Полная версия

Главная arrow Документоведение

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА. ЭЛЕМЕНТЫ ТЕКСТА

Текст, являясь основным реквизитом документа, выражает основное содержание управленческого решения или действия. В настоящее время сложились общие требования к информации, составляющей содержание документа, структуре текста и стилю его изложения.

В соответствии с законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации и ФЗ от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»3 русский язык как государственный язык Российской Федерации подлежит обязательному использованию в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности. В необходимых случаях официальное делопроизводство в субъектах Российской Федерации, наряду с государственным языком Российской Федерации, Порядок использования языков народов Российской Федерации в официальном делопроизводстве на указанных территориях определяются законодательством субъектов Российской Федерации.

Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации. Это означает, что только на русском языке текст составляется при направлении документов:

  • • в федеральные органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
  • • на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Делопроизводство в сфере обслуживания и коммерческой деятельности ведется на государственном языке Российской Федерации. Иные языки (языки субъектов Российской Федерации или иностранные языки) используются в коммерческой деятельности, если это предусмотрено договорами между деловыми партнерами.

Тексты документов по композиционной структуре, используемым формулировкам связаны с видами и разновидностями документов. Однако в российской практике документирования сложились общие требования к текстам служебных документов, которые должны обеспечить объективность и достоверность информации, ее краткость, точность, рациональность построения, логичность изложения, простоту стиля.

Язык служебных документов — это официально-деловой стиль изложения их содержания. Деловой стиль используется в законотворчестве, дипломатической деятельности, сфере экономики и управления.

Можно выделить следующие особенности официально-делового стиля.

Точность, достоверность и объективность информации. Повышенное требование точности, не допускающей иного толкования информации, связано прежде всего с юридической значимостью содержания служебных документов.

Информационная нагрузка каждого элемента и внимание к деталям. Это является условием выполнения таких требований к содержанию служебных документов, как краткость изложения при полноте информации, необходимой для решения вопросов.

Тенденция к унификации речевых средств. Унификация затрагивает все элементы текста документа: состав информации, формуляр документа, композиционную структуру, синтаксис, фразеологию и лексику. Это выражается в следующем:

  • • наличие языковых формул (штампов, клише);
  • • наличие моделей синтаксических конструкций;
  • • регламентированная сочетаемость слов;
  • • структурное постоянство состава информации;
  • • способы составления текста по аналогии, типизации;
  • • повторы;
  • • официальный речевой этикет.

Нейтральность тона и неличный характер изложения информации. Определяющим фактором данной стилевой особенности текста является авторство. Автором служебных документов являются юридические лица (учреждения, организации, предприятия), их структурные подразделения или должностные лица. Поэтому личностный момент в оценке фактов, изложенных в документе, ослаблен, тон содержания должен быть нейтральным.

Формально-логическое изложение. В деловом стиле используются средства логической, а не эмоциональной оценки ситуаций и фактов.

Высокая степень использования терминированной лексики. Термины и профессионализмы являются неотъемлемой частью официальноделового стиля. Их использование зависит от сферы деятельности, к которой относится документ, и тех вопросов, которые отражены в его тексте. Вместе с тем употребление узкопрофессиональных терминов следует ограничивать, так как их большое количество часто вызывает трудности восприятия текста документа. Если термин может оказаться непонятным адресату, следует дать его пояснение в скобках.

Типизация речевых средств и стандартизация терминов. Стандартизация языка обеспечивает ту степень точности, которая, в том числе, придает документу юридическую силу. Для достижения такой точности повторяются одни и те же слова, названия, термины. Устойчивые словосочетания обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку.

Кроме того, в официальных документах широкое применение получило использование сокращенных слов и словосочетаний, которые позволяют уменьшить объем текста и ускорить его восприятие. Сокращения применяются только общепринятые. Возможно при первом употреблении сокращения указать в скобках его расшифровку.

Таким образом, официально-деловой стиль отличается строгим соблюдением норм и стандартов. Отклонение от них в российской практике документирования может считаться грубым нарушением.

Управленческие документы могут быть простыми и сложными. Простые документы посвящены одному вопросу. Сложные документы содержат несколько вопросов, которые могут касаться нескольких исполнителей. При составлении документов рекомендуется включать в них один вопрос.

Текст большинства организационно-распорядительных документов состоит из двух частей: основания, в котором излагают причины составления документа, факты, события, дают описание возникшей ситуации, и заключения, в котором формулируют распоряжения, просьбы, предложения, выводы и др. Документ может состоять из одной фразы, но и в этом случае в первой ее части формулируют причины обращения или создания документа, а во второй — просьбу.

Если содержание документа не нуждается в пояснении, обосновании, текст может содержать только заключительную часть.

Текст документа делится на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных одной мысли (аргументу) и являющихся простейшим компонентом текста. Каждый абзац выделяется в документе абзацным отступом — отступлением на пять знаков от границы левого поля документа. Абзацы связного текста не нумеруют.

