АУДИТ И КОНТРОЛЛИНГ ПЕРСОНАЛА В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

СУЩНОСТЬ И ЦЕЛИ АУДИТА ПЕРСОНАЛА И СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Аудит персонала и системы управления персоналом — это система консультационной поддержки, аналитической оценки и независимой экспертизы эффективности деятельности организации по управлению персоналом и регулированию социально-трудовых отношений, которая наряду с финансово-хозяйственным аудитом позволяет выявить:

• • соответствие кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития;
• • соответствие деятельности персонала и структурных подразделений управления организацией существующей нормативноправовой базе;
• • эффективность системы управления персоналом с точки зрения решения задач, стоящих перед персоналом организации, ее руководством, отдельными структурными подразделениями;
• • причины возникающих в организации социальных проблем (рисков) и возможные пути их разрешения или снижения негативного воздействия.

В практике управления организацией аудит персонала является, с одной стороны, способом наблюдения подобно финансовому или бухгалтерскому аудиту, а с другой — инструментом управления, который позволяет решить ту или иную проблему, возникающую в сфере трудовых отношений.

Посредством аудита персонала возникает возможность видоизменения состояния системы управления персоналом организации в соответствии с политикой организации и воздействием внешней среды функционирования (рис. 7.1).

Общая схема аудита персонала показана на рис. 7.2.

Рассмотрим подробнее отдельные ее элементы.

Главная цель аудита персонала — совершенствование системы управления персоналом и на этой основе повышение эффективности использования кадрового потенциала и человеческого потенциала организации.

Подцели аудита персонала включают в себя:

• определение соответствия стратегии управления персоналом и кадровой политики стратегии целям развития организации;

и

Рис. 7.1. Схема включения аудита персонала в систему управления организацией

• • совершенствование системы управления персоналом и определение перспектив ее развития;
• • выявление меры соответствия желаемого и действительного состояния кадрового потенциала в разрезе стратегических задач организации;
• • выявление проблем в сфере управления персоналом, препятствующих эффективному развитию организации;
• • совершенствование методов и технологий управления персоналом;
• • установление соответствия деятельности по управлению персоналом требованиям законодательства;
• • повышение эффективности расходов на персонал;
• • повышение конкурентоспособности организации на рынке труда;
• • оценка деятельности службы управления персоналом и ее вклада в деятельность организации;
• • улучшение имиджа и повышение значимости (авторитета) службы управления персоналом внутри организации.

Объектом аудита персонала являются различные аспекты использования кадрового потенциала организации и управления персоналом в целом.

Субъектом аудита персонала могут выступать как внешние эксперты (внешний аудит), так и сотрудники (подразделения) организации при их временной изоляции от производственного процесса и исключении из организационной подчиненности (внутренний аудит).

1. Цель аудита персонала:

совершенствование системы управления персоналом и на этой основе повышение эффективности использования кадрового потенциала и человеческого капитала организации

• 5. Основные направления:
  • • аудит кадрового потенциала;
  • • аудит функций и функционального разделения труда в системе управления персоналом;
  • • аудит организационной структуры системы управления персоналом;
  • • аудит эффективности управления персоналом

т

• 6. Уровни аудита персонала:
  • • стратегический
  • (уровень высшего руководства);
  • • функциональный (уровень службы управления персоналом);
  • • линейный (уровень линейного руководства)
• 2. Задачи аудита персонала:
  • • определение соответствия стратегии управления персоналом и кадровой политики стратегии и целям развития организации;
  • • совершенствование системы управления персоналом и определение перспектив ее развития;
  • • выявление меры соответствия желаемого и действительного состояния кадрового потенциала в разрезе стратегических задач организации;
  • • выявление проблем в сфере управления персоналом, препятствующих эффективному развитию организации;
  • • совершенствование методов и технологий управления персоналом;
  • • установление соответствия деятельности по управлению персоналом требованиям законодательства;
  • • повышение эффективности расходов на персонал;
  • • повышение конкурентоспособности организации на рынке труда;
  • • оценка деятельности службы управления персоналом и ее вклада в деятельность организации;
  • • улучшение имиджа и повышение значимости (авторитета) службы управления персоналом внутри организации
• 8. Методы аудита персонала:

организационно-статистические;

социально-психологические;

экономические;

комплексные

і

• 7. Принципы аудита персонала:
  • • комплексность; • многоаспектное^;
  • • оперативность; • согласованность;
  • • перспективность; • адаптивность (гибкость);
  • • параллельность

Технология аудита персонала

3. Объект аудита персонала:

