Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления (делопроизводство)

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

Особенности оформления реквизитов, влияющих на юридическую силу документа

Ряд реквизитов, определяющих юридическую силу документа, входят в состав реквизитов бланка и идентифицируют автора документа. В их числе:

  • • Государственный герб Российской Федерации;
  • • герб субъекта Российской Федерации;
  • • наименование организации.

Кроме того, юридически значимым реквизитом является и наименование вида документа, так как он указывает на компетенцию его автора.

Требования к указанным реквизитам рассмотрены в разд. 3.3.2. Для придания документу юридической силы существенное значение имеют, наряду с рассмотренными, и другие реквизиты.

Дата документа

Дата является обязательным реквизитом, без которого документы недействительны. Дат на любом документе несколько. Они соответствуют стадиям работы с документом и фиксируют его удостоверение.

Основными датами являются дата подписания или утверждения документа, для ряда документов — дата события, отраженного в нем. В большинстве случаев основные даты проставляются в бланке документа, дата утверждения является составной частью грифа утверждения.

Так, для документов, отправляемых из организации, дата в бланке является датой подписания и отправки; в бланках внутренних документов, таких как справка, докладная записка и т.п., проставляется дата подписания; для внутренних распорядительных документов — это дата подписания и вступления распоряжения в силу

В бланках документов, которыми оформляется деятельность коллегиальных органов, проставляется дата проведения заседания (собрания) и принятия решения, в бланках актов — дата актируемого события.

Дата в бланке проставляется лицом, которое подписывает документ, или службой делопроизводства при его регистрации. В последнем случае дата подписания и дата регистрации документа не должны различаться. Дата в грифе утверждения проставляется лицом, утверждающим документ. Если автором документа являются несколько организаций, то единой датой документа является наиболее поздняя дата подписания. При подготовке проекта документа указываются только месяц и год, например:_03.2010. Число вписы

вается непосредственно при подписании, утверждении или регистрации. Дата протокола и акта указывается полностью при окончательном оформлении проектов документов, так как она связана со временем события, а не подписания.

Даты проставляются также на всех стадиях обработки документов. Они являются обязательной составной частью таких реквизитов, как «Гриф согласования», «Виза согласования», «Резолюция», «Отметка о заверении копии», «Отметка о поступлении документа в организацию», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Идентификатор электронной копии документа».

Установлены цифровой и словесно-цифровой способы оформления даты. Даты, содержащиеся в тексте документа, а также даты согласования, визирования, подписания, утверждения, заверения и другие оформляются цифровым способом: арабскими цифрами последовательно указываются день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Если обозначение числа или месяца содержит одну цифру, перед ней обязательно проставляется «0». Например:

06.05.2010.

Встречается оформление даты с расположением ее элементов в другой последовательности: год, месяц, день месяца. Например:

2010.05.06.

Последний вариант соответствует традициям оформления даты в европейских странах и закреплен в международных стандартах ИСО 8601—88'.

При словесно-цифровом способе день месяца и год указываются цифрами, месяц — буквами. Обозначение дня месяца содержит две цифры (если одну, то перед ней также проставляется «0»), года — четыре. Например: 06 мая 2010 г.

Такой способ оформления дат характерен для финансовых, бухгалтерских документов или для нормативных документов, определяющих права организаций и граждан.

Только словесно-цифровым способом оформляются даты в письмах зарубежным партнерам, составленным на иностранных языках. Это объясняется тем, что в разных странах цифровые данные воспринимаются по-разному. Так, например, дата 02.05.2010 в Великобритании будет прочитана как 2 мая 2010 года, а в США — как 5 февраля 2010 года. Длинные буквенные обозначения месяца допускается сокращать, например: SeptemberSept.

Необходимо следить за тем, чтобы даты, во-первых, обязательно проставлялись на документах и, во-вторых, чтобы они были оформлены правильно и соответствовали действительности. Проставление более ранней, чем реальная, даты, так же как и издание документа с «опережением», например с проставлением на нем даты, соответствующей следующему дню, приводит прежде всего к искажению данных регистрации (так как не во всех применяемых формах регистрации это возможно). Еще более важным является то, что неправильное датирование может привести к ущемлению прав участников правоотношений. Например, в случае подписания договора «задним числом» сокращается реальный срок исковой давности, который дает право одной из сторон обжаловать в судебном порядке действия своего партнера по договору. То же может случиться и с другими документами, например со служебным письмом, особенно если его содержание касается правовых или финансовых вопросов. При возникновении спорной ситуации дата, проставленная в документе, будет рассматриваться судом как бесспорное документированное доказательство.

