимости включать в штаты структурных подразделений секретаря или делопроизводителя.

Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 50 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы, т.е. каждое крупное структурное подразделение одной организации имеет работника, отвечающего за делопроизводство, или создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. При этом единства форм и методов ведения делопроизводства добиться сложно, так как каждое подразделение использует свои методы и правила работы с документами. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами является самой распространенной. Она предусматривает создание центральной службы делопроизводства организации и наличие в каждом структурном подразделении ответственного за делопроизводство (секретарь отдела, делопроизводитель). При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация входящих документов, поступивших в адрес руководства, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняются центральной службой делопроизводства. Документы, поступающие в адрес структурных подразделений или переданные туда на исполнение по резолюции руководителя, проходят регистрацию и контроль, формируются в дела, хранятся, проходят экспертизу ценности и предархивную обработку непосредственно в структурном подразделении.

При смешанной форме возможно выполнение одной и той же технологической операции (например, регистрация документов, контроль за их исполнением) для одних массивов документов централизованно (в службе ДОУ), а для других — децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов при использовании традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования: если документ адресован руководству организации, он регистрируется в службе ДОУ, если руководству структурного подразделения — то в этом подразделении. При такой форме организации работы с документами помимо создания службы делопроизводства всей организации в каждом структурном подразделении необходим специалист по делопроизводству, например секретарь подразделения. Попытки возложить делопроизводственные функции на специалистов управленческого аппарата никогда не были эффективны. Во-первых, при этом возрастает стоимость делопроизводственных работ, во-вторых, резко снижается качество документационного обеспечения.

В проблеме создания и организации службы делопроизводства вопрос о выборе организационной формы является одним из самых сложных.

В каждом конкретном случае он решается совместно службой ДОУ и руководством учреждения. Решение вопроса обычно связано с первоначальной организацией службы ДОУ или с ее коренной реорганизацией. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), модернизацией технологии обработки документов происходят и изменения степени централизации и децентрализации работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >