БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Виды бланков. Порядок расположения реквизитов бланков

Официальные служебные документы создаются, как правило, на бланках или чистых листах бумаги с использованием реквизитов бланков. Последний вариант используется для оформления внутренних документов, которые не выходят за пределы организации, например внутренней докладной записки, заявления и т.п.

Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на который различными способами наносится информация, необходимая для конкретного вида документа.

Согласно терминологическому стандарту бланк документа — это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа².

Прежде всего бланк придает информации официальный характер. Он является и «визитной карточкой» автора документа, так как включает постоянную информацию об организации, характеризующую ее как создателя официального письменного документа.

Кроме того, применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

При составлении документов на двух и более страницах на бланках изготавливают только первую страницу Для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги, которые нумеруют, проставляя номер страницы посередине верхнего поля листа. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают первый лист каждого экземпляра документа, предназначенного к отправке из организации.

Бланк может быть изготовлен типографским способом, а также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, который автоматически выводится при распечатке конкретного документа.

Для изготовления бланков организационно-распорядительных документов установлены в основном два формата бумаги — А4 (210x297 мм) и А5 (210x148 мм). Они используются преимущественно для подготовки распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы и т.п.), служебных писем, справок, договоров, актов и других документов.

Бланк формата АЗ (420x297 мм) может использоваться для изготовления документов, содержание которых оформляется в виде таблицы с большим количеством граф. На бумаге формата А6 (105x148 мм) могут быть изготовлены определенные виды бланков для документов небольшого (до семи строк) объема (например, должностной бланк для оформления резолюции руководителя). Все бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей.

Независимо от способа изготовления бланки документов конкретной организации должны разрабатываться с учетом требований государственного стандарта не только к составу, но и порядку расположения реквизитов. ГОСТ предусматривает два варианта расположения реквизитов бланка: продольное (продольный бланк) и угловое (угловой бланк). Такие же варианты расположения реквизитов установлены Правилами делопроизводства для бланков федеральных органов исполнительной власти.

В продольном бланке все реквизиты располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения ряда необходимых реквизитов. Выбор способа размещения реквизитов (углового или продольного) осуществляется каждой организацией при разработке бланка. Наибольшее распространение получили угловые бланки для писем и других документов, содержащих адресование (например, докладных записок), а также для документов, требующих утверждения (например, положения, акты, инструкции). Продольные бланки широко применяются для распорядительных документов. Кроме того, целесообразно использовать продольные бланки в случаях, если наименование организации содержит большое число печатных знаков или реквизиты бланка представлены на двух языках. В последнем варианте слева размещаются реквизиты бланка на русском языке, справа — на иностранном языке или национальном языке субъекта Российской Федерации.

Пример бланка письма с угловым расположением реквизитов ЭМБЛЕМА

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО МЕДПРОМ

Клязьминская ул., 15, стр. 1, Москва, 127412 Тел. 446-23-15 Факс (495) 446-30-41 E-mail: http:

0КП0 00000000,ОГРН 0000000000000,

ИНН/КПП 000000000/000000000 _№_

На № от

Пример бланка письма с продольным расположением реквизитов

ЭМБЛЕМА

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО МЕДПРОМ

Клязьминская ул., 15, стр. 1, Москва, 127412 Тел. 446-23-15 Факс (495) 446-30-41 E-mail: http:

0КП0 00000000,ОГРН 0000000000000, ИНН/КПП 000000000/000000000 _№_

На № от

Государственный стандарт устанавливает для организаций, их структурных подразделений и должностных лиц использование трех видов бланков:

• • бланк письма;
• • бланк для изготовления всех других видов организационно-распорядительных документов, кроме письма, — общий бланк;
• • бланк конкретного вида документа.

Состав реквизитов бланка конкретного вида документа аналогичен составу реквизитов общего бланка, но содержит указание на вид документа. Такой бланк целесообразно применять в организациях, которые издают значительное количество данных видов документов.

