Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Деловая переписка

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

ЯЗЫК И СТИЛЬ ОФИЦИАЛЬНЫХ ПИСЕМ

Деловое письмо является одним из главных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведется общение перед заключением договоров, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, делаются предложения, идет обмен взаимовыгодной информацией.

Чтобы правильно и быстро составить письмо, необходимо хотя бы в общих чертах знать особенности языка и стиля современной корреспонденции и требования, предъявляемые к ней.

Содержание деловых писем находит свое выражение в их языке. Язык каждого делового письма индивидуален, так как обусловлен многообразием деловых ситуаций и особенностями конкретного адресата. Поэтому единый комплекс требований к языку деловой переписки разработать невозможно. Тем не менее постараемся выделить некоторые общие признаки языка и стиля такой переписки, которые обеспечивают ее элементарную лексическую, грамматическую и стилистическую грамотность.

Язык деловой переписки характеризуется частотой повторяемости и единообразием речевых средств. Поэтому часто говорят, что он представляет собой набор штампов, клишированных оборотов, стандартов. Нередки случаи в служебной коммуникации, когда встречаются документы, написанные эмоционально, ярко отражающие индивидуальность автора. Но язык деловой переписки должен обладать нейтральным тоном изложения. При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, а также междометия, модальные слова и имена с суффиксами субъективной оценки. Задача языка такой переписки - обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, лишить эмоциональности и субъективности взгляда на вещи, а также отразить строго логическую последовательность изложения.

Итак, язык деловой переписки должен обладать следующими чертами: нейтральность; надличностный характер изложения; унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов; сужение диапазона используемых речевых средств; повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текста документов.

Важная задача в составлении письма - его информационное насыщение, т.е. то целесообразное количество информации, которое оно в себя включает. Предметом официальной переписки обычно являются сообщение о некоторой ситуации и логическая оценочная модель этой ситуации. Но письмо может содержать и несколько ситуативно-оценочных моделей, что порождает необходимость их полезного размещения.

Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца. Таким образом, абзац показывает переход от одной мысли к другой. Разбивка текста официального письма на абзацы облегчает его восприятие, позволяет адресату мысленно фиксировать аспект, возвращаться к прочитанному, сосредоточиваться перед очередной порцией информации.

Типичный абзац состоит из трех частей: абзацного зачина, абзацной фразы и комментирующей части. В абзацном зачине формулируется тема абзаца, как бы сообщается, о чем речь пойдет дальше. В абзацной фразе содержится основная информация абзаца. В комментирующей части проводится итог сказанному в абзаце. Как правило, комментирующая часть вводится словами: «поэтому», «таким образом», «в этой связи» и т. д. Однако формальные границы между частями абзаца провести представляется не всегда возможным.

Связь между предложениями абзаца осуществляется с помощью повтора. Повтор - это тип логико-грамматической связи между предложениями и абзацами, в котором в последующем предложении в неизменном или измененном виде повторяются различные фрагменты предыдущего предложения. Кроме того, связи между предложениями осуществляются с помощью слов и словосочетаний, выступающих в роли связок. Например: «в порядке оказания помощи»; «согласно Вашей просьбе»; «в результате этого» и т. д.

Для современной деловой переписки характерна тенденция к ограничению аспектаций. Как правило, авторы соответствующих пособий рекомендуют составлять деловые письма по одному вопросу, чтобы письмо не содержало тематически разнородную и логически не связанную информацию.

В деловом письме выражаются не индивидуальные, а групповые интересы фирм, предприятий, учреждений. Поэтому текст такого письма излагается не столько от собственного «я», сколько от собственного «мы». Но местоимение «мы» в деловом тексте обычно не пишется, так как окончание глагола и так указывает на первое лицо множественного числа. Использование местоимения «он» в деловой переписке требует особой осторожности, так как это местоимение обезличивает субъекта действия, придавая тону письма оттенок фамильярности.

Чтобы сохранить объективность содержания, тон деловой переписки должен во всех случаях оставаться нейтральным. В деловых письмах грубость, нетактичность и всякое другое проявление неуважения к адресату недопустимы. В то же время нельзя впадать и в другую крайность - чрезмерную вежливость. Так, совершенно неуместны в деловых текстах фразы типа: «Не откажите в любезности...», так как для совместной деловой переписки скорее характерны сухость и строгость, чем увлечение чрезмерной вежливостью, не обоснованной интересами дела.

