Акт

Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Большое количество оснований для составления акта определяют множество его разновидностей. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов, экспертизе различных изделий для проверки их качества и т.д. Каждое актируемое событие должно оформляться соответствующей разновидностью акта.

Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и специально созданных. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо — при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара, порчи груза, нарушения правил транспортировки и т.д. Во всех случаях в акте отражают только те факты, которые были обнаружены в ходе соответствующей работы. Некоторые разновидности акта (например, акты проверок, ревизий и др.) не только фиксируют факты и события, но и содержат выводы, предложения, рекомендации, предписания.

Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме на общем бланке организации или специальном бланке акта, который содержит в этом случае унифицированный текст. Унифицированные формы актов разрабатываются для повторяющихся ситуаций и, как правило, утверждаются соответствующими органами управления. В Общероссийский классификатор управленческой документации включены, например, унифицированные формы таких актов, как акт на списание бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, акт проверки драгоценных металлов, акт проверки сохранности грузов, принятых покупателем на ответственное хранение, и др.[1]

Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, название вида документа (АКТ), дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи. Если акт предназначен для передачи в другие организации, т.е. является внешним документом, в состав реквизитов заголовочной части включают юридический адрес организации — автора акта.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате и месту актируемого события. Заголовок соотносится с названием вида документа, как правило, формулируется в родительном падеже и отвечает на вопрос «чего?» (может отвечать и на вопрос «о чем?»):

Акт работы комиссии по проверке общежития

Акт списания материальных ценностей

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного — «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел».

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

Во введение должно включаться основание для издания акта — ссылка на документ, послуживший основанием для проведения проверки (работы комиссии) и т.д. Таким документом может быть приказ руководителя, случившееся событие, договор о совместной деятельности и др. Далее во вводной части указывают список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт (их перечисляют в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях или организациях, должны быть указаны и название этих учреждений (организаций).

Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.

Выводы, предложения, рекомендации комиссии печатают с абзаца. Они также могут состоять из нескольких пунктов. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта в качестве приложения оформляется особое мнение члена комиссии.

В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное). При наличии приложений на них дается ссылка.

Подписи располагаются в той же последовательности, как и во вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись. В этом случае рядом с подписью делается примечание. Например:

Особое мнение (фамилия, имя, отчество члена комиссии) прилагается

или

Замечания к выводу 1 (фамилия, имя, отчество члена комиссии) прилагаются

Ряд разновидностей акта обретают юридическую силу после утверждения. Например, акт о ликвидации организации становится официальным документом после утверждения руководителем вышестоящего учреждения. Акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается руководителем данной организации. В некоторых актах (по материальным, финансовым вопросам ) гриф утверждения заверяется печатью.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.

Пример оформления акта приведен в приложении 17.

  • [1] См.: Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011—93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299. М., 1995.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >