Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления (делопроизводство)

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

СПОСОБЫ СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ) И НАЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ(ФУНКЦИИ)

СПОСОБЫ СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ)

Документ — понятие сложное и неоднозначное. Над его определением задумываются многие ученые, оно вызывает споры; документ по разному трактуется в законодательных актах не только нашей страны, но и других стран.

Первостепенную роль в большинстве определений документа играют информационная сущность документа, способ его создания и материальный носитель.

Информационная сущность документа ни у кого не вызывает сомнений, она всегда постоянна. Документ возникает, чтобы закрепить информацию для ее передачи во времени и пространстве. Но вот способы закрепления и передачи информации, ее материальные носители постоянно совершенствуются. Поэтому меняется и само представление о документе. Следовательно, прежде чем давать определение документа, надо разобраться в способах документирования, т.е. способах закрепления информации, создания документов.

Всякое сообщество существует в информационном пространстве. Человек постоянно получает информацию об окружающем его мире органами зрения, слуха, вкуса, обоняния, осязания. Он осмысливает полученные данные и на их основе вырабатывает решения о своих дальнейших действиях. Результаты своей мыслительной деятельности человек хочет закрепить и передать другим.

Первым способом запечатления мысли явилось слово. Оно передавало общее представление человека об окружающем мире. Однако слово как средство запечатления имеет существенные недостатки — оно ограничено расстоянием и кратковременно, и человек пытался преодолеть эти недостатки. Для передачи сообщений на расстояние применялся язык костров, барабанов и иных сигнальных средств. Использовались и «предметные» письма. Но по-настоящему человек научился закреплять информацию с изобретением письменности.

Происхождение и развитие письма — одна из сложнейших проблем культуры. Письмо прошло несколько ступеней развития. Первая ступень — пиктографическое письмо (картинно-синтетическое, 8—6 тыс. лет до н.э.). Пиктографическое письмо характеризуется обобщенностью запечатления, оно передает целые сообщения, графически не расчлененные на отдельные слова. Источник формирования пиктограмм — первобытное искусство, период, когда первобытные рисунки стали применяться не только для познания мира, но и для коммуникативных целей, т.е. передачи каких-либо сообщений и закрепления их во времени. С помощью пиктограмм записаны длинные истории и даже целые поэмы. Например, индейское племя делаваров записало с помощью пиктограмм свой эпос «Валум-олум».

Язык рисунков нельзя читать. Информацию, написанную пиктограммой, можно лишь толковать на любом языке, понимая общий смысл. Эту возможность пиктографического письма передавать информацию на любом языке стали широко использовать в XX в., когда расширились связи народов всего мира. Пиктографическое письмо применяется в изображении товаров на вывесках магазинов и мастерских. Целые инструкции о порядке пользования различными приборами стали «писать» в картинках, чтобы эту информацию понял покупатель в любом уголке мира. Самым ярким примером использования пиктографического письма сегодня могут служить компьютерные программы, рассчитанные на использование в любой стране земного шара. Пиктографические картинки подсказывают вам, какое действие вызывает нажатие на ту или иную кнопку.

Вторая ступень — идеографическое (логографическое) письмо. В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова. Его первые образцы дают нам древние цивилизации Египта и Двуречья. Логографические знаки используются и в настоящее время (знаки доллара, фунта стерлингов и т.п.).

Достоинством логографического письма является его большая емкость (компактность), так как знак — это целое слово. Для передачи одного и того же текста требуется в четыре раза меньше знаков,

чем русских слов. Например: ^25 = 5.

Недостаток этого способа запечатления мысли — в трудности передачи абстрактных понятий и имен, многознаковости языка, его консервативности (рис. 1).

Третья ступень — слоговое письмо. В этой системе письма каждый знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо).

Письменность, построенная на слоговой системе, имеет от 35—40 до 200—300 знаков. Древнейшие слоговые знаки возникли во II тысячелетии до н.э. в шумерском письме из логограмм.

