Полная версия

Главная arrow Маркетинг arrow Бизнес-коммуникации в сервисе: документационные, речевые, имиджевые и рекламные технологии

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

ДОКУМЕНТАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

СОСТАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами всех видов, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, а значит, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда работников. Оттого, насколько профессионально ведется документация, зависит успех профессиональной деятельности организации в целом.

В штате любой организации, независимо от формы собственности, должен быть специалист, который на профессиональном уровне может организовать работу с документами как управленческого характера, так и со специальными документами, отражающими финансово-экономическую, бухгалтерскую, кадровую, правовую формы деятельности организации, а также род ее профессиональной деятельности. Таким специалистом является офис-менеджер или референт. Широкая осведомленность в вопросах правоведения, управления, менеджмента, познания в области делопроизводства и предпринимательства — все эти и иные профессиональные навыки дают возможность подобному специалисту адаптироваться к любому типу документов, независимо от темы информации.

Известно, что руководитель учреждения, за исключением руководителей небольших фирм, штат которых состоит, по существу, из одного—двух человек, документы не составляет — он их подписывает, утверждает, издает, представляет, озвучивает и т.д. Подготовку документов к подписанию, утверждению и т.п. осуществляет специалист данного направления.

Существуют три основные группы документации:

  • 1) корреспонденция — прежде всего разновидности деловых писем;
  • 2) организационно-распорядительная документация — протоколы, приказы, договоры, акты и др.;
  • 3) объемные текстовые документы — обзоры, отчеты, планы, сценарии мероприятий и др.

Составление документов предусматривает умение трансформировать информацию в соответствующий текст. При этом под информацией понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления, а под документом — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

К документной информации предъявляются три основных требования:

  • 1) достоверность;
  • 2) достаточность информации для принятия оптимального решения, с одной стороны, и отсутствие избыточности (избыточная информация так же вредна для восприятия текста документа, как и ее недостаточность), с другой;
  • 3) однозначность толкования (двусмысленность в тексте документа недопустима).

Как носитель информации документ — непременный элемент управления любого учреждения и предприятия, принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения, источником для обобщений и материалом для контроля и справочно-поисковой работы. Документ в управлении является и предметом, и результатом труда.

Правила оформления организационно-распорядительной документации изложены в Государственном стандарте РФ ГОСТ Р 6.30-2003. В стандарте перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов, правила грамотного написания и оформления каждого реквизита. Всего приведено 30 реквизитов, но на бланке конкретного документа может быть строго определенное их число. Бланк — это стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем авторскими реквизитами. Каждому реквизиту отведено на бланке определенное место, а для определенных реквизитов рассчитана постоянная площадь.

Каждое учреждение должно использовать два типа бланков: фирменный бланк — для деловых писем и общий бланк — для других документов.

Вся деловая переписка государственных и негосударственных учреждений должна вестись на фирменных бланках. Однако фирменные бланки многих организаций, особенно коммерческих, не соответствуют требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. Кроме того, деловая коммуникация в значительном объеме сегодня ведется через Интернет, где используются более свободные варианты.

Если учреждения придерживаются требований стандартов к деловым документам, то обмен деловой информацией становится более эффективным и учреждения демонстрируют высокую управленческую культуру.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>