ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Работа с документами в любой организации поручается специализированному структурному подразделению, обобщенное название которого — служба делопроизводства. В небольших организациях эту работу выполняет секретарь организации.

Эффективность деятельности делопроизводственной службы зависит от множества факторов — квалификации работников делопроизводства, численного состава делопроизводственной службы, объема документооборота, степени оснащенности современной организационной, компьютерной техникой, средствами связи, условий труда. Помимо этого, при создании делопроизводственной службы должны быть решены и правовые вопросы ее деятельности — статус, задачи и функции, права, ответственность службы ДОУ. Эти вопросы решаются в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами и с учетом специфики работы самой организации.

При организации службы должна быть разработана ее оптимальная для конкретного управленческого аппарата структура, регламентированы разнообразные и сложные связи между ее участками и тем самым созданы условия для разделения труда делопроизводственного персонала и его специализации.

Кроме того, при создании службы ДОУ неизбежно встают вопросы:

• • выбора оптимальной организационной формы работы с документами;
• • определения должностного и численного состава службы ДОУ;
• • регламентации задач и функций службы ДОУ в целом, ее структурных подразделений, каждого отдельного работника;
• • разработки и закрепления (регламентации) порядка документирования и работы с документами, т.е. оптимальной технологии работы с документами в данной организации.