Инструкция

Инструкция — правой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм документов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.).

В управленческой практике используются как типовые, так и индивидуальные инструкции. Типовые обычно издают органы власти или управления для системы однотипных организаций или учреждений.

Инструкция оформляется на общем бланке, должна содержать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Заголовок должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется инструкция. Например, «Инструкция о порядке предоставления отчетных документов», «Инструкция по делопроизводству».

Как правило, первый раздел инструкции называется «Общие положения». В этом разделе указывают цели издания, область распространения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие основой для разработки инструкции.

Инструкция является документом длительного действия. В «Общих положениях» оговариваются сроки введения инструкции в действие или отмена ее введением ранее действующей.

Текст инструкции состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Количество разделов и их логическая взаимосвязь определяются разработчиками. По стилю изложения текст инструкции носит распорядительный характер («устанавливается», «не допускается», запрещается» и др.) и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Например: «Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы секретарю структурного подразделения». Или: «Секретари структурных подразделений обязаны ежемесячно предоставлять в канцелярию данные об объеме документооборота».

Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. И в том, и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения со ссылкой на должность и дату утверждения или на распорядительный документ, его дату и номер.

Одним из наиболее распространенных видов инструкций, которые составляются в организациях, является должностная инструкция. Она издается в целях установления организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав и ответственности. При закреплении трудовых функций работников важно избежать дублирования обязанностей; установить конкретные квалификационные требования: к уровню образования, опыту работы, профессиональным знаниям и навыкам.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности работников конкретной организации, кроме руководителей структурных подразделений. Их деятельность регламентируется положением о подразделении. Однако, если в положение не включен раздел «Руководство», может быть разработана и должностная инструкция руководителя.

Структура текста и порядок оформления должностной инструкции унифицированы1. В соответствии с установленными требованиями документ оформляют на бланке организации, если она не имеет внутренней организационной структуры, или на бланке структурного подразделения.

Форма должностной инструкции приведена в приложении 8.

Обязательными реквизитами инструкции являются наименование организации (структурного подразделения), наименование вида документа, дата, место составления или издания документа, заголовок к тексту, гриф утверждения.

Должностные инструкции разрабатываются руководителем соответствующего подразделения, визируются юридической службой и утверждаются руководителем организации или его заместителем, курирующим подразделение. Для утверждения инструкции может быть издан распорядительный документ. При ознакомлении с ин-

См.: Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М., 1982.

струкцией работник проставляет на ее подлиннике визу ознакомления — слова: «С должностной инструкцией ознакомился», подпись, расшифровку подписи и дату.

Информация должностной инструкции должна содержать сведения о наименовании должности в соответствии со штатным расписанием, категории персонала (специалист, технический исполнитель), порядке замещения должности (кем назначается и освобождается от должности данный работник, кто его замещает во время отсутствия), профессиональных требованиях. Так же как в положениях о структурных подразделениях или организациях, в должностной инструкции должны быть указаны основные нормативные акты и внутренние документы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В основную часть документа включают подробную информацию о деятельности работника: основное направление деятельности, главные задачи, решаемые работником; сведения обо всех видах работ с их последовательным перечислением.

Не менее важно закрепить в инструкции права работника (например, право принимать решения по определенным вопросам, представлять организацию (или структурное подразделение) за ее пределами, требовать необходимую для работы информацию и др.); установить меру и виды его персональной ответственности за ненадлежащее выполнение им своих служебных обязанностей; определить информационные взаимосвязи работника с другими подразделениями и должностными лицами (от кого получает и кому передает документы, виды документов и сроки их передачи И Т.П.).

Пример оформления конкретной должностной инструкции приведен в приложении 31.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >