Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления (делопроизводство)

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

Особенности оформления реквизитов бланка

Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации

В соответствии со ст. 70 Конституции Российской Федерации порядок официального использования Государственного герба, в том числе на бланках управленческих документов, регламентируется Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (в ред. от 10.11.2009 г). [1]

Согласно закону Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте размещается на бланках:

  • • федеральных конституционных законов и федеральных законов;
  • • указов и распоряжений Президента РФ;
  • • постановлений Совета Федерации Федерального Собрания РФ;
  • • постановлений Государственной Думы Федерального Собрания

РФ;

  • • постановлений и распоряжений Правительства РФ;
  • • решений Конституционного Суда РФ;
  • • решений Верховного Суда РФ;
  • • решений Высшего Арбитражного Суда РФ;
  • • Президента РФ;
  • • Совета Федерации Федерального Собрания РФ;
  • • Государственной Думы Федерального Собрания РФ;
  • • Правительства РФ;
  • • Конституционного Суда РФ;
  • • Верховного Суда РФ;
  • • Высшего Арбитражного Суда РФ.

Изображение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

  • • Администрации Президента РФ;
  • • полномочных представителей Президента РФ в федеральных округах;
  • • федеральных органов исполнительной власти;
  • • Генеральной прокуратуры РФ;
  • • Уполномоченного по правам человека в РФ;
  • • Счетной палаты РФ;
  • • Центральной избирательной комиссии РФ;
  • • Центрального банка РФ.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

  • • Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
  • • органов, организаций и учреждений при Президенте РФ;
  • • органов, организаций и учреждений при Правительстве РФ;
  • • федеральных судов;
  • • органов прокуратуры РФ;
  • • дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за пределами РФ. Статьей 8 Закона о Государственном гербе РФ установлено, что

гербы (геральдические знаки) субъектов РФ, муниципальных образований, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций, независимо от форм собственности, не могут быть идентичны Государственному гербу РФ.

Использование гербов субъектов РФ на бланках регламентируется соответствующими нормативными актами субъектов РФ (законами, уставами и др.).

Например, использование герба города Москвы как субъекта Российской Федерации регламентируется законами города Москвы от 11.06.2003 № 40 «О государственной и муниципальной символике в городе Москве» и от 11.06.2003 № 39 «О гербе города Москвы». Согласно законам использование изображений герба города Москвы на бланках, печатях и штампах разрешается только государственным органам города.

Герб города Москвы в многоцветном варианте используется на бланках:

  • • законов города Москвы;
  • • постановлений Московской городской Думы;
  • • указов и распоряжений Мэра Москвы;
  • • постановлений и распоряжений Правительства Москвы;
  • • решений Уставного суда города Москвы;
  • • Мэра Москвы, Московской городской Думы, Правительства Москвы.

Герб города Москвы в одноцветном варианте используется на бланках:

  • • правовых актов иных органов исполнительной власти города Москвы и их должностных лиц;
  • • Московской городской избирательной комиссии;
  • • Контрольно-счетной палаты Москвы;
  • • Уполномоченного по правам ребенка в городе Москве;
  • • мировых судей города Москвы1.

На бланках органов представительной и исполнительной власти муниципальных образований, в пределах которых осуществляется местное самоуправление (городов, районов РФ и др.) герб (гербовая эмблема) муниципального образования размещается в соответствии с уставами и другими нормативными актами органов местного самоуправления.

На бланках документов, создаваемых негосударственными организациями и индивидуальными предпринимателями, не может размещаться изображение Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской Федерации.

Изображение герба помещается на верхнем поле бланка и центруется относительно наименования организации:

Герб РФ

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Герб РФ

Министерство экономического развития Российской Федерации

Требования к изготовлению, учету и использованию гербовых бланков установлены Правительством Российской Федерации. В соответствии с постановлением от 27.12.1995 г. «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»[2] [3] гербовые бланки изготавливаются только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления таких бланков на должном качественном уровне.

Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нумеруются и должны учитываться в специальных учетных формах. Образцы бланков должны утверждаться приказами соответствующих органов власти и управления и закрепляться в инструкции по делопроизводству.

Эмблема организации

На бланках организаций любых форм собственности и организационно-правовых форм может размещаться эмблема — символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации.