Четвертая ступень — буквенно-звуковое письмо. Возникло из слогового во II тысячелетии до н.э. Появление буквенно-звукового письма имело огромное значение для развития мировой культуры.

О происхождении письма до сих пор идут научные споры. Но наиболее распространено мнение, что оно создано на базе слогового

Иероглифы

Иероглифи

ческое

письмо

Иератическое письмо

Демоти

ческое

письмо

&

СЙЬ

А

А

А

А.

А

А,

2

%

$

I

У*

?

У5

1

#}

1

1

Ш

а

Й

&

гУ

ЧЙШГ

С )

Ш1,

д

%

й

в

$

й

И

я

Г

V

Г

[; -

л

к

за

й

  • 1
  • 1

1

I

ч

X

->

РАЗВИТИЕ ЗНАКОВ ЕГИПЕТСКОЙ ПИСЬМЕННОСТИ ОТ ИЕРОГЛИФОВ К ДЕМОТИЧЕСКОЙ СКОРОПИСИ

Рис. 1. Развитие знаков египетской письменности от иероглифов к демотической

скорописи

письма финикийцами, у которых его заимствовали, усовершенствовав, греки. От греческого алфавита ведут происхождение почти все последующие системы мира. Возникшее на базе греческого алфавита, латинское письмо послужило основой для большинства современных систем письма.

Развитие текстового документирования самым тесным образом связано с материалом для письма и орудиями, используемыми для текстового документирования.

Наиболее важную информацию человек всегда пытался запечатлеть на материале, гарантирующем ее сохранность. Древнейшие записи человечества сохранились на камне, например записи астрономических наблюдений, летописи сражений и даже медицинские рецепты.

Человек научился записывать прежде всего для оперативных целей, и ему нужен был дешевый и более легкий материал, чтобы документ можно было передать или взять с собой. Для этого в древности использовали черепаховые щитки, в Китае — бамбуковые дощечки, шелк, на котором писали волосяными кисточками.

Массовым материалом для письма в Передней Азии стала глина[1] [2] [3].

Документы создавались так: металлической палочкой писец выдавливал на мягких глиняных плитках клинописные значки. Чаще всего их сушили на солнце, иногда для большей прочности и сохранности обжигали.

В других странах материалом, широко используемым для записей, было дерево и металл. Например, в Индии сохранились древнейшие законы, созданные на медных пластинах.

Из Древней Греции и Древнего Рима до нас дошли деревянные дощечки, покрытые воском, на которых писали путем выдавливания заостренной медной палочкой. Другой конец палочки имел форму лопаточки и служил для стирания написанного.

Одним из древнейших материалов для письма по праву считается папирус, который изготавливался из стеблей болотного растения того же названия, растущего в дельте реки Нил2.

Поскольку папирус хрупок и на изгибе ломается, его сворачивали в свиток. Если для текста не хватало одного листа, листы склеивали и получали свиток нужной длины3.

Папирус был основным писчим материалом в течение многих веков. На нем писали египтяне, греки, римляне и другие народы, пока на смену ему не пришли пергамент и бумага.

Первым серьезным соперником папируса стал пергамент — писчий материал, изготовлявшийся из особым образом обработанной кожи овец, телят, козлят (название происходит от малоазиатского города Пергама) — рис. 2.

ФУ

'?9 я;я^

ПК УМ*

угадан

1Ч>'УГ* УУГ'К-

У • *Г'Л" УТДУ* VII' п>:»уя*т» ТУП

'%Л*ТП ЛУ Т)ЬиГ IV»» Т1Ч*ПТ» А^* V»** 31*9уч»1 ’О'яиМ» ЛГ и« ЛУ луп»

*9'»>'0»''Я'ГУ‘-Я П.ГС'Я'О* П*ЧЛП п>м»

Ггхсп 1М1"П у

*»г*у ‘?«1 ПМ^Ч”1Г у>У* Э**ГТ» !)11 •»У^МлА <Г1ГМ х»'"’Г« 1»Э.Я«*и,'*'> *ли ЛГчЧУДЛЛГЯГЭтЗ^П -»Л ‘ЗУИГМ'ТИ »У»1Я«3