Регистрационный номер документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта)

Большинство документов, создающихся в организации и поступающих от других организаций и физических лиц, регистрируются.

і

1БО 8601:1988. Форматы обмена элементами данных. Обмен информацией. Проставление дат и времени.

При регистрации документу присваивается соответствующий номер, который на нем проставляется.

Регистрационный номер придает всем управленческим документам официальность. Проставленный на отправляемых из организации документах (исходящих документах) номер устанавливает ответственность организации-автора за содержание документа. Регистрация поступивших (входящих) документов означает, что организация, получившая их, принимает на себя ответственность за поступившую документную информацию. Без регистрационного номера недействительно большинство внутренних документов (приказы, распоряжения, протоколы, акты и т.п.). Регистрация свидетельствует, что они включены в информационный массив организации, и устанавливает ответственность за их прохождение через управленческую систему.

Регистрацию проводят отдельно по группам документов, которые соответствуют их видам: приказы (отдельно регистрируются приказы по основной деятельности и приказы по личному составу), распоряжения, протоколы, договоры, письма и т.д.

Регистрационный номер внутренних документов, как правило, является порядковым номером документа в соответствующем массиве (группе). В конкретной системе делопроизводства реквизит «Регистрационный номер документа», проставляемый на входящих и исходящих документах, помимо порядкового номера, может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица, информацию о корреспонденте и др.

Например: 03-09/15,

где 03 — индекс структурного подразделения (отдела) или участка деятельности (например, реклама), проставляемый по внутренним классификаторам структурных подразделений или участков деятельности;

  • 09 — номер дела по номенклатуре дел данного структурного подразделения, в которое будет помещен входящий документ после окончания работы с ним или копия исходящего документа;
  • 15 — порядковый номер полученного или отправляемого документа.

При подготовке ответных писем на них проставляется еще один реквизит: «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», т.е. указываются номер и дата письма, на которое дается ответ. Если письмо является инициативным, т.е. одна организация обращается в другую с каким-либо вопросом первый раз, то реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» не указывается и соответствующая отметка на бланке остается незаполненной. Данный реквизит дает возможность быстро найти документ, на который дан ответ, и получить полную информацию о вопросе и ходе его решения.

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных ему в каждой из этих организаций. В этом случае на документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем перечислению авторов документа, например: 12/23, где 12 — это регистрационный номер документа, присвоенный ему в одной организации-авторе; 23 — регистрационный номер, присвоенный документу в другой организации.

Согласование документов. Гриф согласования документа,

визы согласования документа

Многие управленческие документы перед подписанием требуют согласования с организациями, структурными подразделениями или должностными лицами, интересы которых затрагиваются.

Согласование предполагает оценку содержания проекта документа, при которой определяются целесообразность создания документа, его соответствие действующему законодательству, точность формулировок и др.

Проект документа может быть согласован как со сторонними организациями (структурными подразделениями, должностными лицами сторонних организаций), так и с подразделениями или должностными лицами внутри организации, где подготовлен документ. Другими словами, согласование документа может быть внешним и внутренним.

В зависимости от содержания документа внешнее согласование может осуществляться:

  • • с вышестоящими или межотраслевыми органами управления в тех случаях, когда законами или иными правовыми актами организации могут принимать и реализовывать управленческие решения только с разрешения этих органов;
  • • с органами государственного контроля и надзора в определенной сфере деятельности;
  • • с вышестоящими, подчиненными и неподчиненными организациями, в том числе научно-исследовательскими, если затрагиваются их интересы или они участвуют в решении вопроса;
  • • при необходимости с общественными организациями.

Внешнее согласование оформляется реквизитом «Гриф согласования документа». Документ может быть согласован должностным лицом, которое выступает от имени сторонней организации, или другим документом: письмом или протоколом (решением) коллегиального органа. В обоих случаях на документе, подлежащем согласованию, проставляется гриф согласования.

При согласовании с конкретным должностным лицом в состав грифа согласования входит: слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должность руководителя, включающей наименование организации, с которой согласовывают документ, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник правового департамента

Кушнарев Г. А. Кушнарев

12.09.2010

Если согласование осуществляется отдельным документом (вышестоящей организации, общественной организации, органов государственного контроля и надзора и др.), в грифе согласования указывается наименование этого документа, наименование организации или органа, издавших документ, дата и номер документа. Слово СОГЛАСОВАНО в этом случае также пишется без кавычек, наименование документа указывается в именительном падеже, например:

СОГЛАСОВАНО Письмо Росархива от 29.09.2010 № 05-12/46

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания правления Московско-Парижского банка от 15.10.2010 №9

Гриф согласования размещается на последнем листе проекта документа, слева, ниже подписей.