Нередко при составлении письма нарушаются демократические традиции деловой переписки. Чаще всего это наблюдается в тех случаях, когда ожидаемый результат как бы навязывается адресату, например: «Направляем Вам последний вариант проекта трудового соглашения... Просим рассмотреть и утвердить». Нарушение этикета в данном случае проявилось в том, что отправитель письма как бы не допускает возможности, что указанное соглашение может быть и не утверждено.

Как известно, деловому человеку не всегда безразлично, кто подписал адресованное ему письмо. Это значит, что на тон деловой переписки существенно влияет канцелярская практика подписания деловых бумаг. Такая практика требует соблюдения должностного порядка их подписания.

Таким образом, становится очевидным необходимость серьезного и логически верного подхода к написанию делового письма. Невыполнение требований, предъявляемых к деловой корреспонденции, с одной стороны, ведет к затруднению работы с официальными документами, а с другой - лишает письмо юридической и практической значимости.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т. п.

Чтобы правильно и быстро составить деловое письмо, надо знать хотя бы в общих чертах особенности языка и стиля современных официальных писем. Несоблюдение этих особенностей, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой -лишает письма юридической силы и практической значимости.

Эксперты единодушны в том, что официальное письмо должно занимать не более страницы. Но вот то, каких рекомендаций необходимо придерживаться при определении структуры письма, выборе слов, решить бывает нелегко.

Структура делового письма

Важной задачей при составлении письма является его информационное насыщение, т.е. включение в него целесообразного количества информации. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Нередко один аспект может составить содержание всего письма, и чаще всего такими являются письма, не требующие ответа. Для многоаспектных писем уже сложились определенные устойчивые синтаксические конструкции для выражения того или иного аспекта содержания. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Однако для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.

Наиболее простая структура письма - это две части. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй -выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания. Приведем примеры структуры писем, состоящих из двух-трех частей.

Служебное письмо-запрос:

  • 1) обоснование актуальности запроса;
  • 2) содержание запроса;
  • 3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Сопроводительное письмо:

  • 1) сообщение о высылаемом материале;
  • 2) уточняющие сведения.

Письмо-просьба:

  • 1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;
  • 2) изложение просьбы;
  • 3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения):

  • 1) повторение изложения просьбы;
  • 2) обоснование причины неудовлетворения просьбы;
  • 3) констатация отказа или отклонения предложения.

Синтаксис официального письма

Характерной особенностью синтаксиса официального письма, как и любого официального документа, является то, что порядок слов в предложении должен отражать логическую последовательность элементов содержания письма и соответствовать традиционным для данного языка нормам расположения слов. В русской письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. Иными словами, отсутствие в письменной речи активной, не формирующей смысл интонации компенсируется принципом «линейной» подачи информации. Сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем - основная, причем основная помещается после сказуемого, а вспомогательная - в начале предложения до сказуемого. Именно поэтому текст трафарета не может начинаться с пробела. Для официально-делового стиля характерны предложения, в которых подлежащее выражено не одним словом, а целостным по назначению сочетанием слов. В целом при согласовании подлежащего со сказуемым действует такой принцип: субъект действия отождествляется не столько с индивидуальным лицом, сколько с его собирательным статусом.

Рассмотрим варианты согласования сказуемого с подлежащим, характерные для официально-делового стиля, которые могут вызывать сомнения у составителя письма.

• При подлежащем с количественным числительным, оканчивающимся на «один», сказуемое употребляется в форме единственного числа. Например:

Неправильно

В 2005 г. на предприятие были приняты 21 специалисты

Правильно

В 2005 г. на предприятие был принят 21 специалист

• При подлежащем, имеющем в своем составе имя числительное, означающее «два» или более, сказуемое употребляется как в форме единственного, так и в форме множественного числа. Например:

На заседании педагогического совета будут обсуждены (будет обсуждено) два доклада.

