Переписка (деловая переписка)

«Переписка» — это собирательное понятие. Его отличает видовое многообразие. Переписка включает разные виды документов, которые могут направляться за пределы организации (например, письма, телеграммы) или являются внутренними, позволяющими осуществлять служебные связи внутри организаций (например, докладные записки). Современные способы передачи информации породили документы, которые пересылаются при помощи факсимильной или электронной связи. Общие требования к деловой переписке распространяются на все ее виды независимо от способа передачи информации.

Служебное письмо

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности. Даже в случаях переписки между частными лицами и организацией ее содержание касается управленческих вопросов.

Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте). Письма могут быть отправлены также по факсу и электронной почте в тех случаях, когда необходимо оперативно решить вопрос. Правила оформления писем не зависят от способа их передачи адресату.

Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей: инструктивные, сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и т.д. В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях. Использование определенной разновидности писем определяется рядом факторов, в том числе сферой (вопросами) управленческой деятельности, конкретным назначением письма, статусом адресата.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4; если текст не превышает семи строк, используют формат А5.

На бланке письма указываются наименование вышестоящей организации (в бланке государственной организации), данной организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), почтовый, телеграфный и электронный адреса организации, номер счета в банке, справочный номер телефона (факса). Бланк письма предусматривает место (содержит отметки) для даты и номера письма, а также для ссылки на регистрационный номер и дату входящего письма. Кроме того, на бланке письма могут быть отмечены места для заголовка к тексту и для адресата. Инициативные письма организации-автора имеют один номер (индекс) и дату. В ответных письмах принято давать, кроме того, еще ссылку на номер и дату письма, присвоенные ему организацией-отправителем.

Датой письма является дата его подписания и отправки.

Право подписи служебных писем устанавливается внутренними нормативными документами организации. Как правило, оно принадлежит руководителю и его заместителям. В крупных организациях и учреждениях письма могут подписывать руководители структурных подразделений.

Общие требования к тексту письма

Текст — основной элемент делового письма. От того, каким будет содержание письма, как излагается информация, зависит достижение цели его автором. Письмо должно служить средством коммуникации, а не разобщения, побуждать к действию, помогать принимать нужные решения.

Специфика составления текстов деловых писем определяется условиями, в которых протекает деловое общение:

  • • участниками делового общения являются преимущественно юридические лица (различные организации) в лице действующих от их имени должностных лиц;
  • • предметом переписки являются различные аспекты деятельности организации;
  • • информационные взаимосвязи, как правило, достаточно жестко регламентированы. Их особенности зависят от организационно-правового положения и компетенции организации;
  • • ситуации, возникающие в деятельности организации, часто повторяются, т.е. являются типовыми. Это оказывает влияние и на их письменное оформление.

Общие требования к содержанию всех служебных писем сводятся к следующему:

  • • достоверность и объективность информации;
  • • полнота информации и краткость изложения;
  • • актуальность информации;
  • • аргументированность сведений и доказательств;
  • • точность, рациональность построения текста;
  • • логичность изложения;
  • • простота стиля.

Недостаточно полная информация заставляет составлять повторные письма с дополнениями и разъяснениями содержания первого письма, откладывает решение вопросов. Не менее важно уметь кратко и точно излагать суть вопроса. Не следует уделять внимание малозначащим фактам или подробностям. Часто авторы письма, стремясь привлечь внимание партнера к каким-то обстоятельствам, несколько раз повторяют одно и то же. Рассчитывая на большую убедительность, составитель письма добивается противоположного результата, так как повторы отвлекают внимание от главного.

Чтобы письмо достигло своей цели, нужно уметь четко и логично построить текст, представить его в сжатом виде и не допускать возможности двоякого или неверного толкования сути содержания. При составлении документа рекомендуется тщательно продумывать формулировки, использовать сложившуюся терминологию, устойчивые языковые обороты и словосочетания. Предложения должны быть простыми. Не последнюю роль играет и композиционное построение текста.

Служебное письмо — это официальный документ. Поэтому его содержание должно подчеркивать деловой, а не личностный характер отношений. Однако такое письмо всегда предназначено конкретному получателю: организации, структурному подразделению или должностному лицу. Это определяет еще одну особенность содержания деловых писем: информация должна быть адресной.

Подготовка деловых писем проходит несколько стадий.

1. Определение цели составления письма.