Допускается составление текстов документов в виде отдельных разделов (которые могут подразделяться на пункты, подпункты и др.). Каждый раздел текста сложного документа должен иметь заголовок, отдельные части текста нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой небольшой составной части такого документа включает номера соответствующих составных частей более крупного деления. Например: текст состоит из трех разделов, каждый из которых включает два подраздела, в этом случае нумерация текста выглядит следующим образом. Раздел 1, подразделы 1.1 и 1.2. Раздел 2, подразделы 2.1 и 2.2. Раздел 3, подразделы 3.1 и 3.2. Текст, состоящий из разделов, характерен для распорядительных документов (приказы и др.), внутренних организационных документов (положения, инструкции и др.), плановой и отчетной документации.

Содержание документа может быть представлено в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Сплошной связный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческом действии. Такой текст используется при составлении большинства организационно-распорядительных документов: положений, уставов, правил, писем, всех видов распорядительных документов, протоколов, актов, докладных и объяснительных записок.

При часто повторяющихся управленческих ситуациях используют однотипные документы с унифицированным текстом. Унифицированный текст может быть представлен в виде трафаретного текста (трафарета), анкеты, таблицы.

Трафаретный текст — заранее заготовленный текст документа с унифицированной постоянной информацией и пропусками для переменной информации. Наиболее распространенная форма трафарета — справка. Трафаретные тексты могут использоваться и для оформления многих видов управленческих документов (акты, заявления, приказы, представления и др.), если они часто используются в ежедневной работе.

Составление текста документа в виде анкеты используется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких сходных объектах по определенному набору признаков. В анкете часть информации будет постоянной. Наименования признаков в ней выражается существительным в именительном падеже («фамилия», «возраст», «место рождения») или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («были», «находились», «имеете»). Во второй части размещается переменная информация, содержащая конкретные характеристики признаков. Они должны грамматически согласовываться с наименованием признаков. Наиболее известная форма анкеты — кадровая анкета, содержащая однотипные сведения о работниках организации. Полностью заполненная анкета представляет собой пример структурированного представления текста документа.

Таблица — перечень сведений (числовых данных), приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Форма таблицы используется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблица позволяет представить информацию в более компактном виде, ее применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Заголовки граф и строк пишут с прописной буквы; подзаголовки граф оформляют строчными буквами, если они служат продолжением заголовка, и пишут с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблица занимает более одной страницы, то ее графы должны быть пронумерованы и на следующей странице печатают только номера этих граф. Таблицы могут быть включены в текст документа или в приложения к нему. Если таблиц в документе более одной, их следует нумеровать арабскими цифрами. Над таблицей слева пишется «Таблица 1» . Таблица может иметь заголовок, который отражает ее содержание. Он пишется над серединой таблицы с прописной буквы. Рекомендации к построению и оформлению таблиц содержатся в п. 4.5 Государственного стандарта Р 1.5 —20021.

Особенности текстов отдельных видов документов рассмотрены в гл. 4.

Элементы текста

Реквизиты «Заголовок к тексту» и «Отметка о наличии приложения» непосредственно связаны с содержанием документа (текстом документа), дополняют его и поэтому считаются элементами текста.

ГОСТ Р 1.5—2002. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. Пункт 4.5 «Таблицы».

Заголовок к тексту (наименование документа)

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом всех документов, оформленных на бумаге формата А4. Если документ подготовлен на листе формата А5, реквизит можно опускать. Заголовок к тексту в краткой и точной форме выражает основное содержание документа. Он позволяет быстро сориентироваться в содержании документа при его получении или рассмотрении, определить его важность или срочность. Заголовок облегчает регистрацию документа, направление его на исполнение, поиск необходимой документной информации, проведение операций по контролю исполнения документа и т.п.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. При его формулировании обязательно учитывают требование грамматического согласования заголовка с наименованием вида документа. Он должен отвечать либо на вопрос «чего?» («кого?»), либо на вопрос «о чем?». Например:

Приказ (о чем?) - 0 создании структурного подразделения;

Письмо (о чем?) - 0 заключении договора;

Положение (о чем?) - 0 канцелярии;

Акт (о чем?) - 0 выделении к уничтожению документов.

Заголовок к тексту акта может отвечать и на вопрос «чего?»:

Акт (чего?) - Ревизии или Приема-передачи;

Должностная инструкция (кого?) - Экономиста.

В таком документе, как протокол, заголовок отражает вид деятельности коллегиального органа (заседание, собрание и т.п.) и отвечает на вопрос «чего?»:

Протокол (чего?) - Заседания совета директоров.

Место для размещения заголовка на документе может отмечаться уголками при изготовлении бланка. Заголовок располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2—3 межстрочных интервала. Он печатается без кавычек или подчеркивания. Точку в конце заголовка не ставят.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, может быть также выровнен по центру листа.

Отметка о наличии приложения

Отметка о наличии приложения обязательно проставляется на исходящем документе, если вместе с ним в качестве приложений направляется еще ряд документов. Приложениями могут являться документы, направляемые с сопроводительным письмом; документы, о которых упоминается в тексте, или документы, подтверждающие факты, цифры и т.д., включенные в текст основного документа. Реквизит помогает предотвратить утерю документов, так как при получении или отправке документа, содержащего отметку о наличии приложений, обязательно проверяют их фактическое наличие и соответствие тем данным, которые указаны в отметке.