Необходимо учитывать, что сказуемое в форме единственного числа подчеркивает внутреннюю нерасчлененность, целостность того множества, о котором идет речь. Например: заводу выделено 12 автомашин.

Единственное число оказывается более уместно, когда лица или предметы пассивны по отношению к обозначенным сказуемым действию или признаку. Например: было рассмотрено три проекта; было продано 10 костюмов. Форма множественного числа сказуемого уместна в тех случаях, когда составитель документа хочет подчеркнуть активный характер действия каждого лица. Например:

  • 12 рабочих цеха добились отличных показателей.
  • • Подлежащие, включающие слова «большинство», «меньшинство», «множество», «ряд», «часть», «много», «немало», «несколько», «количество», «число», «не меньше чем», а также отрицательные и неопределенные местоимения («никто», «ничто», «кое-кто»), употребляются со сказуемыми в форме единственного числа, т.е. сказуемое в этом случае согласуется с подлежащим по грамматическому принципу. Например:

большинство голосовало против; ряд предложений проекта не подкреплен расчетами.

• При подлежащем, выраженном местоимением «кто», сказуемое ставится в форме единственного числа. Например:

тот, кто представит лучшую программу, будет награжден.

Рекомендации по использованию цифр и слов, обозначающих количество или порядок

Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может стать источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов.

Отдельные виды информации подаются в словесно-цифровой форме. Например: 205 000 записывается так: 205 тыс. Количество, выраженное однозначным числом, воспроизводится словом, а не цифрами. Например: дефектных изделий должно быть не более трех. Аналогично обозначаются временные границы или периоды. Например: испытания должны продолжаться три-пять дней.

Если однозначное число сопровождается обозначением массы, размера и т.д., оно записывается цифрами. Например: требуется 2 кг масла. При записи многозначных чисел цифры делятся пробелами на классы. Например: 253 720 руб.

Запись с помощью цифр порядковых числительных отличается от записи количественных: если она делается арабскими цифрами, то используется наращение, соответствующее падежному окончанию. Например: шероховатость поверхности по 6-му классу точности. При перечислении нескольких порядковых числительных наращение ставится только один раз. Например: изделия 1, 2 и 3-го сорта.

Некоторые порядковые числительные обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без наращения. Римскими цифрами принято записывать порядковые номера месяцев, кварталов.

С помощью цифр можно записывать прилагательные, выраженные сложным словом, включающим указание на число. Например: 100-процентный, 20-километровый, 5-миллиметровый. Допускается сокращать вторую часть прилагательного, означающего единицу измерения: 20-км; 5-мм.

Рекомендации по построению фраз

Составителю письма нетрудно будет построить фразу, если он располагает набором готовых, проверенных долголетней практикой конструкций.

Для объяснения мотивов того или иного действия, той или иной реакции используются следующие выражения:

  • • В связи с отсутствием финансовой помощи...;
  • • В связи со сложной экономической ситуацией...;
  • • В порядке проведения совместной работы...;
  • • В соответствии с Вашим письмом...;
  • • В соответствии с протоколом...;
  • • В ответ на Ваше обращение...;
  • • В подтверждение нашей договоренности...;
  • • В целях усиления ответственности...;
  • • На Ваше обращение... и т. д.

Если составляется письмо-просьба, то используются такие выражения:

  • • Просим оказать содействие...;
  • • Просим выслать в наш адрес...;
  • • Просим принять участие...;
  • • Прошу принять меры...;
  • • Прошу принять к сведению...;
  • • Прошу довести до сведения...;
  • • Прошу ликвидировать задолженность... и т. д.

Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

  • • Направляем информацию...;
  • • Возвращаем справочные материалы...;
  • • Высылаем подписанный с нашей стороны договор...;
  • • Посылаем справочную литературу... и т. д.

Письма-подтверждения начинаются так:

  • • Подтверждаем...;
  • • С благодарностью подтверждаем...;
  • • Фирма «Кристалл» подтверждает... и т.д.

В письмах-напоминаниях используются такие модели:

  • • Напоминаем, что...;
  • • Напоминаем Вам, что...

В письмах-извещениях - такие:

  • • Сообщаем, что...;
  • • Ставим Вас в известность, что...