Согласно Гражданскому кодексу РФ эмблема — это средство визуальной идентификации организации. Она может состоять из словесных, изобразительных, объемных и других обозначений или их комбинаций в любом цвете или цветовом сочетании.

На бланке эмблема дополняет наименование организации-автора, улучшает внешний вид документа. При этом замена наименования организации — автора документа ее эмблемой не допускается.

В качестве эмблемы могут быть использованы товарный знак (знак обслуживания) или коммерческое обозначение, которые помещаются на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Обладателем исключительного права на товарный знак и коммерческое обозначение может быть юридическое лицо или осуществляющее предпринимательскую деятельность физическое лицо. Товарный знак и коммерческое обозначение должны быть зарегистрированы, и в этом случае право их использования, в том числе на официальных бланках, охраняется законом1.

Эмблема не может быть помещена на бланке с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или герба (гербовой эмблемы) муниципального образования.

Эмблема может размещаться на верхнем поле бланка над наименованием организации или на одном уровне с наименованием автора документа.

т

Общество с ограниченной ответственностью

ЗАПАД

ул. Обручева, 4, корп. 1, Москва, 27413 Телефон 438-81-21 Факс (495)448-71-24 Е-таН: ЬПр:

ОКПООООООООО.ОГРН 0000000000000

инн/кппоооооооооо/ооооооооо

_№_

На № ОТ

Эк Общество

с ограниченной ответственностью

ЗАПАД ул. Обручева, 4, корп. 1, Москва, 127413 Телефон 438-81-21 Факс (495)448-71-24 Е-таП: ЬПр:

ОКПООООООООО.ОГРН 0000000000000

инн/кппоооооооооо/ооооооооо

На № ОТ

Наименование организации

Как уже говорилось, бланк служит для идентификации автора документа. Наименование организации, которая является автором, должно в точности соответствовать законодательным или нормативным актам и учредительным документам, на основе которых образована и действует данная организация. Наименование органа власти или управления должно соответствовать наименованию, установленному положением о данном органе.

Гражданским кодексом РФ установлено, что каждое юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, обязано иметь свое фирменное наименование, которое должно быть зарегистрировано. Законодательно установлены требования к фирменным наименованиям, которые зависят в том числе от организационно-правовой формы организации или предприятия. Указание на организационноправовую форму юридического лица входит в состав фирменного наименования и, следовательно, должно помещаться на бланке документов1.

Над наименованием федеральной службы (федерального агентства), которая находится в ведении федерального министерства, указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства.

Государственные и муниципальные организации и предприятия, имеющие вышестоящие органы управления, помещают их наименования на своем бланке. Наименование вышестоящей организации располагается над наименованием организации-автора и указывается сокращенно. Оно также должно соответствовать официально установленному. При отсутствии сокращенного наименования вышестоящая организация указывается полностью. Фирменное наименование унитарного предприятия должно содержать указание на собственника его имущества. Кроме того, государственные (муниципальные) унитарные предприятия должны содержать в своих наименованиях указание на характер их деятельности.

Последнее требование относится и к некоммерческим организациям, таким как потребительские кооперативы (союзы, общества); общественные и религиозные организации (объединения); благотворительные и иные фонды; объединения юридических лиц (ассоциации, союзы).

Негосударственные коммерческие организации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наименования, в состав которых включаются указания на их организационно-правовую форму и характер деятельности. Например, наименование полного хозяйственного товарищества должно включать имена (наименования) всех участников и слова «полное товарищество» либо имя (наименование) одного или нескольких участников с добавлением слов «и компания». Наименование акционерного общества должно включать наименование общества, указание на то, что общество является акционерным, и на тип акционерного общества (открытое или закрытое) и т.д.

См.: Гражданский кодекс Российской Федерации (Ч. 1) от 30.11.1994 №51-ФЗ // СЗ РФ. 1994. № 32. Ст. 3301; (Ч. 4) от 18.12.2006 № 230-ФЗ // СЗ РФ. 2006. № 52; (Ч. 1). Ст. 5496.

При выборе фирменного наименования следует учитывать нормы правовых актов, устанавливающие требования к нему. В частности, установлен ряд ограничений на использование в наименованиях организаций наименований «Россия», «Российская Федерация», и слов, производных от этих наименований[4].

В двуязычных бланках наименование организации печатают на двух языках: государственном языке Российской Федерации и на иностранном языке (или языке субъекта Российской Федерации). Наименование организации на ином языке помещается справа или ниже наименования на русском языке.