^3»»аА *ЯЭ» ЛЛС»Д Ь» **«тЛо хп»

I I

V'* »пру, лозя Лу ЧУ».* Л' *53» «<и91 Л*1Л чсгэяАзу» у.<сг* ярд« •Л*'* V”

ЛГ« Ф*Ш»»ЗПдл/Д »»*>'94 ЧЗДи'»

*до^злг»/Дя^»*г» г*«»**« чэг

"»•*$»» /

л< япяплиеу Я Цз*

ГЛ5К •'П У

Ь*

^ля’яяп»Яэп »»**$

  • 9
  • *»ДЛЗ у»>Ч'*я МУР Ь*лл ____

по''1’ . «пат»

Я1мтп>«9г.1ппл пяпп^п'ллзогучу. .м-

.ГЯПЧРЯ/И^М ПУУтляГЛЗЗЛ'П' >*М Гт>Р *Я5уЧу Л*.«»г> иП'ГУ ТМ’ЗУ Л1»»у>

I

ЗЧМ*5Я МЯ1 ЛУЗА* ф«ЯД.» Л^’Л' Т)'ГГ

  • 1 « 1 урт’лот»^»^ ппгм п»пи» язяЛ^ящу
  • *»Я*П!М«.кД Л’З.УЯ У?*С'Л<Д Г)У1С«Д ЯЯУЯ

»Р^1У ЯЛ»Пи>ЛЛ »яА* ^А.ЧГ »чА»

"Ш*/Г *и‘1 ЭЯ АжГУГИ^П «5С* •фГЭУЧЧ

  • 1 .
  • *П» ‘\%>Х‘У •ууг уу П)№ ТУ* Л13»лп дп»

я*

.уч>г

*»-ГК«т1 пуу-ур^

лД ,яУ »’»лм’м»*'

*У»'Э1 ЗЛО ?^ГУГ”Г*УО'уЬ*>‘УРК ywy ЯЗ/Л5 **«?» ГХ6 Д*<П' «‘»ЗЛЯ Г35 ‘V *^/Л Л'З'Л УУ Д'А ^11 жгз ?ф«-У<'*' ««куш «>/о^п'*п**г *уяя *»»?**»«5*лоя»5»»^1 яэяэм« Пууд я*ччу Гэях учлря шла эпя» *р4*,,г*л>» Л»РР$ч» *у» ЯЭЛОулл ИЯМ»

д

Л^ЗУЗЯЗЯ»ЛП»«» ЭЯ» АУУ'$1 !ЧУ V? Ц'ЭР*»*.? ЛУ*У «учз ярягчуА чур- ч.*чг>ж

МУН»

X.

Рис. 2. Фрагмент Кумранской рукописи

Примерно к IV в. н.э. пергамент вытесняет папирус. Особенно широко он применялся во времена раннего Средневековья. Лишь в XIII—XIV вв. его начинает активно вытеснять изобретенная в Китае бумага.

Пергамент, в отличие от папируса, хорошо сгибался. Это привело к исчезновению стародавней формы — свитка и к появлению новой — кодекса.

На Руси для бытовой переписки применяли бересту, которая была доступным материалом и могла использоваться каждым (рис. 3).

Однако береста применялась не только для бытовой переписки, на ней составлялись и деловые бумаги. В царствование Петра I собираемый на Камчатке налог мехами записывали в берестяную книгу1.

НОВГОРОДСКАЯ ГРАМОТА №17

XV ВЕК

ПИСЬМО ДЕРЕВЕНСКОГО КЛЮЧНИКА НОВГОРОДСКОМУ БОЯРИНУ.

ОКЛОНЪ ОТ МИХАІЛІ К ОСПОДИНУ СВОКМУ ТИМОФИЮ. ЗЕМЛЯ ГОТОВА. НАДОБЬ СЇ.МЯНА. ПРИШЛИ. ОСПОДИНЕ, ЦЕЛОВЕКЪ СПРОСТА, А МЫ НЕ СМИ^М ІМАТЬ РЖИ БЕЗЪ ТВОКГО СЛОВА.