Письмо-гарантия может содержать следующие фразы:

  • • Оплату гарантируем...;
  • • Качество изделий гарантируем...;
  • • Сроки выполнить гарантируем... и т.д.

Письма-приглашения могут начинаться со слов:

  • • Приглашаем принять участие...;
  • • Просим направить представителя... и т.д.

Отказ в просьбе и отклонение предложения строятся по таким моделям:

  • • Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...;
  • • Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам...;
  • • На Ваше обращение о совместной работе считаем...

Заключительными словами текста письма могут быть следующие:

  • • Убедительно просим Вас выделить 1 млн руб. На проведение бала выпускников.
  • • Убедительно просим направить в наш адрес информацию.
  • • Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
  • • Просим извинить за задержку с ответом.
  • • Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

Сокращения как заменители слов и словосочетаний

Использование сокращенных слов (аббревиатур) порой необходимо, чтобы сократить текст, избежать повторения длинных названий либо часто встречающихся слов или словосочетаний.

Существуют лексические и графические сокращения. Пример лексического сокращения - КВН, кавээновец. Графические

сокращения - это условные, только письменные сокращения, не являющиеся словами-аббревиатурами. У них нет аббревиатурного произношения, от них не образуются производные слова. Пример графического сокращения - т.е. (читается как «то есть»).

При составлении делового письма нередко возникает вопрос, как сократить слова. В настоящее время стандартизированы некоторые виды сокращений:

  • 1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (г., обл.);
  • 2) названия месяцев (янв.);
  • 3) условные обозначения физических величин и единиц измерения (В, кВт, см, мм, кг);
  • 4) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (Госбанк, квит. №, расч. счет);
  • 5) названия документов (ГОСТ);
  • 6) наименования должностей, ученых званий и степеней (проф., член-корр.; к.э.н., зав., зам., И.О.; ком.).

Из соображений практического удобства возникли сокращения длинных названий. Чтобы правильно их написать, следует воспользоваться «Словарем сокращений русского языка».

Рекомендации по написанию отчетных наименований словосочетаний, наиболее часто употребляемых

в текстах письма

Названия документов, которые пишутся с прописной буквы:

Конституция Российской Федерации, Декларация прав и свобод человека и гражданина, Федеральный конституционный закон (название), Федеральный закон (название), Федеральный договор, Закон Российской Федерации (название), Указ Президента Российской Федерации (название), Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию (название), Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. Названия документов во множественном числе пишутся со строчной буквы: указы, законы.

Название документов без предшествующего, стоящего вне названия родового слова (устав, инструкция и т. п.) пишутся с прописной буквы и без кавычек: Положение о президиуме мэрии, Правила внутреннего трудового распорядка, Инструкция по делопроизводству.

Со строчной буквы пишутся: постановление Правительства Российской Федерации, решение городского Совета, постановление мэра, распоряжение мэра, распоряжение главы администрации района города, приказ директора департамента.

Вид документов с предшествующим родовым словом, не включенным в заголовок, пишется со строчной буквы: технологическая инструкция «Ввод информации».

Названия академий, научно-исследовательских учреждений,

учебных заведений

В названиях научных учреждений и учебных заведений с прописной буквы пишется первое слово, а также имена собственные, входящие в название: Российская академия наук (РАН), Российская академия медицинских наук (РАМН). Институт ядерной физики Сибирского отделения Российской академии наук, Новосибирский государственный университет (НГУ).

Средние учебные заведения неединичного характера (школы, техникумы, училища) пишутся со строчной буквы: медицинское училище № 1, новосибирская средняя школа № 2.

Общее правило написания названий организаций и их структурных подразделений

В названиях организаций единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и входящие в состав названия собственные имена: Российский детский фонд, Фонд социальной поддержки населения, Учреждение юстиции Новосибирской области по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, Федерация профсоюзов Новосибирской области, ассоциация сибирских и дальневосточных городов.

Названия организаций неединичного характера пишутся со строчной буквы: бюро обмена жилплощади, поликлиника № 17 Дзержинского района. Названия организаций во множественном числе пишутся со строчной буквы: биржи и банки Новосибирской области.