Согласование может проводиться с несколькими организациями. В этом случае на последнем листе документа располагают несколько грифов согласования или их помещают на отдельный лист согласования, который является приложением к проекту документа. В этом случае на самом документе делается отметка: «Лист согласования прилагается».

Лист согласования

проекта Положения о Совете ректоров

СОГЛАСОВАНО Решение Ученого совета

СОГЛАСОВАНО Решение Ученого совета

Московского технологического университета от 17.05.2010 №6

Финансово-юридической

академии

от 15.05.2010 №4

СОГЛАСОВАНО Решение Ученого совета Московской химико-

технологической академии от 20.05.2010 №5

СОГЛАСОВАНО Решение Ученого совета Высшей школы экономики

от 21.05.2010 №5

Внутреннее согласование документа проводится для подтверждения согласия должностных лиц, структурных подразделении организации-автора с решением вопроса, изложенного в документе. Оно проводится с подразделениями или должностными лицами, принимающими участие в решении данного вопроса; с юридической и другими службами организации, которые могут удостоверить соответствие документа правовым нормам или подтвердить достоверность фактов, изложенных в содержании (например, с руководителем, курирующим данное направление деятельности организации, главным бухгалтером и др.).

Внутреннее согласование документа оформляется визой согласования документа. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию) и дату согласования. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ. Например:

Начальник юридического управления

Переверзев К.М. Переверзев

15.06.2010

Проставление визы на проекте документа означает согласие визирующего с содержанием документа. Если у него есть замечания и дополнения к проекту, они излагаются на отдельном листе, который должен быть подписан с проставлением даты и приложен к документу. В этом случае визу на документе оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического управления

Переверзев К.М. Переверзев

15.06.2010

Определены следующие места для проставления виз:

• на распорядительных документах (приказах, распоряжениях), подлинники которых остаются в организации, визы проставля-

ются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа;

  • • на внутренних информационно-справочных документах (докладных и служебных записках, информационных и аналитических справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю;
  • • на служебных письмах, подлинники которых отправляются из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны (ниже подписи) копии, которая остается в организации1. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и приложений к нему Как правило, это касается нормативных документов, договоров и других документов, которые требуют особой защиты от замены и подделки листов.

Возможно оформление большого количества виз на отдельном листе по образцу листа согласования.

В организации должен быть перечень важнейших документов, требующих визирования, с указанием должностных лиц, визы которых требуются при подготовке того или иного документа. Порядок и последовательность визирования могут быть определены инструкцией по делопроизводству (по работе с документами). В этом случае перечень является приложением к инструкции. Как отдельный документ он должен быть утвержден руководителем организации или его распорядительным документом.

Оформление визы в соответствии с приведенными правилами облегчает работу с документом как специалистов аппарата управления при подготовке проекта документа, так и руководителя при его подписании. Кроме того, это помогает делопроизводственной службе контролировать качество подготовки документа и его оформления. Существующая в настоящее время в ряде организаций практика оформления визы только подписью должностного лица (без расшифровки, указания даты) недопустима.

Виза также используется при ознакомлении работников организации с документом.

Виза ознакомления состоит из наименования должности работника, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты ознакомления. Она должна быть дополнена словами:

См.: ГОСТ Р 6.30—2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 №76.

«С...(наименование вида документа в творительном падеже) ознакомлен (а,ы)». Например:

С должностной инструкцией ознакомлена:

Инспектор по контролю канцелярии Кириллова А.В. Кириллова

25.11.2010

Оформленная таким образом виза ознакомления подтверждает факт ознакомления работника с документом. Виза располагается внизу лицевой стороны последнего листа документа или на его оборотной стороне после реквизитов «Подпись», «Гриф согласования документа» и «Визы согласования документа».

Удостоверение документов

Проект документа становится документом и приобретает юридическую силу после его удостоверения подписью. Для ряда документов помимо подписи необходимо также их утверждение и удостоверение оттиском печати.

Подпись

Приобретение юридической силы документом связывают прежде всего с наличием на нем подписи.

Подпись — это обязательный реквизит документа, который означает право должностного лица, уполномоченного на это организа-цией-автором, удостоверять документ, а также его ответственность за содержание документа.

