Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления (делопроизводство)

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

РЕКВИЗИТЫ, ОТРАЖАЮЩИЕ ОБРАБОТКУ И ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ОТМЕТКИ)

Все действия с документом во время его прохождения в организации сопровождаются проставлением определенных реквизитов. Часть реквизитов, рассмотренных в разд. 3.4, придают ему юридическую силу. Другие отражают действия должностных лиц на этапах получения, рассмотрения и исполнения документов, а также их подготовки и отправки. В число таких реквизитов входят: «Адресат», «Резолюция» и делопроизводственные отметки, которые позволяют определить, где находится документ и какова стадия его обработки. Делопроизводственные (служебные) отметки фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Многолетние традиции стандартизации определили рациональное размещение на документах служебных отметок, которые отражают делопроизводственные операции, выполняемые при получении документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизиты, отражающие действия должностных лиц

Адресат

Реквизит «Адресат» проставляется на документах, отправляемых из организации (исходящих документах), и на некоторых внутренних документах, например докладных и объяснительных записках, заявлениях, распорядительных документах (распоряжениях и др.). От правильного оформления реквизита часто зависит быстрота доставки документа исполнителям и, следовательно, решения вопросов, содержащихся в нем.

Отправляемые из организации документы могут быть адресованы другим организациям, их структурным подразделениям или конкретным должностным лицам. Адресатом официальных документов могут быть также физические лица.

Наименования организаций и структурных подразделений указывают в именительном падеже. Например:

Министерство образования и науки Российской Федерации

или

Департамент информационнотехнического обеспечения

Чтобы ускорить получение документа получателем, рекомендуется в адресате указывать конкретное должностное лицо. При этом если документ адресуется руководителю организации, наименование организации включают в его должность, которая указывается в дательном падеже. Например:

Генеральному директору

ЗАО «Прогресс»

О.Н. Верещагину

При адресовании руководителю структурного подразделения указывают наименование организации в именительном падеже, затем должность в дательном падеже. Наименование структурного подразделения в этом случае входит в название должности. Например:

ЗАО «Прогресс»

Начальнику отдела снабжения

А.П. Кравченко

Так же оформляется адресование при направлении документа специалисту предприятия или организации. Например:

ЗАО «Прогресс»

Главному инженеру

Н.М. Николаеву

Инициалы должностного лица, которому адресован документ, ставятся перед фамилией.

При обращении к должностным лицам, имеющим звания, например ученым или военным, звания указывают перед фамилиями. Можно использовать их общепризнанные сокращенные формы. Например:

Московская технологическая академия Декану факультета приборостроения

проф. В.Ф. Соколову

Допускается центровать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Международный центр экономического развития Главному бухгалтеру Н.И. Сысоевой

Если документ адресуют нескольким структурным подразделениям (должностным лицам) одной организации или нескольким однородным организациям, их указывают обобщенно без фамилий руководителей.

Например:

Историко-архивный институт Деканам факультетов

или

Директорам школ Южного административного округа

При отправке одного документа нескольким разным организациям в нем указывают не более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым и следующими адресатами не проставляется. При печатании документа каждый адрес отделяется друг от друга 2—3 интервалами. Если документ нужно отправить более чем в четыре адреса, составляют список рассылки с указанием адресов, наименований организаций и фамилий должностных лиц. На каждом экземпляре документа указывают только один адресат.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, элементы которого размещают в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

Правила устанавливают следующий порядок написания почтового адреса на документах и конвертах:

  • • наименование адресата — юридического лица или фамилия, имя, отчество физического лица;
  • • название улицы, номер дома, номер квартиры;
  • • название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
  • • название области, края, автономного округа или области, республики;
  • • страна (для международных почтовых отправлений);
  • • почтовый индекс[1].

При направлении документов в организацию сначала указывается ее название, затем почтовый адрес. Например:

Генеральному директору ООО «Прожектор»

П.Г. Севастьянову

ул. Дорожная, д. 3/15,

Москва, 117405

Если документ адресуется физическому лицу, указываются его фамилия, инициалы, затем почтовый адрес. Например:

Боярышникову Ю.В.