Названия главных управлений в составе структурного подразделения мэрии пишутся с прописной буквы: Главное управление архитектуры и градостроительства мэрии, Главное управление благоустройства и озеленения мэрии.

Названия структурных подразделений мэрии, а также слова типа президиум, ученый совет, факультет, отделение, сектор, группа пишутся со строчной буквы: президиум мэрии, департамент по социальной политике мэрии, правовое управление мэрии, отдел экспертизы и контроля мэрии.

Название железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов,

станций метро

В названиях железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов с прописной буквы пишутся все слова, кроме родовых обозначений: аэропорт Толмачево, вокзал Новосибирск-Главный, станция Юность.

Станции метро следует писать без кавычек, с прописной буквы первое слово и имена собственные: станция метро Октябрьская, Красный проспект, Площадь Ленина.

Сложные названия организаций и мероприятий, начинающиеся словами Государственный, Всероссийский, Центральный, Международный или порядковыми числительными (Первый, Второй и т. п.)

С прописной буквы пишется первое слово: Международный выставочный центр, Государственное образовательное учреждение, Новосибирский государственный педагогический университет, Шестая зимняя спартакиада школьников г. Новосибирска.

Сложные названия организаций, начинающиеся с географического определения

Пишутся с прописной буквы, если это определение входит в их состав, и со строчной, если географическое определение не входит в состав названия, а только указывает на местонахождение: Новосибирская городская регистрационная палата, но: новосибирское предприятие ЗАО «Коре».

Названия структур Вооруженных Сил РФ

В важнейших военных названиях Российской Федерации все слова пишутся с прописной буквы: Вооруженные Силы Российской Федерации, Военно-Морской Флот Российской Федерации, Военно-Воздушные Силы.

В названиях родов войск с прописной буквы пишется первое слово, когда эти названия употребляются в значении официальной части Вооруженных Сил: Войска противовоздушной обороны, Ракетные войска, но: ракетные войска обеих армий.

В названиях управлений и подразделений Министерства обороны Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации.

Название военных округов, гарнизонов пишутся с прописной буквы: Сибирский военный округ, Новосибирский гарнизон.

В названиях воинских частей и соединений с прописной буквы пишутся только имена собственные: Глуховская дивизия.

Написание дат

Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: план на 2002 год, смета на 2002 год.

Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она имеет следующее написание: в октябре 2002 г., в октябре — ноябре 2002 г.; в 1 квартале 2002 г.; в III — IV кварталах 2002 г.; в первом полугодии 2002 г.

Слова «год», «годы» сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия. Если дата состоит только из года, то слово «год» пишется полностью: план на 2002 год.

Требуется опускать слово «год» при его цифровом обозначении на титульном листе, а также в выходных данных библиографического описания.

Рекомендуется опускать слово «год» при его цифровом обозначении, как правило, при датах в круглых скобках. Обычно это даты рождения, смерти, рождения и смерти рядом с именем какого-то лица: С.И. Иванов (р. 1925); А.П. Петров (ум. 1980).

Обозначение временных периодов

Календарные сроки в тексте пишутся следующим образом: в октябре 2002 г., но: за 8 месяцев 2002 года, в 2002 году, с 1986 по 1990 год, в 2001-2002 годах.

Все виды некалендарных лет (бюджетный, операционный, отчетный, учебный год, театральный сезон), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 1998/99 учебном году, театральный сезон 2001/2002 года.

Формы обращения в письмах

Стали распространенными формы обращения: уважаемый Иван Петрович! Уважаемый господин Петров! Уважаемые господа!

При обращении к должностным лицам высших органов государственной власти и управления, руководителям (президентам, председателям и т. д.) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например: Уважаемый господин президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр! Уважаемый господин министр!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги!

Склонение фамилий

Мужские фамилии, оканчивающиеся на твердую и мягкую согласную, склоняются: Майорец - Майорца, Коломиец - Коло-мийца, Озолинг - Озолинга, Хмель - Хмеля, Шорец - Шорца, Малай - Малая.

Женские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, не склоняются: Мария Озолинг - Марии Озолинг, Елена Коломиец - Елены Коломиец, Надежда Хмель - Надежды Хмель.