Должностные лица подписывают документы в рамках своих полномочий (компетенции), которые определяются локальными нормативными актами: уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др. Право подписи управленческих документов, оформленных на бланке организации, как правило, входит в компетенцию руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей. В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, и это также должно быть закреплено локальными актами организации. Руководители подразделений могут подписывать документы, составленные на бланках структурного подразделения.

Ряд документов (например, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера) могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции. Такие документы оформляются не на бланках, а на чистых листах бумаги, возможно с использованием реквизитов бланков.

Под документами, за содержание которых отвечают несколько лиц, ставятся несколько подписей, например документы, в которых содержатся сведения финансового, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, документы, изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Документы, составленные совместно двумя или более организациями, подписывают руководители организаций или должностные лица, имеющие право выступать от имени этих организаций. Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов: протоколы подписывают председатель и секретарь. Документы, составленные комиссией (например, акты) подписывают председатель и все члены комиссии.

Оформление реквизита «Подпись» зависит от того, на бланке или на чистом листе бумаги составлен документ. Так, при составлении документа на бланке в состав реквизита «Подпись» входит наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Например:

Генеральный директор Ульянцев Л.Д Ульянцев

Если документ оформлен не на бланке, в название должности включают наименование организации или структурного подразделения, например:

Генеральный директор

ОАО «Информсервис» Ульянцев Л.Д. Ульянцев

или

Зав. кафедрой международной экономики

проф., д-р экон. наук Лебедев М.С. Лебедев

При подготовке документа несколькими организациями его оформляют не на бланке и подписывают столько экземпляров документа, сколько организаций принимало участие в его разработке. Таким образом, каждая организация имеет официально оформленный подлинник документа. В этом случае все экземпляры подлинника подписывают лица равных должностей. Их подписи располагают на одном уровне. Например:

Генеральный директор ОАО «Информсервис» Ульянцев Л.Д.

Ульянцев

Генеральный директор ОАО «Арбель»

Каштанов А.П. Каштанов

Подписи должностных лиц одной организации располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей. Они разделяются двумя межстрочными интервалами. Например:

А.В. Кузнецов М.С. Петрова

Генеральный директор Кузнецов Главный бухгалтер Петрова

При оформлении документа на бланке должностного лица его должность в подписи не указывают.

Подпись обязательно проставляется на первом экземпляре документа, но, если необходимо, подписываются и другие его экземпляры. Например, копия документа, отправленного из организации, также должна иметь подлинную подпись.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2—3 межстрочных интервала. Допускается центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Председатель совета директоров

ОАО «Континент» Трифонов О.Н. Трифонов

Одним из самых распространенных нарушений, допускаемых при подписании документа, является проставление косой черты или предлога «за» перед наименованием должности руководителя, которая уже заготовлена на проекте документа. Это может происходить, когда руководитель, должность и фамилия которого напечатаны на документе, не может его подписать из-за отсутствия на рабочем месте и это должны сделать, например, его заместитель или должностное лицо, исполняющее обязанности руководителя. Неправильное оформление подписи лишает документ юридической силы. В этом случае обязательно должна быть указана фактическая должность подписавшего документ, т.е., допечатано «Зам.» или буквы «И.о.» (например, Зам. директора или И.о. директора). Кроме того, важно исправить фамилию руководителя, заменив ее на фамилию должностного лица, действительно подписавшего документ. Документ не будет иметь юридической силы, если напечатанные инициалы и фамилия (расшифровка подписи) не будут соответствовать собственноручной подписи. Использование сокращения «Врио» также недопустимо.

В ряде случаев (для подписания приглашений, извещений, справок, внутренних документов) может быть использован штамп факсимильной подписи. Факсимиле — аналог собственноручной подписи, который является механическим воспроизведением собственноручной подписи руководителя. Согласно ст. 160 Гражданского кодекса РФ использование факсимильного воспроизведения подписи допускается только при наличии соглашения сторон или соответствующего нормативного акта. Речь идет об оформлении факсимильной подписи на документах, выходящих за пределы организации. Что касается внутренних документов, то организация самостоятельно определяет порядок использования факсимильной подписи и виды документов, которыми она заверяется. Правила пользования факсимиле закрепляются либо изданием распорядительного документа, либо инструкцией по делопроизводству. При этом необходимо помнить, что использование факсимильной подписи вместо настоящей не должно противоречить закону или иным правовым актам.

В последнее время все большее распространение получают электронные документы, которые создаются в компьютерных системах и передаются с помощью электронной почты. Пересылка электронных документов может производиться как внутри организации, так и между различными организациями, которые имеют соответствующие технические и программные средства.

