Полная версия

Главная arrow Менеджмент arrow Аутсорсинг: история, методология, практика

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

ИНФОРМАЦИОННО-АЛГОРИТМИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ОТНОШЕНИЯМИ С АУТСОРСЕРОМ

При внедрении аутсорсинга и передачи на сторону отдельных бизнес-процессов (неключевых функций) большинство организаций сталкиваются с рядом проблем, к ним в том числе относится проблема определения тех бизнес-процессов, которые целесообразно отдать компаниям, специализирующимся на аутсорсинге. Передача бизнес-процессов на аутсорсинг предполагает управление взаимоотношениями субъектов аутсорсинга, под которым понимается скоординированная программа действий (интегрированный бизнес-процесс), разработанный (согласованный) совместно организацией-заказником и аутсорсером, чтобы улучшить общие показатели функционирования и снизить общие издержки цепи поставок.

Для обеспечения удобства работы должностных лиц при определении возможности и порядка внедрения аутсорсинга в практику организации авторами был разработан специальный алгоритм, представленный на рис. 4.4, состоящий из целого комплекса значимых мероприятий, этапов и процедур. Рассмотрим отдельные элементы данного алгоритма более подробно.

Этап 1. Определение требований к аутсорсеру. На данном этапе анализу подлежат: долгосрочные и краткосрочные цели, преследуемые заказчиком; структура затрат на содержание и функционирование собственной обеспечивающей подсистемы; возможные варианты организации поставок услуг (целесообразность частичного использования своих производственных мощностей либо полный переход на обслуживание сторонними организациями); риски (затрат, стоимости и предполагаемых выгод) перехода на аутсорсинг (целесообразно создание их реестра и формирование стратегии по управлению ими); основные факторы, влияющие на предоставление услуг (качество, территориальное расположение аутсорсера и т. п.) и ряд других показателей.

Этап 2. Проведение анализа рынка и выбор аутсорсера. Размещение объявлений в средствах массовой информации; сообщение потенциальным исполнителям (поставщикам) необходимых данных финансового, технического и организационного характера (рассылка документации о предварительном отборе); содействие и информирование исполнителей (поставщиков) по вопросам составления конкурсных заявок.

Этап 3. Планирование (корректировка) показателей эффективности отношений с аутсорсером. На данном этапе производятся расчеты по определению объемов обслуживания; разрабатываются, согласовываются и утверждаются требования, предъявляемые к исполнителям и оказываемым ими услугам.

Алгоритм управления отношениями с аутсорсером

Рис. 4.4. Алгоритм управления отношениями с аутсорсером

Источник: составлено Курбановым А.Х. на основе анализа результатов исследований Долбиной С.А.

1 Долбина С.А. Алгоритм управления отношениями с аутсорсерами // Российское предпринимательство. 2010. № 12 (2). С. 60-66.

Этап 4. Организация взаимодействия с аутсорсером. Присуждение контракта по результатам конкурса; доведение до заинтересованных лиц информации о результатах отбора. Официальное объявление победителей конкурса, согласование с ними даты подписания контракта.

Важно отметить, что работа должностных лиц с подписанием контракта не завершается, так как далее начинается активное управление отношениями на протяжении всего контракта; процесс непрерывного улучшения; постоянный мониторинг его исполнения. После завершения контракта или при его ненадлежащем исполнении необходимо снова осуществить приглашение и отбор потенциальных исполнителей (пред-приятий-поставщиков услуг).

Этап 5. Сравнение фактических показателей эффективности отношений с аутсорсером с плановыми показателями. Оценка исполнителя контракта осуществляется по следующим показателям:

уровень возможностей - состав и характеристика производственных мощностей, количество потребителей обслуживаемых им;

надежность - удовлетворяет ли поставщик в полной мере потребности в обслуживании, организаций, заключивших с ним контракт;

гибкость - насколько исполнитель (поставщик) может быстро менять методы работы в зависимости от возможных изменений и потребностей заказчика;

профессиональный потенциал - имеет ли поставщик навыки, которые не нужны заказчику сейчас, но, возможно, могут быть использованы в будущем;

потенциальная экономия - предлагает ли поставщик больший или меньший уровень экономии по сравнению с другими;

сервис - как предлагаемый исполнителем (поставщиком) сервис можно сравнить с тем, что имеется на данный момент или с тем, что предлагают другие исполнители (поставщики), действующие на рынке услуг;

кадровая политика - какова кадровая политика (в более широком смысле - корпоративная культура) поставщика и как она согласуется с целями и задачами заказчика.

В том случае, если по указанным показателям не наблюдается значительных отклонений, взаимодействие с аутсорсерам организуется в соответствии с ранее принятыми договоренностями. При наличии существенных расхождений фактических значений представленных выше показателей с базовыми заказчиком осуществляется определение «упущенной выгоды» в отношениях с аутсорсером (в стоимостном выражении по основным видам потерь) (этапы № 6 и 7 алгоритма).

Этап 8. Принятие решений, направленных на совершенствование отношений с аутсорсером. Возможными направлениями оптимизации порядка взаимодействия с предприятиями-аутсорсерами могут быть: пересмотр отдельных положений контракта (стоимости, объемов и сроков предоставления услуг); привлечение независимых специализированных организаций, выполняющих контролирующие функции; заключение долгосрочных контрактов с целью минимизации рисков как организации-исполнителя, так и организации-заказчика.