Фамилии, оканчивающиеся на неударную гласную - а, - я, склоняются, за исключением фамилий, в которых окончанию -а предшествует -и: Неруда - Неруды, Петрарка - Петрарки (но Гарсиа, Гулиа).

Славянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную -а, -я, склоняются: Головня — Головни, Лобода - Лободы.

Неславянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную -а, -я, не склоняются: Дюма, Золя.

Наименования воинских и почетных званий,

ученых степеней

Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней пишутся со строчной буквы: генерал армии, действительный член Российской академии наук, академик, лауреат Государственной премии.

Высшее звание Российской Федерации пишется с прописной буквы: Герой Российской Федерации.

Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы при их установлении и присвоении. В других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы. Например: установить почетное звание «Народный артист Российской Федерации», «Заслуженный врач Российской Федерации», но: наградить народного артиста Российской Федерации, включить в состав комиссии заслуженного врача Российской Федерации.

Названия средств массовой информации, зрелищных предприятий и учреждений (театров, музеев, парков и т. п.)

С прописной буквы пишется только первое слово и собственные имена, входящие в название: «Российская газета», Государственное учреждение культуры, «Новосибирский драматический театр «Старый дом».

Географическое определение в составе названия пишется с прописной буквы: Новосибирский академический молодежный театр «Глобус». Если географическое определение не входит в состав названия, то оно пишется со строчной буквы: новосибирский цирк.

Слова «Дворец» и «Дом», входящие в названия учреждений культуры, пишутся с прописной буквы: Дворец бракосочетания, Дом актера. Эти же слова пишутся со строчной буквы, если употребляются как нарицательные существительные, а также во множественном числе и при наличии перед ними двух определений: Ледовый дворец спорта «Сибирь», дома отдыха.

Сокращенные названия организаций

Сокращенные названия, составленные из частей слов, пишутся с прописной буквы, если обозначают учреждения единичные (т. е. словосочетание, в полном виде пишется с прописной буквы), и со строчной, если служат наименованиями родовыми: Гоезнак, Госдума, госкомитет.

Сокращенные условные названия организаций пишутся с прописной буквы в кавычках и не склоняются, если им предшествуют слова: проектный институт, комбинат и т.п.: проектный институт «Новосибгражданпроект» (проектного института «Новосибгражданпроект»), муниципальное унитарное предприятие «Горводоканал» (муниципального унитарного предприятия «Г орводоканал»).

При отсутствии слов «проектный институт», «комбинат» и т.п. их наименования пишутся без кавычек и склоняются: Но-восибирскгэсстрой (Новосибирскгэсстрою).

Сокращенные смешанные названия единичных организаций (сложносокращенные слова в сочетании с буквенными аббревиатурами) пишутся с прописной буквы, слитно, без кавычек; причем буквенные аббревиатуры, которые принято писать прописными буквами, сохраняют написание как в начале, так и в середине или в конце сокращенного обозначения: НИИстройке-рамика, НИИЭПсельстрой, ГипродорНИИ.

Местоимения «Вы» и «Ваш» при обращении к лицам

Пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас... (Сообщаем Вам...).

При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо...

С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи.

Названия праздников, торжеств

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Новый год, День российской печати, но: День города, День Победы, Рождество Христово.

Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.

Со строчной буквы пишутся названия постоянно проводимых массовых мероприятий: день встречи выпускников, день донора, день открытых дверей, субботник.

Обозначение диапазона значений

Для обозначения диапазона значений ставят: тире, знак «-», предлог от перед первым числом и до — перед вторым. Например: длиной 5—10 м; длиной от 5 до 10 м; с 14.00 до 16.00 час.

При цифровой форме крупных чисел в диапазоне значений необходимо сохранять нули в числе нижнего предела, например: высота 15000—20000 м.

При буквенно-цифровой форме чисел допустимо опускать в числе нижнего предела обозначение тыс., млн, млрд, например: высота 20—30 тыс. м.

Числа в диапазоне значений располагаются от меньшего к большему, от нижнего предела к верхнему, например: Это составляет 60—80% всей массы груза.