(ЦЕЛОВЕКЪ СПРОСТА -человек с разрешением).

Рис. 3. Пример берестяного письма

Самым распространенным материалом для текстового документирования во всем мире стала бумага.

Слово «бумага» происходит от итальянского bambagia — «хлопок» и означает многокомпонентный материал, состоящий в основном из специально обработанных мелких растительных волокон, тесно переплетенных между собой и образующих тонкий лист.

В течение многих веков бумага остается самым удобным и надежным материалом для письма. Первое упоминание о бумаге относится к 12 г. н.э., но во многих книгах изобретение бумаги приписывается китайскому сановнику Цай Лунь (Чай-Лун), который в 105 г. усовершенствовал уже имевшийся способ производства бумаги.

Из Китая бумага проникла в Японию, затем через Персию в Северную Африку, на Кипр, в Испанию, Италию. Существует много легенд и исторических предположений о путях проникновения китайского секрета изготовления бумаги через арабские государства в Европу.

На Руси сначала употребляется привозная бумага. В 1716 г. Петром I была основана собственная бумажная мануфактура в селе Красном Копорского уезда Петербургской губернии. До начала XIX в. бумага в России производилась ручным способом. В 1818 г. на Петергофской бумажной фабрике была установлена одна из первых в России бумагоделательных машин, изготовленная на русских заводах.

Производство бумаги постоянно механизируется. Однако суть процесса изготовления бумаги остается прежней: размол компонентов (древесных или растительных волокон, тряпья), смешение, проклейка, отбеливание или окраска бумажной массы, разбавление водой, очистка, отлив, прессование, сушка, отделка. При размоле волокнам придают необходимую толщину и определенные физические свойства. Чтобы сделать бумагу пригодной для письма, в массу вводят различные клеевые эмульсии (так называемая проклейка), для увеличения прочности добавляют различные смолы, проводят отбеливание.

В зависимости от назначения бумага характеризуется весом одного квадратного метра, толщиной, механическими свойствами, степенью проклейки, цветом, белизной, гладкостью, впитывающей способностью, проницаемостью и другими показателями.

Бумага делится на классы: для печати; декоративная; для письма, машинописи, черчения и рисования; электротехническая; оберточная; упаковочная и т.д., в которых насчитывается несколько сотен разновидностей. Общее число выпускаемых видов бумаг доходит до 600. Повышенные требования к бумаге стали предъявляться с развитием электронно-вычислительной техники и сопутствующих печатающих устройств, использующих технологии лазерной и струйной печати.

Не менее длинный путь развития прошли орудия письма.

На камне надписи высекались, на глиняных дощечках — выдавливались железным стержнем, на воске — специальным медным стилом, на папирусе писали тростниковой палочкой и камышовыми кисточками. В Китае для написания иероглифов были изобретены волосяная кисточка и тушь.

Древнейшим массовым орудием письма, встречающимся с VII в. н.э., было гусиное перо. На смену гусиному перу пришло металлическое. Его изобретение сыграло большую роль в истории мировой письменности, значительно ускорив сам процесс и создав большие удобства для письма.

В России металлические перья иностранного производства появляются в 30-х гг. XIX в. и достаточно долго сосуществуют с гусиными. В руководствах по чистописанию середины XIX в. гусиное перо долго рекомендуется как единственное орудие для каллиграфии. Широкое распространение в России металлические перья получают в 1850-х гг., а с 1880-х гг. входят в учебную практику школ.

В конце XIX — начале XX в. стали пользоваться автоматическими («вечными») ручками, в которые чернила поступали равномерно из специального резервуара и избавляли от необходимости постоянно обмакивать перо в чернильницу.

Изобретение шариковой ручки, первый опытный образец которой был создан в 1938 г., принадлежит венгерскому журналисту Лас-ло-Йожеф Биро[4].