Назначение бланков определяет различие в их реквизитах. Максимальный набор реквизитов бланка письма включает следующее:

• • Государственный герб Российской Федерации (01);
• • герб субъекта Российской Федерации (02);
• • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03);
• • наименование организации (автора документа)(08);
• • справочные данные об организации (09);
• • код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) (04);
• • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) (05);
• • идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06);
• • код формы документа (ОКУД) (07);
• • регистрационный номер и дата документа (отметка для регистрационного номера и даты документа) (11, 12);
• • ссылка на регистрационный номер и дату документа (отметка для ссылки на регистрационный номер и дату документа) (13). В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти данный реквизит называется «ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта».

Максимальный набор реквизитов общего бланка содержит:

• • Государственный герб Российской Федерации (01);
• • герб субъекта Российской Федерации (02);
• • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03);
• • наименование организации (автора документа) (08);
• • наименование вида документа (или место для проставления реквизита «наименование вида документа») (10);
• • регистрационный номер и дата документа (отметка для проставления регистрационного номера и даты документа) (11, 12);
• • место составления или издания документа (14).

Таким образом, различия в составе реквизитов двух видов бланков состоят в следующем:

• 1) в бланке письма используются реквизиты «справочные данные об организации» и «ссылка на регистрационный номер и дату документа», которых нет в общем бланке;
• 2) в общем бланке размещают реквизиты «место составления или издания документа» и «наименование вида документа» (или оставляют место для внесения наименования конкретного вида документа), которые не содержатся в бланке письма.

Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов Герб РФ

Министерство культуры Российской Федерации

Федеральное архивное агентство (РОСАРХИВ)

_№_

Москва

Помимо реквизитов, на бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов, или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, грифа утверждения, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

Автором документа может являться не только организация, но и ее представительство (филиал, территориальное отделение) или структурное подразделение. В этих случаях используют бланки представительств, филиалов, территориальных отделений или структурных подразделений организации. Бланки структурных подразделений создают в крупных управленческих аппаратах, если руководители подразделений имеют право подписи документов, изготовленных на бланках. Наименование представительства (филиала, территориального отделения) или структурного подразделения размещают ниже наименования организации.

Пример бланка распоряжения структурного подразделения с угловым расположением реквизитов

Герб РФ

Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации

Департамент кадров

РАСПОРЯЖЕНИЕ

№

Москва

Для подразделений ряда органов управления, в частности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, муниципальных органов исполнительной власти и других, важно указать их конкретную территориальную принадлежность. В таком случае указание на это содержится в самом названии подразделения, территориального отделения и др.

Пример бланка письма окружного управления органа исполнительной власти (если название вышестоящей организации не отражает территориальную принадлежность) с угловым расположением реквизитов

Герб Москвы

КОМИТЕТ СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ МОСКВЫ

Управление социальной защиты населения

района «Арбат» Центрального административного округа

ул. Новый Арбат, д. 20, Москва, 111030,

Телефон (495) 000-0000 Факс (495) 000-0000 E-mail: http:

_№_

На № от

Для руководителей организации или крупных структурных подразделений, которые обладают правом подписи документов, ГОСТ допускает создание бланков должностных лиц (должностных бланков). Право подписи должно быть закреплено в соответствующих организационных или распорядительных документах.

В бланках должностных лиц наименование должности помещается ниже наименования организации — автора документа. В бланках руководителя структурного подразделения наименование должности размещается ниже наименования структурного подразделения.

Пример должностного бланка письма с продольным расположением реквизитов

Эмблема

Открытое акционерное общество МЕДПРОМ ВИЦЕ-ПРЕЗИДЕНТ

Клязьминская ул., 15, стр. 1, Москва, 127412

Тел. 446-23-15 Факс (495) 446-30-41 E-mail: http:

0КП0 00000000,ОГРН 0000000000000,

ИНН/КПП 000000000/000000000 E-mail: http:

_№_

На № от

Бланки па двух языках

Закон РСФСР от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»^[1] и Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»² определяют возможность использования двуязычных бланков документов.

В организациях субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного язык субъекта Российской Федерации, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и национальном.

Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках

все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке. При оформлении бланка вначале помещают его реквизиты на русском языке, затем — на иностранном

Пример бланка на двух языках

• [1] См.: Ведомости СНД и ВС РФ. 1991.№ 50. Ст. 1740; СЗ РФ. См.: СЗ РФ. 2005. № 23. Ст. 2199.