Номера телефонов, двойные и литерные номера домов

Номера телефонов принято писать, отделяя дефисом по две цифры справа налево (кроме реквизита «Отметка об исполнителе» в правовых актах и письмах): т. 2-99-90; т. 2-45. В номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяется левая группа в три цифры: т. 299-85-90.

Двойные номера домов принято писать через косую черту, например: ул. Линейная, 45/2.

Литерные номера домов пишутся слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., 7а.

Написания сложных существительных и прилагательных

с числительными в составе

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие; 3-этажный дом; 1-, 2-, 3-секционный дом.

Сложные слова с числительным и прилагательным «процентный» пишутся: 10%-ный сбор.

Знак «%» при нескольких числах ставится только один раз, например, 50, 60 и 70% (неправильно: 50%, 60% и 70%).

Сочетание знаков препинания

Если в начале или в конце предложения, которое нужно выделить в кавычки, стоят слова, уже заключенные в кавычки, то рядом дважды кавычки не ставятся. Например: В телеграмме было сказано: «Трубы предоставит комитет «Новосибгорре-сурс».

Точка, запятая, точка с запятой, двоеточие и тире не ставятся перед закрывающимися кавычками; все эти знаки могут стоять только после кавычек.

Перед открывающей, закрывающей скобками не ставится запятая, точка с запятой, двоеточие и тире. Эти знаки ставятся только после закрывающейся скобки.

Наиболее часто употребляемые сокращения слов

бульвар год, годы город,города господину

гражданин, граждане гражданка, гражданки железная дорога железнодорожный жилмассив

исполняющий обязанности и другие и прочие и так далее и тому подобное магистраль микрорайон миллиард, миллиарды

миллион, миллионы

  • — бул.
  • — г., гг. (при цифрах)
  • — г., гг.
  • — г-ну
  • — гр-н, гр-не
  • — гр-ка, гр-ки
  • — ж.д.
  • — ж.-д.
  • — ж/м
  • — и.о.
  • — И др.
  • — и пр.
  • — И т.д.
  • — и т.п.
  • — маг.
  • — м/р
  • — млрд (после цифрового обозначения)
  • — млн (после цифрового обозначения)

область

— обл.

озеро

-03.

площадь

— пл.

переулок

— пер.

поселок

— пос.

проспект

пр.

пункт, пункты

— п., пп.

река

— р. (но реки)

улица

— ул.

экземпляр

— экз.

Информативность и убедительность делового письма

Текст делового письма должен быть кратким и содержать только основные сведения. Дополнительные сведения могут быть приведены в приложении. Одновременно письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно направляется. Основным условием убедительности письма является его доказательность. Точные даты, бесспорные факты особенно важны, если необходимо разобраться в трудном вопросе. Убедительность письма зависит от умения составителя выразить интересы той организации, куда он обращается.

Этикет в деловой переписке

В мировой практике к настоящему времени сложились устойчивые правила поведения и общения в официальных ситуациях. В деловой переписке приняты определенные формы обращения, изложения просьб, выражения признательности, аргументации. Официальный этикет регламентирует и выбор слов, и построение фраз. Например: в деловой переписке используется обращение «Уважаемый...», при этом запятая после обращения придаст письму более будничный и личный характер, а восклицательный знак подчеркнет значимость и официальный тон письма.

Обращение «Уважаемые коллеги» применяется по отношению к лицам одной профессии.

Вводные конструкции в письме смягчают категоричность изложения и тем самым вносят непринужденность в официальное письменное общение. Например: Комитет просит, если это возможно, выслать методический материал.

В современной деловой переписке не принято употреблять местоимение «я». Вместо «Я прошу...» нужно писать «Прошу...», вместо «Я выполнил...» пишут «Мною выполнено...».

Основные требования к тексту деловой переписки

Составляя текст делового письма, необходимо соблюдать определенные требования. Прежде всего, изложение должно быть объективным. Кроме того, оно должно быть нейтральным по стилю. В официальных письмах не допускаются иронизирование, грубость. Не следует впадать и в другую крайность - использовать вычурные слова, выражать чрезмерную вежливость. Неуместны в деловых письмах обороты типа «Не откажите в любезности...». Стиль деловой переписки должен быть достаточно сухим.