Слово «Приложение» печатается от левого поля под текстом с отступлением от него на два—четыре интервала. После него ставится двоеточие. Текст приложения печатается через один межстрочный интервал; если приложений несколько, текст разделяется полутора интервалами. При оформлении реквизита «Отметка о наличии приложения» следует придерживаться ряда рекомендаций.

Если в тексте документа указываются названия документов, которые являются приложениями к нему, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: на 14 л. в 1 экз.

Если в тексте документа упомянуто наличие приложения, но документы не названы, в отметке они должны быть указаны полностью. Несколько приложений нумеруют. Например:

Приложение: 1. Номенклатура изделий на 4 л. в 2 экз.

2. Смета расходов на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать. Например:

Приложение: каталог изделий в 1 экз.

Если приложением является документ, который, в свою очередь, имеет приложения, то в отметке указывается следующее:

Приложение: Договор аренды и приложения к нему, всего на 10 л.

При отправке документа нескольким организациям приложения могут направляться не всем адресатам. В этом случае в отметке указывают, в какой адрес направляют документ с приложением. Например:

Приложение: на 6 л. в 1 экз. в первый адрес

Документы, которые являются приложениями к другим, должны иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова «Приложение» (без кавычек) и указания на наименование, номер, дату и другие реквизиты основного документа. Например:

Приложение к письму ЗАО «Вымпел» от 11.09.2010 № 07-10/51

При наличии нескольких приложений к одному документу на каждом них проставляется порядковый номер: «Приложение № 1», «Приложение № 2» и т.д.

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №_» печатать про

писными буквами, а также центровать все элементы данной отметки (наименование основного документа, его дату, регистрационный номер) относительно самой длинной строки. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу ректора РГГУ от 15.10.2010 № 123

Таким образом, в процессе движения входящего документа в организации от момента получения и до завершения исполнения на нем последовательно проставляются следующие реквизиты:

  • • Отметка о поступлении документа в организацию (29), включающая дату документа (11) и регистрационный номер документа (12);
  • • Резолюция (17);
  • • Отметка о контроле (19);
  • • Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28).

Процедура подготовки исходящего документа — это, во-первых, составление на бланке организации текста с оформлением таких его элементов, как «заголовок к тексту» (18) и, если необходимо, «отметка о наличии приложения» (21). Во-вторых, это придание документу юридической силы, что достигается использованием бланка организации (реквизитов бланка) и оформлением следующих реквизитов:

  • • Дата документа (11);
  • • Регистрационный номер документа (12);
  • • Гриф согласования документа (23);
  • • Визы согласования документа (24);
  • • Подпись (22);
  • • Гриф утверждения (16);
  • • Оттиск печати (25).

Кроме того, в процессе оформления исходящего документа на нем проставляются следующие отметки:

  • • Ссылка на регистрационный индекс и дату документа (13);
  • • Адресат (15);
  • • Отметка о заверении копии (26);
  • • Отметка об исполнителе (27);
  • • Идентификатор электронной копии документа (30).

На документе может быть также проставлена отметка о конфиденциальности.

Оформление внутренних документов имеет свои особенности. Они связаны с тем, что в эту группу входят многие виды документов, которые различаются своим назначением, степенью юридической значимости. Внутренние документы: организационные (устав, положение, инструкция и т.п.), распорядительные (приказы, распоряжения, решения и т.п.), информационные и справочные (акты, докладные записки, справки и т.п.) — имеют отличия в порядке подготовки и оформления.

Так, для оформления текста распорядительных документов обязательно используется бланк соответствующего вида документа, составляется заголовок к тексту (18) и в случае необходимости — отметка о наличии приложений (21).

Закрепление юридической силы проводится оформлением таких реквизитов, как:

  • • Визы согласования документа (24);
  • • Подпись (22);
  • • Дата документа (11);
  • • Регистрационный номер документа (12).

В процессе движения распорядительного документа оформляются такие реквизиты, как:

  • • Отметка о заверении копии (26);
  • • Отметка об исполнителе (27);
  • • Идентификатор электронной копии документа (30). Закрепление юридической силы внутренних организационных

документов требует оформления следующих реквизитов:

  • • Визы согласования документа (24);
  • • Гриф согласования документа (23);
  • • Подпись (22);
  • • Гриф утверждения (16);
  • • Оттиск печати (25);
  • • Дата документа (11);
  • • Регистрационный номер документа (12).

Кроме того, ряд организационных документов должен составляться на бланке организации (например, Положение о структурном подразделении, должностная инструкция и др.). Для других документов этого не требуется (например, для устава), однако и в этом случае обязательным является указание наименования организации (структурного подразделения)-автора (08), наименования вида документа (10) и места его составления или издания (14).

При движении и обработке организационных документов на них также проставляются реквизиты:

  • • Отметка о заверении копии (26);
  • • Идентификатор электронной копии документа (30).
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>