Определение юридической силы документа в полной мере применимо к электронным документам. Условием приобретения электронным документом юридической силы является наличие электронной цифровой подписи (ЭЦП). В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и защите информации» электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, признается электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи[1].

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» установил условия, при которых ЭЦП признается равнозначной собственноручной подписи на документе на бумажной основе (т.е. имеет юридическую силу) и может обеспечить защиту электронного документа от подделки и установить отсутствие искажения информации в электронном документе2.

Выдается ЭЦП конкретному лицу. Являясь аналогом собственноручной подписи, она не может быть использована для заверения подписи другого должностного лица. При отсутствии руководителя (владельца ЭЦП) документ, направляемый по электронной почте, должен быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим обязанности руководителя, в соответствии с распределением обязанностей. В этом случае ЭЦП не используется.

Электронные документы могут передаваться по внутренней информационной системе организации без использования ЭЦП. Порядок удостоверения юридической силы таких документов устанавливается внутренними документами, в частности инструкцией по делопроизводству. Могут разрабатываться отдельные локальные нормативные акты, регламентирующие организацию электронного документооборота организации. Порядок организации работы с электронными документами может быть введен распорядительным документом руководителя организации.

Гриф утверждения документа

Ряд документов приобретают юридическую силу только после их утверждения руководителем организации, коллегиальным органом управления или вышестоящим органом власти (управления).

Утверждение — это способ удостоверения документа после его подписания, которое санкционирует содержание документа и распространение его действия на определенный круг структурных подразделений или должностных лиц.

Утверждение оформляется реквизитом «Гриф утверждения», который проставляется на документе и придает его содержанию нормативный характер.

Документы могут утверждаться двумя способами, имеющими одинаковую силу. Во-первых, это — утверждение должностными лицами: руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений и другие, полномочия которых установлены внутренними нормативными актами. Во-вторых, изданием специального распорядительного документа (приказа, протокола и т.п.). Издание распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или действия по внедрению утверждаемого документа.

Если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ (название организации входит в наименование должности), его собственноручной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Единая торговая компания»

Федосеев В.П. Федосеев

25.02.2010

При утверждении документа приказом, протоколом, решением гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЕН (или УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер. Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом начальника

Главного управления лицензирования

и контроля

от 23.05.2010 №48

или

УТВЕРЖДЕН

протоколом (решением) общего собрания акционеров от 07.09.2010 №2

Слово УТВЕРЖДЕН (а, о, ы) должно быть согласовано в роде и числе с видом утверждаемого документа. Например, устав — УТВЕРЖДЕН, программа — УТВЕРЖДЕНА, штатное расписание — УТВЕРЖДЕНО, правила - УТВЕРЖДЕНЫ.

Допускается центровать элементы относительно самой длинной строки. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Единая торговая компания»

Федосеев В.П. Федосеев

25.02.2010

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа над текстом или на титульном листе, если утверждаемый документ его имеет.

При утверждении документа несколькими должностными лицами или распорядительными документами нескольких организаций грифы утверждения располагают на одном уровне симметрично слева и справа:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Завод металлоконструкций»

Андреев К.Е. Андреев

06.05.2010

УТВЕРЖДАЮ

Директор научно-производственного объединения «Горизонт»

Вельяминов О.Р. Вельяминов

07.05.2010

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении 4.

Оттиск печати

Законодательство Российской Федерации устанавливает обязанность юридических лиц различных организационно-правовых форм иметь свою печать. Заверение документов печатью организации — дополнительный способ удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.

Оттиск печати проставляется на подлинных документах, подтверждающих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.).

Оттиск печати удостоверяет:

  • • правовой статус организации, т.е. то, что она является определенной организационно-правовой формой юридического лица;
  • • подлинность документа и его принадлежность данной организации;
  • • право должностного лица подписывать документ и подлинность его подписи.

Печати, которые используют организации, подразделяются на гербовые, печати юридических лиц и простые. Гербовая печать и печать юридического лица, приравненная к гербовой печати, могут иметь только круглую форму.

В центре гербовой печати помещается изображение Государственного герба (или герба субъекта Российской Федерации). По окружности воспроизводится наименование организации, которое должно точно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование организации или ее наименование на иностранном языке (или языке субъекта Российской Федерации), они размещаются в печати после полного наименования. Печать должна также содержать данные о местонахождении организации и ее государственной регистрации (ОГРН).