Целевая установка (предоставить информацию, чтобы ее приняли к сведению, побудить к действию и т.п.) во многом определяет стиль, характер изложения текста, его структуру.

2. Изучение государственных правовых актов, ведомственных нормативных актов и нормативно-методических документов, которые регулируют соответствующие вопросы.

Текст письма часто является юридическим доказательством при решении различных вопросов. Знание правовых основ позволяет детально проанализировать ситуацию, аргументированно обосновать свое мнение.

  • 3. Сбор информации по существу вопроса, в том числе изучение ранее изданных документов, затрагивающих данную проблему. Это позволяет избежать дублирования, противоречий и акцентировать внимание на действительно нерешенных вопросах.
  • 4. Составление проекта письма.

Служебное письмо, как правило, посвящено одному вопросу. Содержание может касаться и нескольких вопросов, но тогда они должны быть взаимоувязаны. Если же вопросы разнородны, целесообразно составить несколько писем. Текст письма не должен превышать одной-двух страниц. Более длинное письмо трудно воспринимается. Если материала больше и он не укладывается в указанное количество страниц, можно часть данных представить в виде приложения к письму.

Как правило, содержание письма — это связный текст, который состоит из двух частей: вступление и основная часть.

Вступление вводит адресата в тему письма. В нем формулируется причина составления документа, указываются основания подготовки письма, делаются ссылки на документ, являющийся поводом или юридическим основанием для письма, либо на факты и события. Например:

На основании Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденного постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг №03-33/пс от 16 июля 2003 г.....

или

На состоявшемся 12 сентября 2010 года совещании в Департаменте потребительского рынка и услуг Мэрии Москвы было принято решение о проверке...

Аргументы, которые содержатся в этой части письма, позволяют затем сделать выводы, сформулировать предложение, просьбу, согласие или отказ в зависимости от назначения письма. Например:

Мы изучили возможности нашей будущей совместной деятельности в регионе и хотели бы отметить, что годовой оборот товаров может составить лишь...

Вступление рекомендуется предварять обращением к адресату.

В настоящее время наиболее часто встречаются следующие формы обращений:

Уважаемый господин Петров

или

Уважаемая госпожа Моргунова!

Запятая после обращения придает письму будничный характер. Восклицательный знак, напротив, подчеркивает особое значение, придаваемое обращению его составителем.

Если неизвестно имя конкретного получателя письма, употребляют обращение:

Уважаемые господа!

В письмах возможно использование обращения по имени и отчеству адресата:

Уважаемый Николай Сергеевич!

Уважаемая Нина Георгиевна!

Такое обращение носит менее официальный характер. Как правило, его используют в письмах-приглашениях, письмах-извещениях или письмах, содержащих благодарность автора за проявленное внимание, оказанные услуги и т.д.

Иная форма обращения применяется в письмах, адресованных высшим должностным лицам органов государственной власти и управления. В этом случае часто указывается должность, а не фамилия:

Уважаемый господин Мэр!

Уважаемый господин Министр!

Такая же форма может применяться и при обращении к руководителям (президентам, директорам, председателям и т.п.) компаний, обществ:

Уважаемый господин президент!

Уважаемый господин председатель!

Уважаемый господин директор!

При обращении клипам одного профессионального круга возможно использование следующей формы обращения:

Уважаемые коллеги!

Это же обращение может носить более эмоциональный характер при употреблении выражения «Дорогие коллеги!», например, в поздравительных письмах.

Основная часть включает в себя выводы, просьбы, предложения, рекомендации и т.д. в соответствии с разновидностью письма. Например, в письме-просьбе будет содержаться ключевое слово «просим», в письме-предложении — «предлагаем» и т.д.

Заключительную часть письма заканчивает формула вежливости. Она располагается на 2—3 интервала ниже текста перед подписью.

Наиболее распространенная формула вежливости — «С уважением». Например:

С уважением,

Генеральный директор личная подпись А.Г. Григорьев

Письмо по несложным или заранее оговоренным вопросам может состоять из одной заключительной части. В этом случае не даются пояснения, обоснования, а сразу излагается просьба, предложение, напоминание или отказ. Например:

Напоминаем, что для включения вашей компании в число участников выставки необходимо до 15.11.2010 г. направить в оргкомитет следующие документы:...

Строгих и однозначных требований к порядку расположения составных частей делового письма нет. В ряде случаев письма начинают с заключительной части, т.е. с существа вопроса, а затем объясняют или обосновывают свои предложения, решение и т.д. Считается, что такой прием облегчает восприятие текста письма. Например:

Просим вас ускорить отправку оборудования в соответствии с договором от 08.10.2010 № 17/9.

