Полная версия

Главная arrow Документоведение

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

Делопроизводственные отметки

Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию — это первая отметка, которая проставляется на поступившем документе. Она фиксирует факт и дату (часто и время) приема документа конкретной организацией. Проставление данной отметки — важная операция, так как с этого момента получившая документ организация отвечает за него. Кроме того, дата получения влияет на определение срока исполнения документа.

Отметка проставляется в правом углу нижнего поля входящих документов при помощи штампа или от руки. В штампе указывается наименование организации — получателя документа, отмечается место для проставления его учетного номера (индекса входящего документа) и даты поступления. При отсутствии штампа от руки вносятся входящий номер и дата поступления документа:

ОАО «СФЕРА» Дата_№

Отметка о контроле

Отметка о контроле проставляется на документах, которые требуют исполнения, и сроки исполнения должны контролироваться. Отметка наносится делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как принимается решение о контроле исполнения документа. Отметка представляет собой крупную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специально изготовленным штемпелем. Проставляется эта отметка на верхнем поле документа в правом углу. Возможно использование других отметок о контроле, например штампа «контроль» и срока исполнения документа.

КОНТРОЛЬ Срок_

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе проставляется на документах, отправляемых из организации (исходящих документах), и предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который знает вопрос и может в случае необходимости предоставить по нему всю информацию. Отметка размещается на оборотной стороне последнего листа документа или на его лицевой стороне на 2—4 интервала ниже реквизита «Подпись». Она печатается от левого поля. Отметка носит справочный характер и содержит информацию о должностном лице, которое непосредственно готовило данный документ.

Реквизит может быть оформлен в двух вариантах.

  • 1. В нем указываются фамилия исполнителя (или фамилия с инициалами) и номер телефона.
  • 2. Указываются полностью имя, отчество, фамилия исполнителя и номер его телефона. Например:

И.О. Разумов

(495) 623 09 42

или

Илья Олегович Разумов

(495) 623 0942

Предпочтительнее оформлять отметку об исполнителе по второму варианту, так как это облегчит общение и позволит получателю документа не выяснять дополнительно имя и отчество нужного специалиста. Для упрощения связи рекомендуется указывать помимо номера телефона код города.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним. После этого документ помещается в дело и используется в справочных целях.

Содержание отметки зависит от характера исполнения документа. Например, может быть подготовлен письменный ответ на документ, проведены переговоры и достигнутые договоренности зафиксированы в договоре, протоколе и т.п. Возможно достижение устного соглашения, например, в ходе телефонных переговоров и т.д. Исполнитель делает краткую надпись о том, как именно был исполнен документ, указывает номер дела, в которое он помещен на хранение, дату проставления отметки и ставит свою подпись. Отметка об исполнении документа может быть подписана и датирована руководителем структурного подразделения, в котором исполнялся документ. Например:

Отправлено письмо от 18.10.2010 № 04-10/86

В дело № 04-10

Крайнов

18.10.2010

или

Проведены переговоры 20.09.2010

В дело № 03-05

Петренко

21.09.2010 или

Вопрос решен с начальником рекламного отдела по телефону

  • 21.10.2010 В дело № 01-12 Евсеева
  • 21.10.2010

Недопустимо проставлять на документе отметки в виде формальных надписей «В дело», «Документ исполнен», «Решение принято» и т.п., которые не содержат конкретной информации о его исполнении.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется от руки на первом листе документа в левой части нижнего поля.

Идентификатор электронной копии документа

Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов данной организации.

Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности является одним из реквизитов, которые используются при документировании деятельности федеральных органов исполнительной власти[1]. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233)[2] отметка проставляется на документах, содержащих различные виды конфиденциальной информации2.

Отметка о конфиденциальности имеет вид «Для служебного пользования» и проставляется в верхнем правом углу первого листа документа. Она может быть дополнена указанием номера экземпляра документа.

  • [1] См.: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.
  • [2] См.: СЗ РФ. 2005. № 30 (Ч. II). Ст. 3165. См.: Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» // СЗ РФ. 1997. № 10. Ст. 1127. Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» // Ведомости СНД и ВС РСФСР. 1991. № 50. Ст. 1740; Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» // СЗ РФ. 2005. № 23. Ст. 2199.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>