Использование герба в печатях органов власти и управления, учреждений и организаций регламентируется федеральными законами, правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальных образований. Форма, размеры и технические требования к гербовым печатям установлены стандартом ГОСТ Р 51511—2001Г

ГОСТ Р 51511—2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. М., 2001.

Право на воспроизведение в печатях Государственного герба Российской Федерации закреплено Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации»1. Статья 4 определяет: «Государственный герб Российской Федерации» помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государствен но-властны ми полномочиями».

Герб субъекта Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, что регулируется их законодательными и иными правовыми актами. Например, в Москве эти вопросы регламентируются законами г. Москвы, распоряжениями мэра и другими нормативноправовыми актами. В их числе законы города Москвы от 11.06.2003 № 40 «О государственной и муниципальной символике в городе Москве» и от 11.06.2003 № 39 «О гербе города Москвы»; распоряжение Мэра Москвы от 17.04.1998 № 392-РМ «Об использовании, изображения герба города Москвы, наименований “Правительство Москвы”, “Мэрия Москвы”, “Москва” на бланках документов, печатях, штампах, удостоверениях и вывесках органов исполнительной власти города и организаций городского подчинения» (в ред. от 14.06.2002); распоряжение Правительства Москвы от 11.06.2002 № 812-РП «О бланках документов, печатях и вывесках префектур административных округов города Москвы» и др.

Герб города, района и т.п. Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти соответствующего муниципального образования в соответствии с Федеральным законом от 28.08.1995 г. № 154 ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (в ред. от 28.09.2010)[2] [3].

Негосударственные организации должны иметь круглую фирменную печать, которая приравнивается к гербовой. В ее центре размещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, по окружности — полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (ОГРН). Требования к печатям устанавливаются в законодательных актах, регламентирующих порядок создания и деятельность негосударственных организаций различных организационно-правовых форм. Например, в п. 6 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» определено: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации»[4]. Подобная норма включена и в Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Простые печати могут иметь разную форму: квадратную, круглую, прямоугольную, треугольную, овальную. На них воспроизводится название организации или структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности, а также может содержаться надпись, указывающая на то, для чего данная печать применяется: «Для пакетов», «Для справок», «Отдел кадров», «Канцелярия» и др.

Таких печатей в организации может быть несколько. Их оттиски используются для заверения справок, копий документов, направляемых за пределы организации, при рассылке копий распорядительных документов, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и т.д.

Правила проставления оттисков печатей на документах нормативно не определены. Как правило, они проставляются, захватывая часть названия должности, оставляя свободными личную подпись и расшифровку подписи руководителя. На документах финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи. Ряд документов имеет специально отведенное для этого место, которое отмечается символом «М.П.» (место печати).

Печати хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах) и должны использоваться только специально назначенными работниками.

В ряде нормативно-методических документов общего действия приведен примерный список документов, которые должны заверяться печатью организации. Удостоверение документов оттиском печати предусмотрено и специальными нормативными актами (например, инструкцией о порядке ведения трудовых книжек). В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации перечень документов, на которых проставляется печать, он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Инструкция должна закреплять и порядок пользования печатями, установленный в конкретной организации.

Примерный перечень документов, заверяемых печатью, содержится в приложении 5.

Отметка о заверении копии

В управленческой практике организаций часто используют копии служебных документов. Исходящие документы копируют для того, чтобы в делах организации остались их копии, поступающие в организацию, и внутренние документы, если их нужно передать сразу нескольким исполнителям, и т.д.

При копировании документов полностью воспроизводят информацию подлинного документа и его внешние признаки, однако, чтобы копия приобрела юридическую силу, необходимо ее заверение.

Заверение копий (в том числе и ксерокопий) оформляется заве-рительной надписью, которая подтверждает полное соответствие копии подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется работником делопроизводственной службы, которому такое право предоставлено. Она помещается ниже реквизита «Подпись» и включает слово Верно (без кавычек или скобок), наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату заверения. Например:

Верно

Инспектор общего отдела Климова К.М. Климова

20.14.2010

Такой же порядок установлен для заверения выписки из документа (выписки из протокола, выписки из приказа), которая представляют собой точную копию части документа.

Отметка о заверении копий заменяет собой личные подписи на подлиннике документа. Так, например, выписка из протокола заседания коллегиального органа не содержит личные подписи председателя и секретаря заседания или собрания. Секретарь заседания заверяет выписку, проставляя на ней отметку о заверении, после чего выписка приобретает юридическую силу. Например:

Председатель П.А. Леонов

Секретарь Н.А. Кунашева

Верно

Секретарь Кунашева Н.А. Кунашева

30.05.2010

В ряде учреждений и организаций устанавливается порядок заверения, при котором верность копии удостоверяется еще и проставлением оттиска печати. Например, в практике деятельности федеральных органов исполнительной власти копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяются печатью делопроизводственной службы. Проставление оттиска печати на копиях документов (выписках из них) является обязательным, если документ представляется в другие организации.