Наименование на иностранном языке воспроизводится на бланке в том случае, когда оно закреплено в уставе или положении об организации, при этом не допускается искажения наименования организации или ее организационно-правовой формы. Так, например, название организации «Международная книга» в таком бланке будет выглядеть как «Mezhdunarodnaya kniga» (а не «International book»).

Если автором документа является филиал (представительство, территориальное отделение) организации, его структурное подразделение или должностное лицо, их обозначение входит в состав наименования организации.

В бланке может помещаться как полное, так и сокращенное наименование учреждения или организации, если сокращенное наименование закреплено уставом или положением. Сокращенное наименование или аббревиатура размещается ниже полного в скобках, например:

Министерство культуры Российской Федерации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО (РОСАРХИВ)

или

Международный центр

финансово-экономического развития (МЦФЭР)

Полное наименование организации указывается на бланке, как правило, без скобок или кавычек, кроме случаев, когда собственно наименование может быть принято за характер деятельности. Например:

Общество с ограниченной ответственностью «Ремонтные работы»

Бланк не используется в случае подготовки документа совместно несколькими организациями. Наименования организаций печатают на чистом листе бумаги и располагают на одном уровне, если организации равностоящие, например:

Федеральная служба по финансовым рынкам

Федеральная налоговая служба

Наименования организаций разного уровня располагают одно под другим:

Федеральное архивное агентство

Российский государственный

гуманитарный университет

Требования к оформлению реквизита «Наименование организации» должны соблюдаться как при подготовке документов, отправляемых за пределы организации (исходящих документов), так и при подготовке внутренних документов, в том числе и тех, которые оформляются не на бланке, а на чистом листе бумаги.

Справочные данные об организации

Реквизит «Справочные данные об организации» включает данные, необходимые для информационных контактов, поэтому он помещается в бланке письма. В соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003 в состав справочных данных входят почтовый адрес с индексом предприятия связи, номер телефона, код по ОКПО, код по ОКУД, ОГРН, идентификационный номер ИНН/КПП. По усмотрению самой организации этот перечень может быть расширен за счет включения номера факса, адреса электронной почты, номеров счетов в банке, сведений о лицензиях, патентах и других данных. Чем полнее сведения, помещенные на бланке, тем легче получить информацию об организации — авторе документа и связаться с ней. В ряде западных стран существует практика, при которой в состав справочных данных включают сведения о филиалах и представительствах компании (их почтовые и электронные адреса, номера телефонов и счетов в банках), открытые данные о руководителях и др. Это свидетельствует об открытости компании и преследует цель привлечения как можно больше деловых партнеров.

Для федеральных органов исполнительной власти установлен следующий перечень справочных данных:

  • • почтовый адрес федерального органа;
  • • номер телефона;
  • • номер факса; официальный адрес электронной почты;
  • • интернет-адрес.

В бланк могут быть включены и другие сведения по усмотрению федерального органа исполнительной власти1.

Почтовый адрес должен быть указан в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 22), т.е. обязательно включать индекс предприятия связи с указанием единиц административно-территориального деления:

ул. 16 Парковая, 14, Москва, 107342

В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.

Адрес, размещенный на бланке письма, должен соответствовать данным, включенным в Единый государственный реестр юридических лиц, и реальному местонахождению организации. В соответствии с Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (в ред. от 27.07.2010 г)[5] [6] в случае изменения места нахождения юридическое лицо обязано в течение трех дней сообщить об этом в регистрирующий орган, который вносит в реестр соответствующую запись. Одновременно меняется адрес на бланках организации, что легко сделать в случае их изготовления при помощи компьютера. Если бланки изготовлены типографским способом, заменяют весь тираж.

Номер телефона следует указывать тот, по которому можно получить необходимую информацию (например, канцелярия, секретариат). Группы цифр в номерах телефонов (факсов) разделяют дефисом.

Код формы документа и код организации

Коды проставляются по Общероссийским классификаторам технико-экономической и социальной информации:

• код формы документа — по Общероссийскому классификатору

управленческой документации (ОКУД);

• код организации — автора документа — по Общероссийскому

классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Эти реквизиты служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных.