различные аспекты использования кадрового потенциала организации и управления персоналом в целом

4. Субъект аудита персонала:

внешние эксперты (внешний аудит) или сотрудники (подразделения) организации при их временной изоляции от производственного процесса и исключении из организационной подчиненности (внутренний аудит)

• 9. Обеспечение:
  • • информационное;
  • • нормативно-правовое;
  • • нормативно-регламентирующее
• 10. Результаты аудита персонала:

аудиторское заключение о состоянии системы управления персоналом и кадровом потенциале организации, а также комплекс рекомендаций по совершенствованию системы управления персоналом и повышению эффективности использования кадрового потенциала и человеческого капитала организации

Рис. 7.2. Общая схема аудита персонала в организации

На основе определения аудита персонала внутренний аудит представляется нам как часть внешнего аудита, исходя из того, что внутренний аудит производится внутренними силами организации и может выполнять лишь отдельные элементы анализа, так как при проведении аудита персонала основной критерий — независимость.

Основные направления аудита персонала представлены на рис 7.3.

В табл. 7.1 приведен пример определения конкретных задач аудита персонала в организации в разрезе выделенных направлений.

Лудит персонала проводится на уровнях: высшего руководства организации, службы управления персоналом, линейного руководства. Содержание каждого уровня представлено на рис. 7.4.

В специализированной литературе в качестве основных принципов аудита персонала выделяют следующие: 1) этика поведения; 2) независимость; 3) профессионализм.

Таблица 7.1

Определение конкретных организационных задач аудита персонала

Окончание табл. 7.1

• 1. Этика поведения. Кроме требований человеческой этики, аудиторам следует придерживаться следующих требований профессиональной этики:
  • • выполнение своих обязанностей;
  • • учет интересов общества;
  • • честность;
  • • объективность и независимость;
  • • надлежащее внимание;
  • • объем и виды услуг.
• 2. Независимость. В теории и практике аудита независимость — это прежде всего объективность и честность суждений. Общественное признание профессионального статуса аудиторов основано на признании их независимости, которая обеспечивает эффективность аудита. Аудитор обязан иметь возможность оценивать любую ситуацию, говорить правду и предлагать честные и объективные рекомендации относительно того, что следует делать клиенту, не задумываясь о том, как это могло бы повлиять на его собственные интересы.

Независимость аудита обеспечивается посредством:

• • финансовой независимости, означающей, что аудитор профессионально выполняет свою работу с заранее оговоренной достойной оплатой;
• • административной независимости, предполагающей независимость аудитора от административных решений клиента и непод-чиненность последнему;
• 1
• ------------------₍

Аудит кадрового потенциала:

• • списочного состава работников; ,
• • укомплектованности кадрового |

состава в целом и по уровням I

управления, включая I

обеспеченность персоналом ¹

технологического процесса;

• образовательного и

профессиональноквалификационного уровня |

персонала; I

• • структуры кадрового состава; I
• • использования рабочего времени; ¹
• • текучести кадров и абсентеизма, движения рабочей силы, перемещений внутри организации;
• • социальных аспектов трудовой |

деятельности; |

• санитарно-гигиенических, I

производственных и бытовых ¹

условий;

• • управленческого, инновационного потенциала персонала организации;
• •социально-психологического |

состояния персонала организации |

Основные направления аудита персонала

..і________1_7Г_і

Аудит функций системы управления персоналом:

• • планирования и маркетинга персонала;
• • управления наймом и учетом персонала;
• • управления трудовыми отношениями;
• • обеспечения нормальных условий труда;
• • управления развитием персонала;
• • управления мотивацией

и стимулированием персонала;

• • управления социальным развитием;
• • развития организационной структуры управления;
• • правового обеспечения службы управления персоналом;
• • информационного обеспечения службы управления персоналом

Аудит организационной структуры и функционального разделения труда в системе управления персоналом:

• • деятельности специализированных функциональных подразделений по управлению персоналом;
• • деятельности топ-менеджмента;
• • деятельности линейных руководителей;
• • деятельности коллегиальных органов:
  • -аттестационной комиссии;
  • - органов общественной деятельности;
• • взаимодействия между специализированными подразделениями, участвующими в управлении персоналом;
• • взаимодействия между руководителями различного уровня

Аудит эффективности управления персоналом:

• затрат на персонал и на

управление персоналом; ,

• собственно экономической |

эффективности; |

• степени укомплектованности I

кадрового состава; ¹

• удовлетворенности ¹

работников;