Для копий ряда документов законодательно установлено их нотариальное заверение. К таким документам относятся, например, устав, свидетельство о регистрации, некоторые виды доверенностей, лицензии и др.

Порядок удостоверения иностранных документов на территории

Российской Федерации

В настоящее время все большее распространение получает документирование деятельности, связанной с международными контактами. Российские компании выходят на зарубежный рынок; в свою очередь, зарубежные компании открывают свои представительства на территории Российской Федерации. В рамках международной деятельности создается документация на различных языках, которая должна действовать не только в стране создания документов, но и на территории других стран. Другими словами, документы должны иметь одинаковую по значимости юридическую силу во всех странах, где они могут быть использованы. К числу таких документов относятся договоры с зарубежными партнерами, служебные письма, решение головной компании об открытии своего представительства на территории Российской Федерации, доверенности, в том числе доверенность, выдаваемая головной компанией руководителю представительства, дающая ему право осуществлять управленческую деятельность от имени зарубежной компании, и др.

Российские правила удостоверения документов, составленных на иностранных языках, опираются на международную правовую практику и предусматривают определенный порядок действий с такой документацией.

Прежде всего требуется перевод документа на русский язык. Для ряда документов нормативного характера необходимо нотариальное заверение подписей руководителей зарубежной компании в стране ее нахождения (например, для решения об открытии представительства в России). В таком случае переводится не только текст документа, но и нотариальная заверительная надпись. Переводчик должен подписать переведенный текст, подтверждая точность перевода. Его подпись, в свою очередь, удостоверяется российским нотариусом, если перевод сделан в России, или нотариусом другой страны, где также может быть сделан перевод.

Кроме того, если иное не предусмотрено международными договорами, участниками которых являются государства, обязательным условием действительности документов на территории других государств является их легализация, т.е. соответствующее удостоверение.

Под легализацией документов подразумевается формальная процедура для удостоверения подлинности подписи, статуса лица, подписавшего документ, и подлинности печати или штампа, которыми документ был скреплен1. В настоящее время наиболее широкое распространение получили два способа такого удостоверения — консульская легализация и проставление апостиля.

Консульская легализация заключается в подтверждении соответствия документов законодательству государства их происхождения с целью использования их в другом государстве. Иностранные документы, предназначенные для использования на территории России, могут быть легализованы на территории того государства, где эти документы выданы, или же непосредственно в Российской Федерации. В первом случае документ сначала заверяется в Министерстве иностранных дел или ином уполномоченном органе государства, на территории которого выдан документ, а затем легализуется в консульском учреждении Российской Федерации в данном государстве. Во втором случае иностранный документ сначала заверяется в дипломатическом представительстве или консульском учреждении того государства, на территории которого был выдан документ, а затем легализуется в Департаменте консульской службы МИД России. И в этом, и в другом случае должен быть нотариально заверенный перевод документа на русский язык. Такая процедура легализации достаточно сложна и требует значительных затрат. При этом она недостаточно совершенна: документ, прошедший такую многоступенчатую и трудоемкую процедуру, оказывается действительным только для того государства, чья консульская служба его легализовала[5] [6].

В целях упрощения процесса признания иностранных документов в 1961 г. в Гааге (Нидерланды) была подписана Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (Гаагская конвенция). Конвенция вступила в силу для Российской Федерации 31 мая 1992 г. в соответствии с Постановлением

Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119-1 «О присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов»1.

В соответствии с Гаагской конвенцией на документах, предназначенных для использования на территории другого государства, проставляется специальный штамп — апостиль, который удостоверяет подлинность документа и его удостоверения. Подпись, печать или штамп, проставляемые компетентным органом на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения или легализации, а документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран — участниц Гаагской конвенции.

Апостиль проставляется по ходатайству подписавшего документ лица или любого его представителя. Он должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции, и иметь форму квадрата со стороной не менее 9 см.

ОБРАЗЕЦ АПОСТИЛЯ

APOSTILLE

  • (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)
  • 1. Страна....................................................