Код формы является элементом идентификации документа. Он проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в унифицированные системы документации (УСД). В ОКУД входят унифицированные формы документов (наименования форм и их кодовые обозначения) следующих систем документации:

  • • организационно-распорядительной документации;
  • • банковской документации;
  • • первичной учетной документации;
  • • финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации;
  • • бюджетных учреждений и организаций;
  • • отчетно-статистической документации;
  • • учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
  • • документации по труду;
  • • документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
  • • внешнеторговой документации.

На бланках большинства организационно-распорядительных документов (справок, инструкций, писем и др.), не имеющих четко установленной формы, код не проставляется.

Код организации по ОКПО является элементом электронной идентификации организации и помогает избегать ошибок в длинных и трудно воспринимаемых названиях организаций при информационном обмене.

Код организации размещается на бланке письма и входит в состав справочных данных об организации — авторе документа.

Код федеральных органов исполнительной власти проставляется по классификатору «Система органов государственной власти и управления» (СООГУ).

ОГРН

ГОСТ Р 6.30—2003 предусматривает также размещение на бланке письма в составе справочных данных об организации Основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица. Он проставляется в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации юридического лица и Свидетельством о внесении

записи о Единый государственный реестр юридических лиц, выдаваемыми налоговыми органами.

ОГРН присваивается записи в Едином государственном реестре юридических лиц о создании юридического лица и первом представлении записи сведений о юридическом лице, которое было зарегистрировано до 1 июля 2002 г. Он состоит из 12 разрядов, которые включают две последние цифры года внесения записи в государственный реестр, кодовое обозначение субъекта Российской Федерации в соответствии с федеративным устройством РФ и порядковый номер записи, внесенной в государственный реестр в течение года. Таким образом, ОГРН не только указывает на факт государственной регистрации организации — автора документа, но и содержит данные о том, в каком году и на территории какого субъекта Российской Федерации она была создана.

В настоящее время ОГРН должен указываться во всех документах юридического лица наряду с его наименованием в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19.06.2002 г. № 438 «О Едином государственном реестре юридических лиц»[7].

ИНН/КПП

Наряду с кодом по ОКПО и ОГРН, в бланки документов включают и Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Этот реквизит также проставляют на бланке на основании документов, выдаваемых налоговыми органами.

Место составления или издания

На общем бланке или бланке вида документа (например, приказа, постановления, решения и др.) вместо справочных данных об организации — авторе документа указывается реквизит «Место составления или издания документа».

Место составления или издания документа указывают на бланках в тех случаях, когда затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации». Если место составления документа входит в название организации — автора документа, то его можно на бланке не указывать. Например, наименование ОАО «Пермский завод электродвигателей» содержит указание на то, что местом составления документов общества является г. Пермь. Однако, если название организации выглядит, например, как ОАО «Завод электродвигателей», место составления документа в бланке должно быть указано.

Реквизит «Место составления или издания документа» оформляется в соответствии с наименованиями объектов административнотерриториального деления и населенных пунктов Российской Федерации. Оно включает только общепризнанные сокращения, обозначающие населенные пункты. Например:

г. Екатеринбург

или

пос. Мещерское Чеховского р-на Московской обл.

Исключением является обозначение городов Москва и Санкт-Петербург: перед наименованием этих городов буква «г.» не ставится.

Местом составления или издания документов, как правило, является место государственной регистрации организации. Однако для ряда документов (протокол, акт) этот реквизит означает не место нахождения организации, а место, где реально состоялось событие, зафиксированное в документе.

В бланке документа, автором которого является филиал или представительство организации, указывается реальное местонахождение соответственно филиала или представительства, например:

ОАО «Пермский завод электродвигателей»

Представительство

г. Кемерово

Наименование вида документа

Вид документа характеризует принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения1. В соответствии с определенным видом (наименованием) складывается формуляр документа, его правовая значимость, структура текста, порядок введения в действие.

Наименование вида документа является обязательным реквизитом при оформлении всех документов, кроме письма. Наименования видов документов, издаваемых организацией, должны соответствовать Общероссийскому классификатору управленческой документации: протокол, справка, акт и др. Распорядительные документы, издаваемые организациями, имеют следующие наименования: приказ, постановление, решение, распоряжение.

