Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления (делопроизводство)

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Для всех категорий и видов документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, установлен единый порядок их составления и оформления.

Под оформлением документов понимается проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования1. Состав реквизитов соответствует типовым действиям, связанным с созданием документов, их согласованием, подписанием, утверждением, пересылкой и т.п.

Реквизиты напрямую влияют на юридическую силу документов, выполняют информационные функции, т.е. указывают на состав должностных лиц, участвующих в подготовке документов, и на порядок работы с документацией. Поэтому они должны оформляться с соблюдением норм и правил, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах.

Требования к составлению и оформлению управленческих документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации (ОРД), закрепляются в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30—2003, который устанавливает состав реквизитов документов, входящих в систему, правила их расположения и оформления. Порядок расположения реквизитов приведен в приложениях 2 и 3.

Документы, относящиеся к одной унифицированной системе документации, формируются по единой модели, которая называется «формуляр-образец».

Формуляр-образец — это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов системы[1] [2]. Как уже говорилось, совокупность реквизитов, свойственных документам, входящим в систему ОРД, определена

Государственным стандартом Р 6.30—2003 и характеризует формуляр-образец системы. Все 30 реквизитов, закрепленные стандартом, не встречаются вместе нив одном виде документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности, связанные с назначением в управленческих процессах. Совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, является формуляром документа. Формуляр каждого вида документов (приказа, акта, протокола и др.) характеризуется определенным составом реквизитов и строгой последовательностью их расположения.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003 при подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации должны использоваться следующие реквизиты:

  • 01 — Государственный герб Российской Федерации.
  • 02 — Герб субъекта РФ.
  • 03 — Эмблема организации или товарный знак (знак обслужива

ния).

  • 04 — Код организации.
  • 05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

юридического лица.

06 — Идентификационный номер налогоплательщика/код при

чины постановки на учет (ИНН/КПП).

  • 07 — Код формы документа.
  • 08 — Наименование организации.
  • 09 — Справочные данные об организации.
  • 10 — Наименование вида документа.
  • 11 — Дата документа.
  • 12 — Регистрационный номер документа.
  • 13 — Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
  • 14 — Место составления или издания документа.
  • 15 — Адресат.
  • 16 — Гриф утверждения документа.
  • 17 — Резолюция.
  • 18 — Заголовок к тексту.
  • 19 — Отметка о контроле.
  • 20 — Текст документа.
  • 21 — Отметка о наличии приложения.
  • 22 — Подпись.
  • 23 — Гриф согласования документа.
  • 24 — Визы согласования документа.
  • 25 — Оттиск печати.
  • 26 — Отметка о заверении копии.
  • 27 — Отметка об исполнителе.
  • 28 — Отметка об исполнении документа и направлении его в

дело.

  • 29 — Отметка о поступлении документа в организацию.
  • 30 — Идентификатор электронной копии документа.

Все перечисленные реквизиты можно разделить на три группы.

  • 1. Реквизиты бланка (01; 02; 03; 04; 05; 06; 07; 08; 09; 10; 11; 12; 13; 14).
  • 2. Реквизиты, придающие документам юридическую силу (01; 02; 08; 11; 12; 16; 22; 23; 24; 25; 26).
  • 3. Реквизиты, отражающие движение документов и порядок их обработки (делопроизводственные отметки — 11; 12; 13; 15; 16; 17; 19; 22; 23; 24; 25; 26; 27; 28; 29; 30).

Такое деление достаточно условно. Как видно, большая часть реквизитов бланка также определяет юридическую силу документа, а порядок его обработки находит отражение не только в делопроизводственных отметках, но и других реквизитах, проставляемых, например, при подписании документа, его регистрации и т.п.

Отдельный порядок оформления документов установлен для федеральных органов исполнительной власти. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее — Правила делопроизводства) установили следующий состав реквизитов документов:

  • • Государственный герб Российской Федерации;
  • • наименование федерального органа исполнительной власти;
  • • должность лица, подписавшего документ;
  • • подпись должностного лица;
  • • вид документа;
  • • место составления (издания) документа;
  • • справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
  • • адресат;
  • • дата документа;
  • • регистрационный номер документа;
  • • наименование документа;
  • • те кст до кум е нта;
  • • ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
  • • отметка о наличии приложений;
  • • гриф согласования;
  • • гриф утверждения;
  • • виза;
  • • оттиск печати;
  • • отметка о заверении копии;
  • • отметка об исполнителе;
  • • указания по исполнению документа;
  • • отметка о контроле документа;
  • • отметка об исполнении документа;
  • • отметка о конфиденциальности.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов допускается использование и других реквизитов, например могут проставляться: «Отметка о поступлении документа в федеральный орган исполнительной власти» или отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.[3]

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. Электронные документы, как и документы, изготовленные на бумажном носителе, должны иметь установленный состав реквизитов, расположенных и оформленных в определенном порядке.

  • [1] См.: ГОСТ Р 51141—98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 3.
  • [2] См.: Там же. С. 2.
  • [3] См.: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477// СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 №76.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>