Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления (делопроизводство)

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам1. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Современное документирование включает использование различных способов фиксации и передачи информации (гл. 1). В управленческой практике преобладающим способом документирования на сегодняшний день является их принтерная или машинописная печать.

Как уже говорилось, древнейшим способом фиксации информации является рукописное письмо. Изобретение пишущей машины привело к возникновению и быстрому распространению машинописного способа создания документов. Механическая пишущая машина постоянно совершенствовалась в течение XX в. за счет появления все более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машин различного назначения.

С изобретением телефона и телеграфа в конце XIX в. возник новый способ фиксации и передачи информации. Появились новые виды документов (телеграмма, телефонограмма). В конце XX в. с появлением и распространением факсимильных аппаратов к этим документам добавился факс (факсограмма).

Начиная с 1980-х годов персональные компьютеры стали основным средством документирования, применяемым повсеместно различными управленческими системами. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, хранения, изготовления и пересылки текстовых документов. Все типы применяемых принтеров (матричные, лазерные, струйные) являются в настоящее время основным способом получения документов на бумажной основе. Естественно, что и в этом случае документы обязательно должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами.

По мере распространения локальных сетей, объединяющих отдельные компьютеры в единую систему обработки информации, все большее распространение получает электронная почта, позволяющая передавать текстовые сообщения, графические, фотографические изображения, звуковые и видеофайлы.

Однако при всех способах документирования управленческих действий запись информации должна производиться по действующим правилам, которые устанавливают:

  • • состав применяемых в управленческой системе документов;
  • • компетенцию руководителей разных уровней управления, их право на издание различных видов распорядительных документов;
  • • порядок согласования и визирования документов, их подписания, утверждения и заверения печатью;
  • • виды применяемых бланков и порядок их использования;
  • • порядок работы по составлению документов и требования к их оформлению.

Правила документирования должны соблюдаться при составлении служебных документов в управленческих аппаратах учреждений, организаций и предприятий. Они определяют требования как к содержанию, т.е. текстам служебных документов, так и к реквизитам — обязательным элементам их оформления.

В сфере управления действуют документы, входящие в разные системы документации.

Система документации — это «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению»1. Комплекс документов, составляющий систему документации, исторически формируется в соответствии с функциями управления, например: планирование деятельности, организация системы управления, учет и отчетность, кадровое обеспечение и др. Эти функции являются типовыми. В пределах отдельных организаций большую часть документов могут составлять специфичные, которые документируют соответствующую отрасль деятельности. Например, в пенсионных фондах это документы по расчету и начислению пенсий, в вузах, других учебных заведениях — по организации учебного процесса, в учреждениях налоговой службы — налоговая документация и т.д.

Соотношение управленческих документов, относящихся к различным системам документации, в разных организациях будет неодинаковым, так как оно зависит от направлений деятельности той или иной организации, ее места в системе федерального управления

и ряда других причин. При этом особая роль принадлежит системе организационно-распорядительной документации (ОРД).

Организационно-распорядительные документы применяются во всех учреждениях и организациях и на предприятиях независимо от уровня управления, направления деятельности, формы собственности и организационно-правовой формы. В состав ОРД входят документы, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности. Именно они составляют основную часть документации, с которой работает любой аппарат управления.

Вся совокупность документов системы ОРД подразделяется в зависимости от их назначения:

  • • на организационные документы (положения, инструкции, регламенты и др.);
  • • распорядительные документы (постановления, распоряжения, решения, приказы и др.);
  • • информационно-справочные документы (письма, докладные и объяснительные записки, акты, телеграммы и др.).

Система организационно-распорядительной документации является унифицированной системой.

Унифицированная система документации (УСД) — это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности»1. Унифицированные системы документации состоят из совокупности взаимоувязанных форм документов. В Общесоюзный классификатор управленческой документации (ОКУД) включены в настоящее время формы документов, входящие в различные общегосударственные унифицированные системы документации (приложение 1).

Унификация обязательно приводит к установлению рационального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Если система документации формируется исходя из потребностей документирования той или иной деятельности, то унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы. В состав УСД входят государственный стандарт, унифицированные формы документов, методические указания по их применению.

Унифицированная форма документов включает совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной

сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации[1].

Использование в практике управления унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить их качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации.

При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек, сложившихся в системе документации, лишних и дублирующих документов. Унификация позволяет улучшить качество документов, так как содержание унифицированной формы включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов. Такая форма рациональна по расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления.