Если условия договора не будут выполнены, мы будем вынуждены предъявить штрафные санкции в размере...

Текст писем делится на абзацы, которые являются его простейшими компонентами. Абзацем должна выделяться каждая отдельная мысль (аргумент) или тема текста. Он является внутренне замкнутой смысловой единицей. Средняя длина абзаца — 4—6 предложений. Однако абзацы могут состоять из одного предложения. Каждый абзац выделяется в документе абзацным отступом. Абзацы связного текста не нумеруют.

В современной российской деловой переписке сложились следующие формы изложения текста:

• от первого лица множественного числа (просим направить...;

считаем, что...; сообщаем о...);

• от третьего лица единственного числа (университет проводит...;

компания предлагает...; предприятие гарантирует...).

Эти формы наиболее часто употребляются, так как официальная деловая переписка ведется между организациями и должностное лицо (руководитель), подписывая письмо, выступает от имени организации, а не от себя лично.

Однако возможно использование и формы изложения от первого лица единственного числа (предлагаю, прошу, настаиваю, считаю возможным). Такая форма используется, если письмо подготовлено на должностном бланке или носит конфиденциальный характер.

Содержание делового письма может быть представлено не только связным текстом. Иногда авторам приходится аргументировать свои предложения, просьбы и т.п. с помощью систематизированных данных. Они могут иметь и словесное, и числовое выражение. Такие данные рекомендуется представлять в виде таблицы.

Таблицы могут оформляться в тексте письма. Однако, если необходимо представить значительное количество сведений и таблица занимает много места в тексте, целесообразно ее вынести в приложение.

Управленческие ситуации, требующие подготовки служебных писем, нередко повторяются. В этом случае можно составлять трафаретные письма.

Трафаретные тексты могут использоваться в письмах-приглашениях, поздравительных письмах и др., когда большое количество однотипных писем нужно направлять многим адресатам.

Пример трафаретного письма:

Г 1

Уважаемый господин_

Сообщаем Вам, что головное отделение нашей компании не занимается распространением печатной продукции по индивидуальным заказам.

Если Вы хотите заказать книги, представленные в каталоге, Вам следует обратиться в наше региональное представительство, расположенное по адресу:

Получить интересующую Вас информацию можно по телефонам: в Москве (495) 233-18-79 в

С уважением, Коммерческий директор

1_ J

Одним из требований к тексту служебного письма является краткость и точность его изложения. В письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуместные лишние детали или общие места, так как многословие и большой объем документа не

способствуют усвоению сути, основного смысла письма. Тон письма в любом случае должен быть нейтральным.

Важнейшим элементом культуры деловой переписки является соблюдение норм этикета. Этикет помогает в достижении целей коммуникации. Он является инструментом, при помощи которого можно выразить доверительное и уважительное отношение к партнеру по переписке.

Тон любого служебного письма должен быть доброжелательным, вежливым и в любом случае нейтральным. В письмах не следует проявлять ярко выраженный, эмоциональный тон, придавать им личностный характер, так как письмо является официальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения. Используют такие обороты, как «Мы внимательно изучили ваше предложение», «Мы были бы очень заинтересованы в...», «Тщательно рассмотрев Ваши замечания...» и т.п.

Вместе с тем повысить привлекательность письма для партнера можно, используя оценочные конструкции типа: безупречная работа, надежные партнерские отношения, успешное сотрудничество и т.п.

В письме уместно выразить надежду, уверенность, благодарность, например:

Г

1_

Мы благодарим Вас за содействие...

Наша компания надеется на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество... Желаем успехов и уверены в продолжении нашей совместной деятельности... Надеемся, что наше предложение будет Вами принято...

В деловой переписке используется вежливая форма обращения к одному адресату: «Вы», «Ваш», «Вами» и т.п. Написание местоимений с прописной буквы свидетельствует об уважительном отношении и также является частью этики деловой переписки. Но если обращаются к нескольким лицам, эти местоимения пишутся со строчной буквы: «ваш представитель...», «ваши предложения...» и т.п.