• косвенных показателей ,

эффективности: ,

• - текучести кадров; |
• - производительности труда; I
• - качества продукции и т.д. I

Рис. 7.3. Основные направления аудита персонала

Рис. 7.4. Основные уровни аудита персонала

• • политической независимости, подразумевающей невозможность влиять на решения аудитора, используя политическую власть, связи и аналогичные способы воздействия;
• • эмоциональной независимости, предполагающей сохранение отчужденности аудитора, независимо от чувств, которые он может испытывать к представителям организации-клиента.
• 3. Профессионализм. Аудитор должен обладать навыками общения с людьми и обмена опытом, выявления и решения проблем, связанных с оцениваемой деятельностью, нахождения нужной информации, осуществления анализа и синтеза, планирования изменений, разработки предложений по совершенствованию работы, преодоления сопротивления изменениям, помощи в освоении более совершенных методов. Аудиторы умеют распознавать общие тенденции и обычные причины проблем, помогают в поиске правильного решения, постоянно следят за литературой по проблемам оцениваемой деятельности, включая разработки, осуществляемые в университетах и научных институтах, имеют широкий взгляд на исследуемые проблемы в их взаимосвязи с проблемой организации. Также в аудиторских стандартах, утвержденных российским законодательством, выделяют такие принципы, как честность, объективность, конфиденциальность, профессиональное поведение.

Данные принципы являются общими как для аудита персонала, так и для аудиторской деятельности в целом. Среди специальных принципов аудита персонала можно назвать принципы комплексности, оперативности, перспективности, многоаспектности, согласованности, адаптивности (гибкости), параллельности.

Методы аудита персонала можно разделить на четыре группы:

• 1) организационно-статистические, предполагающие проверку документации и отчетности, анализ трудовых показателей, свидетельствующих о результативности деятельности организации и ее персонала;
• 2) социально-психологические, заключающиеся в проведении самостоятельных социологических опросов, анкетирования, индивидуальных и коллективных бесед, интервьюирования работников различных уровней и категорий;
• 3) экономические, позволяющие путем сравнения экономических и социальных показателей деятельности организации с законодательно установленными нормами и нормативами или со средним или лучшими в отрасли показателями оценить конкурентоспособность организации на рынке труда, эффективность функционирования служб управления персоналом, эффективность самого аудита персонала;
• 4) комплексные, позволяющие всесторонне обследовать и проанализировать состояние системы управления персоналом, разработать и экономически обосновать рекомендации по ее совершенствованию:

К комплексным методам аудита персонала относятся:

• • метод системного анализа, который служит методическим средством системного подхода к решению проблем совершенствования системы управления персоналом, ориентирует на раскрытие системы управления персоналом в целом и составляющих ее компонентов — целей, функций, организационной структуры, кадров, технических средств управления, информации, методов управления людьми, технологии управления, управленческих решений;
• • метод декомпозиции, позволяющий расчленить сложные явления на более простые;
• • метод сравнений, позволяющий сравнить существующую систему управления персоналом с подобной системой передовой организации, нормативным состоянием или состоянием в прошлом периоде, с учетом однородности;
• • динамический метод, который используется при исследовании количественных показателей, характеризующих систему управления персоналом, предусматривает расположение данных в динамическом ряду и исключение из него случайных отклонений, отражая устойчивые тенденции;
• • экспертно-аналитический метод совершенствования управления персоналом, основывающийся на привлечении высококвалифицированных специалистов по управлению персоналом, управленческого персонала организации к процессу совершенствования для выявления основных направлений совершенствования управления персоналом, оценки результатов анализа и выявление причин недостатков. Не всегда обладает высокой точностью и объективностью в связи с тем, что у экспертов отсутствуют единые критерии оценок. Метод эффективен при многошаговой экспертизе;
• • нормативный метод, предусматривающий применение систем нормативов, которые определяют состав и содержание функций по управлению персоналом, численность работников по функциям, тип организационной структуры, критерии построения структуры аппарата управления организации в целом и системы управления персоналом (норма управляемости, степень централизации функций, количество ступеней управления, звеньев, размеры подразделений, порядок подчиненности и взаимосвязи подразделений), разделение и кооперацию труда руководителей и специалистов управления персоналом организации;
• • метод корреляционно-регрессионного анализа, устанавливающий линейные зависимости и связи между параметрами (численностью персонала и влияющими на нее факторами);
• • метод функционально-стоимостного анализа, т.е. метод технико-экономического исследования функций управленческого персонала организации, направленный на поиск резервов снижения затрат на управление и достижение наилучших производственно-коммерческих результатов на основе выбора эффективных способов управления. Этот метод позволяет выбрать вариант построения системы управления персоналом либо выполнения той или иной функции управления персоналом, требующий наименьших затрат и являющийся наиболее эффективным с точки зрения конечных результатов, определить лишние или дублирующие функции управления, функции, которые по тем или иным причинам не выполняются, степень централизации и децентрализации функций управления персоналом. Необходимой составляющей аудита персонала является информационное, нормативно-правовое и нормативно-регламентирующее обеспечение аудита персонала.