Настоящий официальный документ

  • 2. был подписан (фамилия)....................................
  • 3. выступающим в качестве....................................
  • 4. скреплен печатью / штампом (название учреждения)

Удостоверено

  • 5. в............................6. (дата).................
  • 7. (название удостоверяющего органа)......................
  • 8. за N......................................................
  • 9. печать / штамп 10. подпись

Апостиль может быть составлен на официальном языке государства, органом которого он выдан. Однако заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть дан на французском языке. Второй язык в заголовке также возможен. Например:

APOSTILLE и АПОСТИЛЬ

(CONVENTION DE LA HAYE DU 5 OKTOBRE 1961 -ГААГСКАЯ КОНВЕНЦИЯ ОТ 5 ОКТЯБРЯ 1961 г.)

Апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемым с документом. В последнем варианте на обороте листа с апостилем проставляется заверительная надпись с печатью, в которой указывается количество прошитых листов и подпись лица, проставившего апостиль:

Печать

Всего пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью_листов.

_ Подпись лица,

проставляющего

апостиль

Апостиль на иностранном языке переводится на русский язык и, также как и текст документа, подписывается переводчиком. Например:

АПОСТИЛЬ

  • (Гаагская Конвенция от 5 октября 1961 г.)
  • 1. Страна: Швейцария Этот публичный акт
  • 2. подписан: А. Перье
  • 3. в качестве: служащего
  • 4. на нем стоит печать: Торгового Реестра Засвидетельствовано
  • 5. в Женеве
  • 6. 12 февраля 2010 года
  • 7. Государственной Канцелярией республики и Кантона Женевы
  • 8. № 3312

Скреплено Печатью Государственной Канцелярии. Женева

9. Печать 10. Подпись Морис Верон Директор бюро

Перевел К.Н. Митин личная подпись переводчика

Подпись переводчика требует нотариального заверения. Действие Гаагской конвенции распространяется на следующую документацию:

• документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, ис-

ходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

  • • административные документы;
  • • нотариальные акты;

официальные пометки, такие как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

Вместе с тем ст. 1 Конвенции предусматривает, что она не распространяется на «документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами», а также на «административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции»1 (доверенности на совершение сделок, перемещение товаров через границу, договоры (контракты) о поставке товаров и предоставлении услуг, о выполнении различных работ и расчетов по ним). Это означает, что в тех случаях, когда это предусмотрено внутренним законодательством страны, на территории которой будут использоваться данные документы, они должны легализовываться обычным путем. К ним должна применяться консульская легализация, включающая в себя последовательное проставление удостоверительной надписи в нескольких учреждениях. В данном случае сохранение многоступенчатости при легализации такого рода документов позволяет осуществлять более строгий контроль за деятельностью коммерческих предприятий.

Легализация и проставление апостиля не требуются, если международным договором предусмотрена отмена или упрощение этих процедур. Так, двусторонними договорами о взаимной правовой помощи и Конвенцией о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 22 января 1993 г. (для Российской Федерации Конвенция вступила в силу с 10 декабря 1994 г.) предусмотрено, что документы, которые на территории одной из Договаривающихся Сторон изготовлены или засвидетельствованы учреждением или специально на то уполномоченным органом в пределах их компетенции и по установленной форме и скреплены официальной печатью, не требуют на территории другой Договаривающейся Стороны какого-либо удостоверения (легализации).[7] [8] Таким образом, в отношении документов стран — участниц Конвенции (заключена странами, входящими в СНГ) и стран, с которыми Российская Федерация имеет двусторонние договоры о правовой помощи, может быть потребован только их нотариально заверенный перевод.

  • [1] Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации // СЗ РФ. 2006. № 31 (Ч. 1). Ст. 3448. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // СЗ РФ. 2002. № 2. Ст. 127.
  • [2] Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» // СЗ РФ. 2000. № 52 (Ч. 1). Ст. 5021.
  • [3] См.: СЗ РФ. 1995. №35. Ст. 3506.
  • [4] СЗРФ. 1996. № 1.Ст. 1.
  • [5] См.: Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (заключена в Гааге 05.10.1961). Ст. 5 // Бюллетень международных договоров. 1993. № 6.
  • [6] См.: Письмо ГТК РФ от 17.05.1995 № 01-13/6885 «О применении иностранных документов на территории Российской Федерации» (с изм. от 25.04.2000)//Таможенные ведомости. 1995. № 9. Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (заключена в Гааге 05.10.1961) // Бюллетень международных договоров. 1993. № 6.
  • [7] Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (заключена в Гааге 05.10.1961) // Бюллетень Международных договоров. 1993. № 6.
  • [8] См.: СЗ РФ. 1995. № 17. Ст. 1472.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>