Создание нового документа

Документ Microsoft Word — это файл с расширением .doc. Как и любой другой файл, его можно создать, переименовать и открыть с помощью рассмотренных выше программ «Мой компьютер» или «Проводник». Выполнение указанных операций в программе Microsoft Word осуществляется с использованием команд из пункта меню Файл или кнопок стандартной панели инструментов.

Порядок создания нового документа:

  • 1. В окне программы Microsoft Word выбрать пункт меню Файл —» Создать.
  • 2. В диалоговом окне Создание документа на вкладке Общие выбрать объект Новый документ и нажать кнопку ОК.
  • 3. В рабочей области окна Microsoft Word появится чистая страница, а в строке заголовка — название созданного документа: Документ 1. Созданный таким образом документ не имеет определенного места на диске, и его имя задается операционной системой по умолчанию, поэтому параметры документа (имя, тип, положение на диске) необходимо указать при сохранении файла.

Кроме обычных документов в Microsoft Word имеется возможность создания документов на основании готовых шаблонов или создания собственных шаблонов. Существуют также программы-мастера, облегчающие процесс создания документа.

Шаблон определяет основную структуру документа и уже содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначения сочетаний клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили. Условно их можно разделить на три группы: современные, стандартные и изысканного стиля.

Так, стандартные шаблоны документов имеют поля для ввода текста (например, для стандартного письма — Кому, От, Дата ит. д.), содержащие указания и помогающие располагать текст в конкретных местах страницы.

Чтобы создать документ на основе готового шаблона, в диалоговом окне Создание документа (рис. 6.12) выполните следующие действия.

1. Активизируйте одну из вкладок, например для стандартного письма — Письма и факсы. Каждая из них содержит ряд шаблонов и мастеров.

Окно Шаблоны документов Microsoft Office 2003

Рис. 6.12. Окно Шаблоны документов Microsoft Office 2003

Окно Шаблоны документов Microsoft Office 2007

Рис. 6.13. Окно Шаблоны документов Microsoft Office 2007

  • 2. Выделите необходимый шаблон. Образец внешнего вида документа появится в области Просмотр диалогового окна, нажмите кнопку О К.
  • 3. На экране появится заготовка письма с инструкциями по ее использованию. Введите в соответствующих полях собственный текст письма, затем удалите ненужные фрагменты и сохраните полученный документ.

Microsoft Office 2007 позволяет воспользоваться не только шаблонами из соответствующей папки (перечень доступных шаблонов существенно расширен), но и из сети Интернет в режиме on-line, причем эти шаблоны сохраняются и могут быть использованы уже без повторного обращения к сетевым сервисам.

Чтобы создать новый шаблон, выполните следующие действия.

1. Если новый шаблон создается на основе существующего документа, выберите команду Открыть в меню Файл, а затем откройте нужный документ.

Если новый шаблон создается на основе существующего шаблона, выберите команду Создать в меню Файл. Выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, установите переключатель Создать в положение Шаблон, а затем нажмите кнопку ОК.

  • 2. В меню Файл выберите команду Сохранить как.
  • 3. В поле Тип файла выберите значение Шаблон документа (*.бо1). При сохранении файла, который был создан как шаблон, этот тип файла выбирается автоматически.
  • 4. По умолчанию в списке Папка открывается папка Шаблоны. В диалоговом окне Создание документа такой шаблон отобразится на вкладке Общие. Чтобы включить данный шаблон в список на другой вкладке, откройте одну из папок, вложенных в папку Шаблоны.
  • 5. Введите имя нового шаблона в поле Имя файла, и нажмите кнопку Сохранить.
  • 6. Внесите в новый шаблон необходимые изменения в параметры форматирования, добавьте текст или рисунки, которые должны появляться во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, и удалите все те элементы, которых в документах быть не должно.
  • 7. Нажмите кнопку Сохранить, а затем закройте файл.
  • 8. Чтобы воспользоваться созданным шаблоном вызовите окно Создание документа и откройте нужную вкладку и шаблон.