Информационное обеспечение аудита персонала призвано предоставить информацию в области управления персоналом, обладающую следующими характеристиками:

• • содержание информации. Она должна иметь качественный аспект (используемые понятия и критерии) и количественное измерение (используемые единицы измерения, точность измерения);
• • степень детализации информации. Определяется целями и задачами, стоящими перед аудиторами;
• • временные характеристики информации. Исследуемый период времени должен быть достаточно длительным, чтобы иметь возможность объективно оценить исследуемую проблему, исследуемые промежутки времени должны быть сопоставимы;
• • полнота охвата. В зависимости от целей аудита персонала может собираться вся информация в масштабах организации, имеющая отношение к исследуемой проблеме, или только некоторые ее элементы в разрезе отдельных продуктов, групп сотрудников, подразделений, процессов.

В табл. 7.2 приведены данные, характеризующие содержание аудиторской информации.

Для облегчения поиска аудиторской информации ее источники разбиты по группам (рис. 7.5).

Фактически информация может быть получена в трех формах:

1) записи — это данные в форме, пригодной для считывания или преобразования. К ним относятся документы, отчеты, публика-

Таблица 7.2

Характеристика аудиторской информации в сфере управления персоналом

ции, компьютерные файлы, фильмы, магнитные ленты, рисунки, фотографии, графики и т.д.;

• 2) события и условия — это поддающиеся наблюдению действия и сопутствующие им обстоятельства;
• 3) память — это вся информация, хранящаяся в памяти людей, работающих в организации, связанных с ней или просто могущих

Источники информации

і

?

Т

т

• ?
• 1

• - отчетность отдела труда и заработной платы
• - бухгалтерская отчетность
• - баланс трудовых ресурсов
• - описание работ и спецификации -должностные инструкции
• - трудовые договоры
• - данные об издержках на наем, увольнение, обучение и т.д.
• -документы службы управления персоналом
• - анкеты и тесты кандидатов на вакантные должности
• - акты проверок
• - объяснительные записки, протоколы, письма, заявления, выговоры, жалобы работников

і

ф

Т

Ф

• 5 2
• 6 8-о о

ї|

аз ^

о ^ о. =Г

о

сС

го

и

о

X

и

ГС

с

о

го

гс

го

X

с;

гс

ф

О.

со

о

I-

гс

з-

.0

с;

>ч

со

гс

О.

з- ,__

о

О I

х 03

X со

ф ф

СО с;

О го

ф го V© ф

ГГ О

? о

гс

X

ї

СС ЯЗ

х 2

СО го

° 5

О. ?

>х 2

2 2-е-

о. ^с

С X

і

і

т

гс

ос сг

¹ ^ со О.

о »-

о. гс

>4 *

ф ?

§ і

и 5 з- о:

а §

• 5 §
• 0 О

^ >4

ос 2

• 1 |
• * >5 03 О О. X I- з-
• 03 о X чо

го 03

2 °-со оз

I го

03 3-X ф

о.

>ч 3? X

о

X - *

ф

I^і

• 5 СО о
• 03 03 2

х о. т

0 и X

і

Є і §

1 |і

;г О. і ГС гг г:

Ї 5 ^

8 о- О

оси

>х

ф

03 X *5

х х

О- 2 ф оз с о.

х зс

X 3-X

с о о.

I—

о

о.

с с о

1= 2 ос х

ГС X СО ф

0 с

О. со О СГ ГС <5

гс о. *

• * С 03
• 1 >ч *

о

о.

с

СГ

гс

о

X

^ 2 гс Ф ос со

X X о х х а ГС ГС ^ СО СО О

О О і-С[0 Ф Ф Ф Ь

с; о. ?

і

о

со

і

А

2 і

X =г Ф и и ^ 40 СГ

• 5 *
• 3 о со со

° 2-о. 5

гс О. 3? ь

д ф 3— ^

V I ї ?

з- гс

I X

т

і

со

о

ЗС

X

X

I-

о

40 о.