Часто встречаемые ошибки в текстах деловых писем

Наиболее часто встречаются структурные ошибки, возникающие из-за отсутствия разработанных типовых писем.

Письмо не должно дублировать другой, уже стандартизированный документ. Нет необходимости в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом и устной информацией.

В связи с тем что на бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего псиьма. Излишне указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в левом верхнем углу письма.

Синтаксические ошибки

1. Ошибки, связанные с несоответствием контекста

и порядка слов

Рассмотрим три примера: 1) К 20 декабря завод "Прогресс" выполнил план; 2) Завод "Прогресс" выполнил план к 20 декабря;

3) К 20 декабря выполнил план завод "Прогресс".

В первом предложении констатируется, что завод план выполнил; во втором содержится указание, к какому сроку завод выполнил план; в третьем указывается, какой завод выполнил план.

2. Ошибки при употреблении полной и краткой форм

прилагательных

Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Например:

Неправильно: Правильно:

Выводы комиссии обоснованные Выводы комиссии обоснованны и справедливые и справедливы

3. Неправильное использование предлогов

Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о создании. Например: В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты (правильно: На наше предприятие).

В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом "о" и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: вопрос о доверии; решение о кадрах и т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога "о". Например:

Управляющий банком отметил о важности поставленного вопроса. Правильно: Управляющий банком отметил важность поставленного вопроса.

4. Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения

В деловых письмах сложноподчиненные предложения, как правило, используются для выражения причинно-следственных связей. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами "что", "который", "если", "чтобы", "где", "вследствие того что", "как". Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, оно обычно следует за этим СЛОВОМ. Например: В работе совещания, на котором присутствовало более 100 человек, приняли участие...

Если придаточное предложение относится к группе сказуемого в главном предложении или ко всему главному предложению, различаются два случая: придаточное ставится перед главным, когда акцент делается на обстоятельствах свершения действия, и после главного, когда оно поясняет основную мысль сложного предложения. Например: Ввиду того, что литье проводилось ускоренным методом, отжиг длился два часа. Отжиг длился два часа, ввиду того, что...

Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами.

Но допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.

Лексические ошибки

1. Неправильное использование слов и терминов

Основная масса ошибок в деловых письмах относится к лексическим. Недостаточная грамотность приводит не только к курьезной бессмыслице, но и абсурду.

Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова знакомы узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение.

2. Неуместное или неоправданное употребление

иностранных слов

Часто в деловой язык попадают слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например: срок выполнения может быть пролонгирован (вместо продлен). Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

3. Плеоназмы

Одной из причин Плеоназмов (от греч. р1еопа8то8 — излишество) является неправильное употребление иностранных слов, например: промышленная индустрия (в слове "индустрия" уже заключено понятие "промышленная"); форсировать строительство ускоренными темпами ("форсировать" означает "вести ускоренными темпами"). Плеоназмы засоряют язык.

4. Тавтология

Это смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Например: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы.

5. Неразличение слов-паронимов

Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся по смыслу: гарантийный - гарантированный', поместитьразместить и т.д. Часто составители деловых писем вместо слова "командированный" употребляют слово "командировочный". Слово "командированный" образовано от глагола "командировать" и имеет значение "лицо, посланное в командировку". Слово "командировочный" образовано от имени существительного "командировка" и означает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием.

6. Ошибки в употреблении слов-синонимов

Синонимами называются слова с одинаковым или близким значением: возвести - построить. Слова-синонимы редко бывают полностью тождественны одно другому. Глагол "построить" может употребляться в любом контексте и сочетании с любым именем существительным, когда речь идет о сооружении, строительстве, постройке чего-либо: построить дом, завод. Глагол "возвести" в соответствии со значением приставки воз- может употребляться только применительно к тому, что возвышается над чем-либо, поднимается вверх: возвести здание, стены.

Неправильное употребление слов-синонимов происходит от того, что многозначное слово может быть синонимичным другому только в одном отношении. Например, характерное для деловых текстов слово "запрос" в одном из значений синонимично слову "требование". В то же время оно не имеет присущего слову "требование" значения—норма, порядок, которому кто-то или что-то должно соответствовать.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>