В конце XIX в. рукописные тексты начинают вытесняться машинописными. Хотя первый патент на пишущую машину был получен в начале XVIII в. англичанином Генри Миллом, первая промышленная модель пишущей машинки, получившей в 1873 г. распространение под названием «ремингтон», была сконструирована К. Шолсом (США) в 1867 г. В 1897 г. американская фирма «Ундервуд» купила патент у немецкого изобретателя Ф.К. Вагнера на пишущую машину с горизонтально лежащими литерными рычагами. «Ундервуд» и «Ремингтон» составляли значительную часть пишущих машин в конце XIX — начале XX в.

Пишущие машины также постоянно совершенствовались, и ко второй половине XX в. появились электронные пишущие машины с памятью, на смену которым пришли печатающие устройства компьютеров.

При этом сама суть документирования, т.е. записи информации в текстовом виде, не изменилась. Человек по-прежнему пишет (набирает на компьютере) информацию, используя буквы алфавита.

Одним из древнейших способов документирования наряду с текстовым является техническое документирование, созданное человеком для запечатления технической мысли.

Технические документы — обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства2.

В состав групп технических документов могут входить чертежи, рисунки, расчеты, технические описания, графики, технологические карты, картографические материалы, проектные документы и др.

Чертеж представляет собой изображение предмета на плоскости, выполненное особыми графическими приемами (методом ортогонального проектирования). Чертежи изображают внешний вид предмета в пространстве, его устройство и в зависимости от подробности и полноты изображения предмета делятся на схемы, генеральные планы, чертежи габаритные, теоретические, общих видов, сборочные, детальные, монтажные, патентные и др.

Картографические материалы, в состав которых входят как географические, так и специальные карты, представляют собой условные изображения местности или распространение на земном шаре тех или иных явлений (метеорологические карты, социально-экономические, демографические и т.д.).

На графиках приводятся изображения физических, химических и других явлений.

Технологические карты подробно фиксируют производственный процесс изготовления, формы заготовок, количество сырья, порядок выполнения работы, ее режим, время и т.д. В них информация фиксируется как текстовым, так и изобразительным способом.

До середины XIX в. текстовое и техническое документирование были единственными способами закрепления информации. Вместе с тем XIX в. приносит человечеству принципиально новый способ фиксирования информации об окружающей действительности, вызвавший к жизни особый вид документов. Появляется фотография (от греческого/о/о — «свет» и ?/*о/о — «пишу») — изобразительный документ, созданый фотографическим способом.

Фотография в 1839 г. была представлена французским художни-ком-декоратором Дагером французской академии и получила признание.

Под фотографией на протяжении полутора веков понималась совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки. При фотосъемке возникало скрытое изображение, превращаемое проявлением и закреплением в негативное изображение. С негативов при печатании получали позитивное изображение — отпечаток. Кроме того, во второй половине XX в. для любительских съемок появились фотоаппараты, дающие возможность сразу после съемки получить готовую фотографию. С начала XXI в. традиционную фотосъемку, использующую химические процессы, активно вытесняет цифровая фотография, ориентированная на компьютерную обработку изображений. В этом случае элементы светочувствительной матрицы преобразуют падающий свет в электрические импульсы, которые записываются в цифровой форме, образуя изображение в виде компьютерного файла, который имеет все преимущества цифровых технологий — возможность неограниченного копирования без потери качества, просмотр полученного изображения сразу после съемки, обработка и при необходимости вывод на бумагу стандартными компьютерными средствами.

Фотодокументы отличаются существенной особенностью — этот вид документа возникает в момент событий и на месте событий. Эта особенность придает фотодокументам большую ценность. Они наглядны, точны, благодаря чему нашли широкое применение во многих отраслях деятельности человека: науке, искусстве, технике и т.д. Например, рентгеновские снимки используются в медицине, фотографии — в судебной практике, фото- и микрофотокопирование — при получении копий документов и т.д.

Новым величайшим завоеванием мировой культуры стало кино.

Кинематограф изобретен во Франции братьями Люмьер в 1895 г.