з—

ф

у

>ч

.?3 ф

н

и

X

и

ф

X

X

ф

У

ф

с

и

ф о

ф

о

X

X

о

5 о

гс

X

о

и

о.

ф с

Ег |

• 1 ^х о. ?
• -е- “

х о. X с

I >ч

Рис. 7.5. Источники информации для проведения аудита персонала

дать полезную информацию. Эта информация охватывает бесспорные доказанные факты, опыт, мнения, убеждения, впечатления, догадки.

Нормативно-правовое обеспечение аудита персонала включает в себя две составляющие: 1) общую, основанную на нормативно-правовом обеспечении аудиторской деятельности в целом; 2) специальную, учитывающую специфику объекта аудита персонала.

Общую часть нормативно-правового обеспечения составляют четыре уровня нормативных документов:

• 1. Федеральный закон от ЗО. 12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности».
• 2. Постановления Правительства РФ, принятые на основании и во исполнении федеральных законов и указов Президента РФ. К документам данного уровня относятся также нормативные правовые акты уполномоченного федерального органа государственного регулирования аудиторской деятельности.
• 3. Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности, устанавливающие нормы аудита, общеобязательные для субъектов аудиторской деятельности.
• 4. Внутренние правила (стандарты) аудиторской деятельности, действующие в профессиональных аудиторских объединениях, правила (стандарты) аудиторской деятельности аудиторских организаций и индивидуальных аудиторов.

Специальную часть нормативно-правового обеспечения аудита персонала составляют трудовое законодательство, установленные нормы и нормативы в сфере труда и т.д.

Так как внутренний аудит законодательством не регулируется, то для внутреннего аудита персонала наибольшее значение имеет нор-мативно-регламентирующее обеспечение, в которое входят: приказы, положения, программы, планы, учредительные документы организации, стандарты, инструкции организации, определяющие права, обязанности и ответственность аудиторов.

Основным документом, регламентирующим деятельность внутреннего аудита, являются аудиторские правила (стандарты). Под внутренними стандартами аудиторской деятельности понимаются нормативные документы, определяющие единые требования к проведению аудиторских проверок, оформлению результатов проверок и консультационных услуг, порядку подготовки заключительных документов, подготовке, переподготовке и повышению квалификации внутренних аудиторов.

Поскольку по итогам внутреннего аудиторского обследования разрабатываются мероприятия по приведению параметров к нормативным значениям, внутренний аудит может рассматриваться как вид консультаций по вопросам управления персоналом.

Результатом аудита персонала является аудиторское заключение о состоянии системы управления персоналом и кадровом потенциале организации, а также комплекс рекомендаций по совершенствованию системы управления персоналом и повышению эффективности формирования и использования кадрового потенциала организации для достижения ее стратегических целей.

Основная цель аудиторского заключения — баланс сильных и слабых сторон системы управления персоналом, определение угроз и выявление возможностей их предотвращения.

В аудиторском заключении могут быть рассмотрены различные пути совершенствования системы управления персоналом, включая внедрение новых технологий (информационной, офисной, телекоммуникационной), сформулированы предложения по модификации существующих процедур управления, совершенствованию документации и документооборота и т.д.

Аудиторское заключение составляется в соответствии с основными уровнями аудита персонала — для руководства организации, службы управления персоналом, линейных руководителей.

Для руководителей организации аудиторское заключение содержит всю информацию, необходимую для улучшения кадровой работы в организации, включающую сведения относительно:

• • соответствия деятельности службы управления персоналом стратегии организации;
• • необходимости корректировки целей и задач службы в рамках стратегии организации;
• • мнения работников и руководителей о пользе от услуг службы управления персоналом;
• • проблем в социально-трудовой сфере и их значимости;
• • модификации существующих процедур управления;
• • социально-экономического и социально-психологического состояния кадрового потенциала;
• • комплекса рекомендаций для необходимых изменений.

Для специалистов службы управления персоналом аудиторское заключение содержит информацию об областях хорошего и недостаточного исполнения функциональных обязанностей, рекомендации по совершенствованию их работы; отчет также включает сведения об оценке эффективности кадровой работы линейными руководителями и сравнительные данные по другим аналогичным организациям.

Для линейных руководителей в аудиторском заключении определяются проблемы в области управления персоналом, выявляются недостатки в методах управления, на основе этого формулируются рекомендации в виде целей и обязанностей линейных руководителей в области управления персоналом и рационализации организации труда персонала.

Рассмотренные выше аспекты аудита персонала являются основой другой составляющей концепции аудита — технологии его проведения.