Полная версия

Главная arrow Маркетинг arrow Бизнес-коммуникации в сервисе: документационные, речевые, имиджевые и рекламные технологии

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

Информационное насыщение документа

Основное требование к информационному насыщению документа — это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи: убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т.п. Избыточность, разнородность включаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а следовательно, снижает его эффективность, убедительность. Структура текста документа должна быть прозрачной, легко воспринимаемой. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй — выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения и т.д.

В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Средняя длина абзаца 4—6 предложений, но в текстах документов могут встречаться абзацы, состоящие из одного предложения. Пример письма, содержащего ответ на запрос:

Сообщаем, что Ваш запрос получен и передан на рассмотрение в комиссию по защите прав потребителей.

По получении заключения комиссии ответ на Ваш запрос будет выслан незамедлительно.

Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим. Специалисты различают два вида контекста: последовательный и параллельный. В последовательном контексте одно предложение содержательно вытекает из другого, т.е. новая информация предыдущего предложения становится предметом рассмотрения в следующем предложении. Например:

Приглашаем Вас принять участие в научно-практическом семинаре и выступить с докладом. Доклады, представляющие наибольший интерес, войдут в сборник материалов семинара.

Издание сборника запланировано на апрель 2017г.

В параллельном контексте несколько последующих предложений поясняют предыдущее, при этом предмет речи является общим, но в последующих предложениях о нем дается новая информация. Например:

К сожалению, условия контракта № 468 от 28.08.2015 о строительстве сервисного комплекса Вами не выполнены. Сроки завершения строительных работ нарушаются. С августа Ваши подрядчики не появлялись на строительной площадке. Строительство комплекса выполнено лишь на 35%.

При составлении деловых бумаг следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. Расположение слов в предложении определяется принципом линейной подачи материала. Согласно этому принципу сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем — основная, причем основная информация располагается после сказуемого, а вспомогательная — в начале предложения до сказуемого. В зависимости от того, где находится то или иное словосочетание, меняется смысл предложения. Например:

По решению арбитражного суда задолженность необходимо погасить до 1 июня 2016 года.

Задолженность необходимо погасить до 1 июня 2016 года по решению арбитражного суда.

В первом предложении целью высказывания является указание срока, на который назначено погашение задолженности. Во втором предложении цель высказывания — указание на то, кем вынесено решение о необходимости погасить задолженность.

Особого внимания заслуживает также аспект убедительности делового письма. Специалисты отмечают, что информативность и убедительность официального документа достигаются за счет употребления языковых формул, принимающих правовую силу, представления всех обстоятельств дела в их взаимосвязи, использования придаточных предложений, отражающих причинно-следственные связи, и союзных слов, формирующих логический контекст.

Основным условием убедительности любого документа называют его доказательность. Только точные, бесспорные факты должны быть основой делового текста. Убедительность письма зависит также от умения его составителей выразить интересы того предприятия или организации, в адрес которых оно направлено.

Таким образом, точность в подборе фактов, цифровых данных, четкость словесных формулировок — основа убедительности любого делового текста, особенно в письмах, отражающих экстремальные, кризисные моменты в сфере деловых отношений.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>