ул. Блюхера, д. 8, к. 3, кв. 91

Хабаровск, 680020

Адрес рекомендуется проставлять на документах, если в организации используют конверты с прозрачными «окошками». В этом случае не нужно надписывать адрес на конверте. Адрес не проставляется на документах, которые направляются в высшие органы власти и управления, а также постоянным корреспондентам.

Как уже говорилось, реквизит «Адресат» используется и в оформлении внутренних документов с целью определения круга их исполнителей, должностных лиц, в компетенцию которых входит рассмотрение данных вопросов, а также с целью регулирования направления отдельных документопотоков. В этом случае указывается название структурного подразделения (названия структурных подразделений) или наименование должности руководителя, которому направляется документ. Название организации или структурного подразделения входит в наименование должности. Например:

Генеральному директору ЗАО «Луч»

Л.Д. Тимофееву

или

Начальнику юридического отдела Е.Н. Тучкову

Если документ одного содержания направляется нескольким руководителям (должностным лицам), наименование их должностей указывается обобщенно. Например:

Деканам факультетов

Для документов, содержащих реквизит «Адресат», рекомендуется использовать бланк с угловым расположением реквизитов. Для размещения реквизита используется правая сторона верхней части листа (бланка). Например:

Федеральное архивное агентство Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

Главному редактору журнала «Делопроизводство»

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Р.Г. Никоненко

Тел ./факс (095) 718-78-74

E-mail: Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script http://www.vniidad.ru

ОКПО 00000000,ОГРН 0000000000000,

ИНН/КПП 000000000/000000000

На № от

Если документ оформляется на продольном бланке, реквизит «Адресат» помещается под реквизитами бланка в правой стороне и занимает часть площади, которая должна отводиться для текста документа. Например:

Федеральное архивное агентство Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

(В Н И И ДАД)

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Тел./факс (095) 718-78-74

E-mail: Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script

http://wvw.vniidad.ru

ОКПО 000000000,ОГРН 0000000000000,

ИНН/КПП 000000000/000000000

_№_

На № от

Главному редактору журнала «Делопроизводство»

Р.Г.Никоненко

Каждая составная часть реквизита «Адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных элементов адресата 1,5—2 интервалами. При печатании адресата рекомендуется делать отступ в 32 печатных знака от границы левого поля.

Резолюция (указания об исполнении документа)

Резолюция — это надпись, которая делается на поступившем документе руководителем организации или структурного подразделения при его рассмотрении. Резолюция является основой организации исполнения документа, так как содержит решение руководителя по вопросу, отраженному в нем. Она включает фамилии и инициалы исполнителей, конкретное поручение, срок его исполнения. Руководитель обязательно подписывает резолюцию и ставит дату рассмотрения документа. Например:

Николаеву П.Е.

Подготовить проект соглашения с компанией «Стройкомплект» к 21.04.2010

Воробьев

17.04.2010

Если решение вопроса поручается нескольким исполнителям, должностное лицо, указанное первым, считается ответственным исполнителем, который организует работу всех, кто привлекается к решению данного вопроса.

Текст резолюции должен быть четким, ясным и содержать конкретный порядок действий по исполнению поручения (документа). Если документ имеет типовой срок исполнения, его можно не указывать. Указанный в резолюции индивидуальный срок исполнения конкретного документа не может превышать типовой, который установлен для данного вида документов соответствующими нормативными актами.

Резолюция вносится от руки в подлинник документа и размещается между реквизитом «Адресат» и текстом. Допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги, как правило, формата А6 или А7, на котором содержится напечатанная фамилия соответствующего руководителя. На нем также указывается регистрационный номер и дата документа, к которому относится резолюция.

Резолюция — это реквизит, который обязательно переносится в регистрационную форму при регистрации документа. Она часто является основанием для взятия документа на контроль, и дата, указанная в резолюции, становится сроком исполнения документа.

  • [1] См.:СЗРФ. 2005. № 17. Ст. 1556.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>