Кинодокумент изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении. Он состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров, т.е. кинодокумент — это комплекс изображений, полученных фотографическим путем. Кинодокумент определяется как «изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом». Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. Кинодокументы, так же как и фотодокументы, возникают в момент событий. К кинодокументам относятся три группы: 1) кинолетопись; 2) киножурналы; 3) документальные фильмы.

Сегодня большое распространение получили видеодокументы, на которых фиксируются репортажи, телепередачи и другая оперативная информация.

Материал для кинодокументов также претерпел в течение века значительные изменения. Первоначально кинодокументы создавались на пленках, имеющих специальную основу. С развитием магнитной записи, как и фотодокументы, они стали создаваться в электронной форме. В последней четверти XX в. массовое распространение получили видеомагнитофоны и видеокамеры, осуществляющие запись аналогового видеосигнала на магнитную ленту различных форматов — VHS или Ш8 для бытовой записи, Betacam для профессионального телевидения. С начала XXI в. видеозапись также постепенно переводится на цифровую основу. Сегодня как при профессиональной киносъемке документальных и художественных фильмов, так и при бытовой видеозаписи используется запись в цифровом формате, на магнитную ленту (DV, mini-DVкассеты) или на оптические диски (DVD-RAM, DVD-RWит.п.).

К концу XIX в. относится появление еще одного вида документов — фонодокумента (звуковой документ). Под фонодокументом понимается «документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи»1. Первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 г. американским изобретателем Эдисоном, который особенно гордился изобретением фонографа.

ГОСТ Р 51141—98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М., 1998.

Эдисон записывал звук на валике фонографа, с 1888 г. механическая запись звука стала производиться на плоских дисках (грампластинках). С начала XX в. зазвучала оптическая фонограмма и магнитная лента. Запись звука осуществляется намагничиванием в разной степени магнитного слоя на носителе. Сфера применения фонодокументов огромна. Как и для фото- и видеодокументов, для записи звука сегодня все чаще используются цифровые технологии, позволяющие осуществлять звукозапись на компьютерные носители или непосредственно в компьютер в виде файла.

Современные технологии позволяют обеспечить высокое качество аудиофайла, параллельную запись с нескольких источников (микрофонов), копирование без потери качества, что особенно актуально при параллельной расшифровке аудиостенограммы несколькими диктофонистками. В последние годы фонозапись активно заменяет тяжелый труд стенографисток.

  • [1] В развалинах храма древнего шумерского города Ниппур (современный Ирак) археологи нашли огромный архив, в котором насчитывалось более 100 тыс. глиняных документов. Это были главным образом записи о покупке и продаже животных, отчеты о постройке и ремонте домов, реестры расходов и доходов храма. Архив занимал 80 комнат.
  • [2] Римский естествоиспытатель Плиний оставил подробное описание процесса изготовления из растения писчего материала. Трехгранный стебель растения очищали от листьев и тонкой коры, рыхлую пористую сердцевину разрезали на длинные тонкие пластинки и вымачивали несколько дней в воде. Затем пластинки укладывали слоями — один слой перпендикулярно другому. Полученные листы клали под пресс на несколько дней. Когда они высыхали, поверхность полировали пемзой или гладили раковинами. Края листов обрезали. Этот способ был известен египтянам уже в начале
  • [3] тысячелетия до н.э. Сегодня древний способ изготовления папируса демонстрируется туристам в многочисленных лавках Каира, торгующих папирусами. Самый большой сохранившийся папирусный свиток «папирус Гарриса» имеет длину 40,5 м и хранится в библиотеке Британского музея в Лондоне. Свиток, на котором была записана «Илиада» Гомера, имел длину около 150 м. См.: Розен Б.Я. Чудесный мир бумаги. 2-е изд. М.: Лесная промышленность, 1976. С. 19.
  • [4] См.: Наука и жизнь. 1988. № 12. См.: Краткий словарь архивной терминологии. М.:Л., 1968. С. 51.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>