Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления (делопроизводство)

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

ИЗГОТОВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Упорядочение процессов документирования требует соблюдения не только процедуры составления и оформления документов, но и учета определенных требований к их изготовлению, в том числе использованию определенных форматов бумаги. Должен быть выдержан стиль внешнего оформления служебных документов, что предусматривает определенное размещение текста и оформляющих документ реквизитов в соответствии с современными рекомендациями.

Форматы бумаги и поля

Принятые в нашей стране форматы бумаги для изготовления служебных документов были введены в 1920-е г. Для их измерения была установлена метрическая система мер.

Площадь основного формата АО (841 х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.

Форматы делятся на три основных ряда — А, В, С (табл. 1).

Таблица 1

Потребительские форматы бумаги, мм

Ряд А

Ряд В

РядС

АО

841x1189

ВО

1000x1414

СО

917x1287

А1

594x841

В1

700x1000

01

648x917

А2

420x594

В2

500x707

02

452x648

АЗ

297x420

ВЗ

353x500

СЗ

323x458

А4

210x297

В4

250x353

04

229x324

А5

148x210

В5

176x250

05

162x229

А6

105x148

В6

125x176

06

114x162

А7

74x105

В7

88x125

07

81x114

А8

52x74

В8

62x88

08

57x81

А9

37x52

В9

44x62

А10

26x37

В10

31x44

Окончание табл. 1

Ряд А

Ряд В

РядС

А11

18x26

В11

22x31

А12

13x18

В12

15x22

А13

9x8

В настоящее время для подготовки управленческой документации используются стандартные форматы бумаги в соответствии с ГОСТ 9327—60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы»[1]. В управленческой практике документы оформляются главным образом на бумаге форматов А4 (210x297) и А5 (148x210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы, графики, ведомости, планы и т.д., оформляются на формате АЗ (297x420).

Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, проставления некоторых служебных отметок. Если документ представлен в сброшюрованном виде, поля дают возможность прочесть его текст.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003 размеры полей должны быть не менее:

левое поле — 20 мм; правое поле — 10 мм;

верхнее поле — 20 мм; нижнее поле — 20 мм2.

Это минимальные размеры полей. При этом нужно иметь в виду, что указанные размеры полей используются для документов, находящихся в оперативной работе. Для документов длительных и постоянного сроков хранения, которые после окончания работы с ними будут подшиты в дело или переплетены, рекомендуется устанавливать левое поле не менее 35 мм. Конкретная организация имеет право сама устанавливать размеры полей для своих документов, однако они не могут быть меньше размеров, установленных стандартом.

Определенные форматы бумаги для подготовки служебных документов приняты Международной организацией по стандартизации (/50). Международным стандартом установлены и размеры полей для оформления документов: с левой стороны — 20 мм ± 10 мм; верхнее поле — 10 мм ±1,0 мм3.

  • [1] ГОСТ 9327—60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы. М„ 1960. См.: ГОСТ Р 6.30—2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003. См.: /50 216—1975. Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В; /50 3535—1977 «Структура бланков и схема расположения».
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>