На общем бланке оставляется место для его проставления при оформлении документов. На бланке конкретного документа наименование его вида указывается заранее. На бланке для писем наименование вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерческое предложение» или «деловое письмо». Исключение составляет «гарантийное письмо» — это наименование в письме указывают.

Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. Если форма документа унифицирована и включена в Общероссийский классификатор управленческих документов (ОКУД), дополнительно к реквизиту «Наименование вида документа» может быть указан код документа по классификатору.

Кроме рассмотренных реквизитов, на бланках всех видов размещают отметки для проставления реквизитов «Дата», «Регистрационный номер документа».

В общем бланке и бланке конкретного вида документа расположение отметок зависит от вариантов расположения реквизитов бланка: углового или продольного. В угловом бланке обе отметки располагают на одной строке одна за другой под наименованием вида документа:

ПРИКАЗ

_№_

В продольном бланке отметки также располагают на одной строке, но разносят их: слева (у левого поля) проставляют отметку для даты, справа (у правого поля) — отметку для регистрационного номера:

ПРИКАЗ

В бланке письма отметки для проставления даты и регистрационного номера располагают на одной строке одна за другой у левого поля независимо от варианта расположения остальных реквизитов бланка. Кроме того, на бланке письма ниже указанных отметок помещают отметку для проставления реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта):

Отметки служат для обозначения места, куда проставляют соответствующие даты и номера при оформлении конкретных документов.

Бланки создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующееся правами юридического лица. Они оказывают влияние и на оформление внутренних документов организации даже в тех случаях, когда создаются рукописным способом (заявление, объяснительная записка). При их оформлении используются те же реквизиты бланков, при этом повторяется не только их состав, но и порядок расположения.

Использование бланков, отражающих не только определенную информацию об авторе документа, но и деловой стиль, является одним из способов создания благоприятного впечатления об организации. Недостаточное внимание к оформлению документов, в частности бланков, может негативно повлиять как на имидж организации, так и на юридическую силу документа.

К наиболее часто встречающимся ошибкам в подготовке бланка относятся:

  • • составление бланка на двух языках, но с различной информацией об организации-авторе;
  • • использование наименования организации, которое отличается от закрепленного в учредительных документах (например, сокращенного наименования, не прошедшего регистрацию в государственных органах);
  • • размещение на бланке справочной информации об авторе, которая не соответствует данным государственной регистрации;
  • • использование бланков с устаревшей информацией о месте нахождения организации, контактными телефонами, что не дает возможности связаться с автором документа;
  • • введение в оформление бланка дополнительных элементов (в виде лишних линий, штрихов, вензелей, других «художественных» украшений). Например, отделяют жирной чертой составные части бланка: наименование организации — от почтового адреса; почтовый адрес — от места для регистрационного индекса и даты и т.д.;
  • • использование в качестве эмблемы произвольных рисунков, которые не могут служить средством идентификации организации и сферы ее деятельности;
  • • размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных компаний. Это нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для бланков на иностранных языках, которые используются при переписке с иностранными партнерами.

Конечно, при получении документа в организации основное внимание уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно запоминается и внешний вид документа — качество бумаги, использованные цвета, дизайн логотипа, начертание шрифтов, композиция надписей бланка. По этим признакам, в том числе, складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности. Пренебрежение правилами составления и оформления бланков приводит не только к негативному воздействию на делового партнера, но часто лишает документ юридической силы.

  • [1] См.: СЗ РФ. 2000. № 52 (Ч. 1). Ст. 5021.
  • [2] См.: Ведомости Московской городской Думы. 2003. № 8. Ст. 182, 183.
  • [3] См.: СЗ РФ. 1996. № 2. Ст. 123. См.: Гражданский кодекс Российской Федерации (Ч. 4) от 18.12.2006 №230-Ф3 //СЗ РФ. 2006. № 52 (Ч. 1). Ст. 5496.
  • [4] См.: Постановление Правительства РФ от 03.02.2010 № 52 «Об утверждении Правил включения в фирменное наименование юридического лица официального наименования “Российская Федерация” или “Россия”, а также слов, производных от этого наименования» // СЗ РФ. 2010. № 6. Ст. 660.
  • [5] См.: Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76.
  • [6] См.: СЗ РФ. 2001. № 33 (4.1). Ст. 3431.
  • [7] См.: СЗ РФ. 2002. № 26. Ст. 2585. См.: ГОСТ Р 51141—98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 2.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>