Особенно важно уметь выразить в корректной форме свое несогласие, возражение, отказ, т.е. то, что заведомо неприятно адресату. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. В таких письмах следует сначала изложить причины отказа, выразить сожаление, например, о невозможности принять предложение. Уместно и выразить надежду на возможное возвращение к данному вопросу в случае изменения обстоятельств, получения дополнительных данных и т.д. Категорический отказ или категорическое требование можно выразить прямо и резко, но вежливо. В таких письмах используют формулировки типа: «издательство не планирует», «институт не считает возможным», «компания не может обеспечить» и т.д. После таких конструкций уместна просьба о сообщении дополнительных фактов (сведений, цифровых данных и т.п.), основываясь на которых можно в будущем вернуться к рассмотрению вопроса.

В тексте служебных писем следует избегать вычурности слога, оборотов ложной вежливости («не откажите в любезности», «с глубоким почтением»). Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе и т.п. можно выразить деепричастными оборотами: «Тщательно рассмотрев Ваше предложение...», «Детально ознакомившись с Вашим проектом...», «Внимательно изучив Ваши замечания...» и т.п. Нейтральность тона может быть достигнута использованием деепричастных оборотов для формулировки причин принятия решений, которыми следует начинать фразу: «учитывая высказанные замечания...», «считая принципиальным положение...», «рассматривая предложенный ассортимент...».

Убедительность служебных писем достигается за счет использования при их составлении устоявшихся в управленческой практике языковых формулировок, стандартных оборотов и типовых словосочетаний: «Оплата гарантируется...», «В порядке обмена...», «В соответствии с предварительной договоренностью...», «В связи с проведением совместных работ...» и т.д. Деловая переписка чаще всего имеет типовое содержание, а употребление стандартных языковых формул обеспечивает точность выражения и однозначность понимания текста.

Эту же цель преследует употребление в служебных письмах профессиональных терминов. Терминология зависит от сферы деятельности и тематики письма. Очень важно, чтобы термины и словосочетания употреблялись в одном, строго фиксированном значении. Если возникают сомнения в том, что значения применяемых терминов понятны адресату, в тексте следует дать их расшифровку. Расшифровка должна быть ясной, полной и точной. Для этого можно воспользоваться терминологическими или иными словарями, которые устанавливают однозначную систему терминов и понятий.

Убедительность письма будет зависеть и от умения составителей аргументировать свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения и т.п. точно отобранными фактами, цифровыми данными. При этом письмо не должно превращаться в аналитический информационный обзор, аргументация должна быть лишь достаточной для побуждения адресата к принятию необходимого решения.

Многочисленность управленческих ситуаций, требующих составления различных по своему назначению писем, определяет разнообразие их разновидностей. Каждая разновидность письма отличается характерными особенностями текста.

В последнее десятилетие в отдельную группу выделились так называемые коммерческие письма. Их назначением является решение вопросов, связанных с налаживанием деловых контактов в области коммерческой деятельности, подготовка к заключению коммерческих договоров, сопровождение деятельности партнеров по выполнению договорных условий, в том числе разрешение спорных ситуаций, достижение компромисса при нарушении ранее достигнутых договоренностей, изменении условий и т.п. Данная группа писем включает в себя многие разновидности документов: рекламные письма, коммерческие предложения, оферту (предложение о заключении договора), рекламационные письма, письма-сообщения, напоминания, отказы и др. Общее в назначении и содержании всех коммерческих писем, независимо от их разновидности, определяется конкретной сферой деятельности.

Примеры некоторых разновидностей служебных писем представлены в приложениях 21—24.

Внутренняя переписка

Докладная записка

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные. Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации, просьбы или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю данного учреждения, она считается внутренней, если она направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать: наименование учреждения, название вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона. Для ее оформления может использоваться общий бланк организации.

Внутренняя докладная записка включает: название вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, включающей наименование структурного подразделения, инициалов, фамилии). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно — анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Резолюция руководителя, рассмотревшего докладную записку (внутреннюю), является основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Разновидностью докладной записки являются представления. Они используются обычно при документировании кадровой деятельности и составляются руководителем структурного подразделения в адрес руководства организации. Представления составляют в случаях поощрения работников, наложения взысканий, проведения аттестации.

Другой разновидностью докладной записки являются служебные записки. Они широко применяются в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационноправовых форм с той же целью, что и докладные записки. Докладная записка — это документ, который адресуется вышестоящему должностному лицу. Служебная записка, как правило, составляется работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Таким образом, докладную записку, которая служит для осуществления информационных связей между подразделениями или должностными лицами организации на одном уровне управления, в практике управленческой деятельности называют служебной запиской. Пример оформления внутренней докладной записки приведен в приложении 25.