Стандартизация — деятельность по установлению и применению правил и характеристик в целях их добровольного и многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Стандарт — документ, в котором в целях многократного добровольного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации, утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике и т.д., а также к правилам их нанесения2. Одна из целей стандартизации — достижение технической и информационной совместимости, поэтому стандарты в РФ затрагивают не только бумажные документы, но и создание (эксплуатацию) компьютерных систем и технологий.

В соответствии с действующим законом «О техническом регулировании» стандартизация осуществляется на основе принципа добровольного применения стандартов3. Однако следует отметить, что соблюдение установленных требований позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех специалистов управленческого аппарата от руководителей до рядовых сотрудников. Кроме того, соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, бесспорно обладающие юридической силой.

Государственные стандарты предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Это достигается за счет закрепления места каждого реквизита на поле документа в соответствии с последовательностью их заполнения и чтения. Рациональное размещение реквизитов в документах позволяет максимально увеличить «полезную» площадь, которая отводится для текста — основного реквизита документа. Созданные в соответствии с требованиями стандарта документы выполняют свои основные функции, т.е. фиксируют и сохраняют информацию в юридически значимой форме, служат свидетельством и доказательством определенных фактов и событий. Кроме того, соблюдение установленных правил обеспечивает эргономичность документов: они легко воспринимаются человеком, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи.

На основе законодательных, нормативных актов и нормативнометодических документов каждое учреждение (организация, предприятие, компания) устанавливает свои требования к работе с документами и закрепляет их в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. Правила составления и оформления документации, включенные во внутренние нормативные документы, конкретизируют положения стандарта с учетом специфики деятельности организации, технологии документирования, условий работы ее управленческого аппарата. В этом случае требования стандарта приобретают нормативный характер и становятся обязательными для исполнения всеми работниками.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации включает разные виды документов.

В соответствии с терминологическим государственным стандартом термин «вид документа» определяется как «принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения»1. Вид документа указывается на каждом управленческом документе (кроме письма). В соответствии с определенным видом (наименованием) складывается его формуляр, правовая значимость, структура текста, порядок введения в действие.

Названия видов не произвольно формулируются их составителем, а выбираются из числа регламентированных нормативной базой. Так, в ОКУД включено около 5 тыс. унифицированных форм документов, в названиях которых используется 80 наименований видов документа[2]. Следует иметь четкие представления о том, каким видом документа оформляется документирование того или иного вопроса или действия, и осуществлять контроль за правомочным применением названий видов документов в аппарате соответствующей административной структуры. В частности, в управленческой практике можно встретить документы с названием «информация», «предложение» и т.п., что является недопустимым.

Однако документы одного наименования (вида) могут быть различны по назначению, содержанию, порядку оформления, сфере применения. Характер применения того или иного вида документа и его принадлежность к той или иной системе документации уточняет понятие «разновидность». Например, вид документа «АКТ» имеет множество разновидностей: акт сдачи объекта в эксплуатацию; акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; акт ликвидации организации и др.

Разные виды документов имеют разный набор реквизитов.

Реквизиты — это обязательные элементы оформления официальных документов2. Они позволяют идентифицировать информацию документа и в ряде случаев определить носитель информации3.

В состав обязательных элементов входят такие реквизиты, как автор документа, текст, номер и дата, адресат, подпись печать и др. Отсутствие или неправильное оформление в документе одного из этих реквизитов делает его недействительным.

В зависимости от целей создания и использования документов, их назначения, сферы распространения и даже от способа документирования зависит набор реквизитов конкретного документа. Например, заявление чаще всего пишется от руки, должно быть адресовано должностному лицу, содержать наименование вида документа (слово «заявление»), текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя будет иметь другой формуляр. Он должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа — «приказ», текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный индекс, дату и подпись. Приказ никогда не готовят в рукописном виде. Он печатается на пишущей машине или готовится на компьютере и распечатывается с принтера. Поэтому формуляр современного приказа включает еще и такой реквизит, как идентификатор электронной копии документов. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные элементы, но и гриф утверждения руководителем, заверенный печатью.

  • [1] См.: ГОСТ Р 51141—98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1988. С. 3. См.: Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» // СЗ РФ. 2002. № 52. (Ч. 1). Ст. 5140. См.: Там же.
  • [2] См.: Сокова А.Н. Понятие вида в документоведении (документная систематика) //Делопроизводство. 2002. № 3. С. 7—12. См.: ГОСТ Р 51141—98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 2. См.: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» // СЗ РФ. 2006. № 31 (Ч. 1). Ст. 3448.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>