Этап 9. Реализация мероприятий по совершенствованию отношений с аутсорсером предполагает получение определенных (плановых) показателей эффективности. В том случае, если плановые показатели были завышены, производится их корректировка (этап 10). При наличии существенных разногласий и невозможности дальнейшего сотрудничества возможен отказ от отношений с аутсорсером (этап 11).

Далее рассмотрим некоторые особенности контрактного обеспечения процесса аутсорсинга. При передаче каких-либо функций сторонней организации появляется риск невыполнения требований, которые относятся к процессу аутсорсинга. Перед заключением контракта с целью уменьшения вероятности возможных рисков необходимо осуществить оценку и выбор потенциальных подрядчиков-поставщиков. В общем случае критериями оценки и выбора подрядчиков (субподрядчиков) могут выступать: понимание подрядчиком требований контракта, общая стоимость или стоимость жизненного цикла продукции, технические возможности подрядчика и др. (таблица 4.2).

Выбор подрядчиков может быть произведен как в условиях проведения открытого конкурса (тендера), так и в ходе проведения исследований целевого сегмента рынка. Объективная оценка поставщиков позволяет снизить риск невыполнения требований контракта. После выбора подрядной организации следует документально определить права и обязанности сторон. Рассмотрим некоторые правила составления подрядного контракта.

Правильно составленный контракт представляет собой инструмент управления подрядчиком. Этот инструмент уменьшает степень возникновения рисковой ситуации, характеризующейся потерей управляемости подрядчиком, и, как следствие, недостижение целей процесса, который выступает объектом аутсорсинга.

  • 1. Требования к организации, выполняющей процесс аутсорсинга, целесообразно определить в качестве контрактных условий.
  • 2. В контракте должна быть закреплена ответственность подрядной организации в отношении сроков производства и объема производимой продукции (предоставляемых услуг).
  • 3. Должны быть определены критерии приемки произведенной продукции (оказанных услуг), например, соответствующий ГОСТ или ТУ.
  • 4. В обязанностях исполнителя (подрядной организации) фиксируется необходимость производить продукцию в соответствии с требованиями к технологическому процессу, которые определены, например, внутренней нормативной документацией заказчика или применимыми техническими условиями.
  • 5. Необходимо зафиксировать требование для подрядной организации использовать при контроле качества только соответствующее исправное и проверенное измерительное оборудование.
  • 6. Методы контроля процесса можно определить в правах заказчика. Например, осуществлять контроль за деятельностью исполнителя в соответствии с контрактными условиями (сроки, количество); проводить инспекционные проверки качества технологии производства; осуществлять выборочный контроль качества готовой продукции; иметь доступ к документам, подтверждающим исправность применяемых средств измерений и своевременность их поверки в аккредитованных лабораториях; иметь доступ к документам, подтверждающим компетентность персонала, задействованного в процессе производства продукции (диплом об образовании, аттестационное свидетельство и т.д.).

Таблица 4.2

Критерии оценки и выбора подрядчиков (субподрядчиков)

Наименование критерия

Содержание

Понимание подрядчиком требований контракта

> насколько хорошо подрядчик соответствует требованиям содержания работ по контракту

Общая стоимость или

стоимость жизненного

цикла продукции

> способен ли подрядчик предложить самую низкую общую стоимость контракта

Технические

возможности

> обладает ли подрядчик необходимым опытом и квалификацией

Управленческие

возможности

> способен ли подрядчик успешно выполнить проект при своем управленческом опыте, и, более того, может ли подрядчик развить этот проект

Технические

возможности

> соответствуют ли предлагаемые поставщиком технологии, методы, решения и услуги требованиям документации по поставкам, можно ли получить более высокие результаты

Финансовые

возможности

> обладает ли поставщик необходимыми финансовыми ресурсами

Производственные

мощности

и заинтересованность

> обладает ли поставщик производственными мощностями и заинтересованностью в удовлетворении потенциальных требований в будущем

Категория и масштаб предприятия

поставщика

> относится ли предприятие-поставщик к определенной категории (малый бизнес, социально значимое предприятие), особенно если это оговорено в условиях заключения контракта

Рекомендации и отзывы

> может ли подрядчик предоставить положительные отзывы, подтверждающие его профессионализм, от своих предыдущих заказчиков

Права на интеллектуальную собственность

> отстаивает ли предприятие-подрядчик права на интеллектуальную собственность, которую намерен использовать при изготовлении продукции или предоставлении услуг в рамках контракта

Права собственности

> заявляет ли предприятие-подрядчик право на используемые рабочие процессы или услуги, которые будут использованы в рамках контракта

Источник: разработано авторами по материалам исследований компании «Регистр-Консалтинг» (г. Санкт-Петербург).

Практическая значимость предложенного алгоритма заключается в реальной возможности его использования, так как положения, заключенные в нем учитывают основные особенности передачи бизнес-процессов на аутсорсинг. Полученные результаты могут найти широкое применение в практической деятельности должностных лиц органов управления организаций различных форм собственности.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>