Объяснительная записка

Объяснительная записка — документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению такие объяснительные записки отличаются от докладной записки тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др.

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал. Датой объяснительной записки будет дата ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия составителя объяснительной записки.

Пример оформления объяснительной записки приведен в приложении 26.

Переписка с использованием различных каналов связи Телеграмма и телетайпограмма (телекс)

Телеграмма (телетайпограмма) — обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу.

Телеграмма — текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи. Этот вид документов используют в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.

Порядок составления, оформления и обработки телеграмм установлен Правилами оказания услуг телеграфной связи (2005)1.

По приоритетности обработки телеграммы подразделяются на следующие категории:

  • • «вне категории»;
  • • «внеочередная»;
  • • «Президент Российской Федерации»;
  • • «высшая правительственная»;
  • • «правительственная»;
  • • «срочная»;

Правила оказания услуг телеграфной связи. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.04. 2005 № 222 // СЗ РФ. 2005. № 17. Ст. 1557.

• «обыкновенная».

Кроме того, Правилами определены возможные виды телеграмм, например: «с уведомлением о вручении телеграфом», «с доставкой в срок, указанный отправителем», «на художественном бланке формата А4» и др.

Право подачи телеграмм ряда категорий и видов определяются Президентом РФ и Правительством РФ. Среди них такие, как «вне категории», «внеочередная», «Президент Российской Федерации», «высшая правительственная», «правительственная», «криптограмма», «криптограмма на перфоленте» и др. Сроки доставки телеграмм определяются их видами, например: «с уведомлением о вручении» или «с доставкой в срок, указанный отправителем».

Текст телеграммы разборчиво пишется или печатается на телеграфном бланке или светлой бумаге. Допускается оформление текста телеграммы на бланке организации, при этом реквизиты бланка не передаются.

В соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи в телеграмму включают следующее:

  • • отметка о категории телеграммы (в телеграмме категории «обыкновенная» данная отметка не проставляется);
  • • отметка о виде телеграммы;
  • • адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (фамилии адресата). В наименование адресата — организации или должностного лица входит наименование организации, должность и фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы должностного лица;
  • • текст телеграммы;
  • • подпись отправителя (по его желанию).

В нижней части бланка подаваемой телеграммы указываются фамилия и адрес отправителя, которые не считаются частью содержания телеграммы.

Адрес телеграммы должен содержать все адресные атрибуты, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. В адресе наименование населенного пункта (города, села и др.) указывается в именительном падеже, наименование республики, края, области и района — в родительном. Перед номерами строений, корпусов и квартир соответствующие слова «строение», «корпус» или «квартира» пишутся полностью или сокращенно без точек в конце — «стр», «корп», «кв». Такие слова, как «проспект», «проезд», «подъезд», «квартал», «бульвар», пишутся полностью. Слова «край», «область», «район», «село», «деревня», «улица», «переулок» и «дом» можно сокращать или не писать, если это не приведет к неточности адреса.

Телеграммы могут быть отправлены с указанием:

  • • полного адреса;
  • • условного или сокращенного адреса;
  • • «до востребования»;
  • • номера абонентского ящика и т.п.

Условный или сокращенный телеграфный адрес должен быть зарегистрирован у оператора связи, оказывающего услуги телеграфной связи на территории, где находится организация. Организация, имеющая условный или сокращенный телеграфный адрес, обязана ежегодно перерегистрировать его у оператора связи.

Условный адрес значительно короче почтового и состоит из наименования места назначения, условного наименования организации и фамилии должностного лица. Например: «МОСКВА БЕРЕЗА ВОДОРЕЗОВУ», «КАЛУГА ГОРНЕФТЕПРОДУКТ ХОМУТОВУ».

Телеграмма с одним текстом может быть направлена в один или несколько адресов. При отправке многоадресной телеграммы подаваемое количество текстов соответствует количеству адресатов, в адресной части каждой телеграммы указывается только один адрес. Можно подготовить многоадресную телеграмму с одним текстом по списку адресов (не более 20 адресов в списке).

Адреса отправителей и адресатов, отметки о категории и виде телеграмм, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, должны оформляться на русском языке. Те же элементы телеграмм, пересылаемых в пределах территорий субъектов Российской Федерации, могут оформляться на их государственных языках и дублироваться на русском языке.

