Полная версия

Главная arrow Маркетинг arrow Бизнес-коммуникации в сервисе: документационные, речевые, имиджевые и рекламные технологии

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СО СПЕЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

В процессе своей деятельности специалисту гуманитарной сферы помимо управленческой документации приходится сталкиваться с целым рядом специальных документов, отражающих финансово-экономическую, бухгалтерскую, кадровую стороны деятельности организации, а также специализированных документов, связанных непосредственно с родом деятельности организации. Он также может быть допущен к документации, содержащей конфиденциальные сведения, следовательно, ему необходимо знать правила работы с документами, имеющими гриф «КТ» (коммерческая тайна).

Рассмотрим порядок работы с некоторыми специальными документами.

Работа с кадровыми документами

В небольших организациях на секретаря-референта либо офис-менеджера нередко возлагается ведение кадровой документации. В его задачи, как правило, не входит подбор кадров, проверка степени профессионализма поступающего на работу, но оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок, если нет специального работника по кадрам, нередко выполняет именно он.

Для правильного ведения кадровой документации необходимо, помимо нормативно-методических документов по делопроизводству, иметь:

  • • Комментарий к Кодексу законов о труде РФ (с изменениями и дополнениями);
  • • Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Прием на работу обычно сопровождается созданием следующих документов: заявление, анкета, трудовой договор (контракт); приказ о приеме на работу; личная карточка.

Заявление чаще всего пишется от руки. В нем указываются должность, структурное подразделение, в которое просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

Одновременно с заявлением поступающий предъявляет паспорт как документ, удостоверяющий личность гражданина, военный билет (для военнообязанных) и представляет трудовую книжку (если лицо поступает на работу впервые — справку о последнем занятии). Трудовая книжка представляется как основной документ, характеризующий трудовую деятельность поступающего на работу При приеме на работу, требующую специальных знаний, предъявляются также диплом либо иные документы о полученном образовании или профессиональной подготовке.

Поступающие на работу обычно заполняют анкету, которая является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Заполняется она от руки в одном экземпляре без помарок и исправлений.

На заявлении о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность. При положительном решении вопроса заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу.

Тексты приказов по личному составу имеют свои особенности. Они оформляются всегда отдельно от приказов по основной деятельности, и большинство из них не имеет констатирующей части. Как правило, они составляются и на одного, и на нескольких лиц, но каждый пункт выражает одно действие, например о зачислении или об увольнении.

Приказы о командировании сотрудников и приказы об отпусках создаются отдельно от приказов о назначении и имеют различные сроки хранения. Оформление командировок сотрудникам проводится приказами, составляемыми на основании служебных записок руководителей структурных подразделений. В них указываются: фамилия, имя, отчество, должность командируемого с указанием структурного подразделения, куда командируется, с какого числа, на какой срок и основание составления приказа.

Приказы о поощрениях и взысканиях обычно имеют констатирующую часть, в которой объясняется причина наложения взыскания или объявления поощрения.

Начинаются приказы по личному составу с глагола, выражающего распорядительную деятельность: принять, перевести, уволить, командировать и т.д. Глагол пишется отдельной строкой прописными буквами:

  • • при приеме на работу — ПРИНЯТЬ;
  • • для лиц, прошедших конкурс, — ЗАЧИСЛИТЬ;
  • • при оформлении руководящего состава — НАЗНАЧИТЬ.

Затем с новой строки указывается ФИО (обязательно полностью,

а не инициалы), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом.

Далее с новой строки после слова «Основание:» перечисляются документы, на основании которых создается приказ.

При увольнении обязательно указываются причины увольнения с ссылкой на статью КЗоТ.

Подготовленные проекты приказов по личному составу передаются руководителю организации для подписания. Приказ датируется и регистрируется. С приказа изготавливаются две копии: для личного дела и передачи в бухгалтерию. Обе копии заверяются.

На всех сотрудников, принятых на работу, заводится личная карточка, являющаяся основным учетным документом и используемая для анализа и учета движения кадров.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>