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме частицы «не»), знаки препинания. Цифры в подаваемой телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны указываться отправителем полными словами.

Знаки «точка», «запятая», «кавычки», а также знак «скобка» могут указываться в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч», «скб»), либо соответствующими символьными знаками.

Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс», «дробная черта» могут указываться либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

Знаки «номер», «двоеточие» и «восклицательный знак» могут быть записаны полными словами или сокращенно: «нр», «двтч», «вскл».

Другие знаки могут указываться только полными словами.

Текст телеграммы должен содержать хотя бы одно слово и не должен содержать более 300 слов.

Текст телеграммы печатают в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без абзацев и переноса слов. Он заканчивается номером телеграммы, который является ее регистрационным индексом. После номера с новой строки печатается фамилия (без инициалов и указания должности) того должностного лица, от имени которого передается телеграмма. Информация, не подлежащая передаче, отделяется от текста чертой, под которой обычным способом (строчными и прописными буквами) печатают наименование и почтовый адрес организации-отправителя, наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Телеграммы от организаций, подписанные должностными лицами, должны быть заверены печатью организации или печатью «Для телеграмм». Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй подшивается в дело.

Пример оформления телеграммы — в приложении 27.

Телексная связь отличается от телеграфной оконечными устройствами и является более оперативной по сравнению с ней. Для передачи телексов используется аппаратура, которая устанавливается в организации-пользователе. Технические особенности контроля передачи текста этим видом связи обусловливают ряд особенностей: не имеющие отношения к содержанию цифры и слова в тексте; знаки «+» — если конец сообщения неясен, «—» если сообщение последнее, «+?» в конце сообщения, если ожидается ответ. Телексная связь является абонентской, поэтому категория вида (как в телеграмме) в телексах не используется.

Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению телеграммы по составу реквизитов: адресат, текст, подпись, номера, наименование организации-отправителя, его адрес. Заголовок телекса содержит сведения о получателе и отправителе, дату и время передачи информации.

Текст излагается кратко и сжато, так же как в телеграмме. Но в тексте телекса употребляют точки и запятые[1].

Телефонограмма

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п. случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Бланки для телефонограмм целесообразно иметь при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре.

В состав реквизитов телефонограммы входят: название учреждения — автора документа; должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона; наименование организации-получателя; должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона; дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов); наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.

Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи (приема); указание должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) телефонограмму; номера телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и точной.

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Пример оформления телефонограммы приведен в приложении 28.

Факсограмма (факс)

Факсограмма {факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (рукописного, печатного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

В отличие от телеграммы или телекса эта связь позволяет получать изображение отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Факс является практически копией переданного документа. Поэтому особенности в оформлении документов, предназначенных для передачи по факсимильной связи, идентичны требованиями к оформлению соответствующих видов документов. Чаще всего факсимильные сообщения заменяют письма или телефонограммы.

Исходящий факс оформляют в одном экземпляре с соблюдением всех необходимых требований, после передачи он подшивается в дело. Входящие факсы содержат дополнительные отметки, которые печатает аппарат факсимильной связи, — указание (код) отправителя, дата и время передачи, номер факса, количество страниц.

Вопрос о юридической силе факсограммы в действующих нормативно-методических документах в настоящее время не решен, поэтому по факсу обычно передают оперативную информацию. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи они оформляются по общим правилам. При этом:

  • • объем передаваемого документа, подготовленного на формате А4, не должен превышать 5 листов;
  • • ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче;
  • • факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
  • • запрещается передавать документы с пометкой «Для служебного пользования».

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

  • 1. Назовите организационные документы, входящие в УСОРД.
  • 2. Где закреплены требования к оформлению и структуре текста положения, должностной инструкции?
  • 3. Какие виды распорядительных документов используются в организациях, действующих на основе единоначалия?
  • 4. Какие виды распорядительных документов используются в организациях, действующих на основе коллегиального принципа управления?
  • 5. В чем заключаются особенности применения распоряжения?
  • 6. Какие требования зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению письма?
  • 7. Чем отличается оформление краткого протокола от полного?
  • 8. В чем заключаются отличия в оформлении внешней и внутренней докладных записок?
  • 9. В каких случаях составляются акты и каковы требования к оформлению этого документа?

  • [1] См.: Справочник по деловой переписке. М.: Межрегионсервис, 1996. С. 115-116.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >