Полная версия

Главная arrow Логистика arrow Складская логистика

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

Проведение инвентаризации

Проведение инвентаризации на складе преследует несколько целей: во-первых, выявить фактическое наличие имущества на складе и установить несоответствия между фактическим наличием товарно-материальных ценностей (хранимого товара) и данными учетной документации (бухгалтерского учета), во-вторых, проверить соблюдение правил и условий хранения товаров и эксплуатации складского оборудования, и, в-третьих, предотвратить кражи и хищения имущества. Последнее обеспечивается за счет напоминания злоумышленникам о том, что ведется постоянный учет и контроль, пропажа будет обнаружена, а виновные наказаны.

Кроме того, ошибки, описки и неточности допускаются и при отражении хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Поэтому проверять полноту и достоверность бухгалтерского учета нужно, так как только в ходе полной инвентаризации можно установить, насколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактическим объему и стоимости имущества организации.

При проведении инвентаризации рекомендуется руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств1. В этом документе изложены общие положения о проведении инвентаризации, общие правила проведения инвентаризации, правила проведения инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств (в том числе инвентаризации товарно-материальных ценностей), составление сличительных ведомостей по инвентаризации, а также порядок регулирования инвентаризационных разниц и оформления результатов инвентаризации. Данные методические рекомендации содержат в приложениях образцы форм документации по проведению инвентаризации. Образцы форм первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации содержит постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88[1] [2]. Отражение в бухгалтерском и налоговом учете результатов инвентаризации проводится на основании актов инвентаризации, описей и сличительных ведомостей, а также на основании ведомости учета выявленных результатов (форма ИНВ-261), в которой отражаются все излишки и недостачи, выявленные в ходе инвентаризации.

Федеральным законом № 129-ФЗ[3], а также Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ[4] установлено, что организации обязаны проводить инвентаризацию:

  • • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
  • • при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
  • • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества (немедленно при установлении таких фактов);
  • • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • • при реорганизации или ликвидации организации;
  • • в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

При коллективной или бригадной материальной ответственности инвентаризацию необходимо проводить в следующих случаях:

  • • при смене руководителя коллектива или бригадира;
  • • при выбытии из коллектива или бригады более 50 % работников;
  • • по требованию одного или нескольких членов коллектива или бригады.

Кроме плановых инвентаризаций, проводимых по заранее утвержденному графику, организация может осуществлять и неплановые сплошные инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Такие инвентаризации называются внезапными и в первую очередь проводятся у вновь принятых на работу материально ответственных лиц, при образовании и возрастании сверхнормативных запасов товарно-материальных ценностей, а также при установлении фактов нарушений правил приемки, хранения, реализации ценностей.

В ходе инвентаризации проверяется и документально подтверждается наличие имущества и обязательств, их состояние и оценка. Инвентаризации подвергается все имущество организации и все виды финансовых обязательств. При этом проверять следует имущество, которое принадлежит организации на правах собственности, находится на ответственном хранении, арендуемое имущество, полученное для переработки, а также неучтенное имущество. Такая инвентаризация называется сплошной.

По решению руководителя может проводиться выборочная инвентаризация, в ходе которой проверяется какая-либо часть имущества. Это могут быть товарно-материальные ценности, относящиеся к одному материально ответственному лицу или территориально находящиеся в одном месте (например, на складе (в его различных зонах), в административных помещениях).

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Функции инвентаризационной комиссии состоят в следующем:

  • • подготовка и обеспечение инвентаризации;
  • • инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;
  • • осуществление контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций;
  • • проведение выборочных инвентаризаций товарно-материальных ценностей в местах хранения и переработки в межинвентаризационный период;
  • • проверка правильности выведения результатов инвентаризаций;
  • • оценка обоснованности предложенных зачетов по пересортице ценностей в местах хранения;
  • • проведение профилактической работы по обеспечению сохранности ценностей;
  • • определение причин списания имущества и возможности использования отходов.

При наличии в организации ревизионной комиссии и небольшом объеме работы по инвентаризации можно поручить ее проведение данной комиссии. Если же объем работы большой, то для одновременного проведения инвентаризации на всем предприятии создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается приказом руководителя организации.

Руководитель организации устанавливает также порядок и сроки проведения инвентаризаций. Он определяет, сколько раз в отчетном году и когда должна проводиться инвентаризация, утверждает перечень инвентаризуемых имущества и обязательств, а также решает вопрос о проведении выборочной проверки.

Предприятия розничной и оптово-розничной торговли, а также склады разрешается закрывать для проведения инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов на срок не более трех дней. При этом законодательно даты проведения инвентаризации не устанавливаются, но целесообразно проводить инвентаризацию первого числа месяца, так как именно на эту дату по общеустановленному порядку выводится сальдо по всем синтетическим и аналитическим счетам бухгалтерского учета — формируются данные для составления сличительных ведомостей и выявления результатов инвентаризации. Так, если будет выбрано не первое число месяца, а, например, восьмое, то возникает необходимость расчета на эту дату промежуточных итогов оборотов и сальдо по счетам, на которых учитываются инвентаризуемые в конкретном случае материальные ценности.

В целом процедура проведения инвентаризации слагается из нескольких этапов (табл. 5.13).

Перед началом инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ о проведении инвентаризации, а председателям комиссий — контрольный пломбир. В приказе должны быть указаны содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также персональный состав инвентаризационной комиссии.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия имущества, рабочая инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения. Весы проверяются на устойчивость, чувствительность и точность взвешивания.

До начала инвентаризации необходимо произвести соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и вывести ос-

Таблица 5.13. Мероприятия проведения инвентаризации по этапам

Этапы

Мероприятия

Первый

(подготовительный)

Подготовка приказа о проведении инвентаризации.

Формирование инвентаризационной комиссии.

Определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества.

Получение расписок от материально ответственных лиц

Второй этап

(физическая инвентаризация)

Взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств.

Составление инвентаризационных описей

Третий этап

(сопоставление данных)

Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета. Выявление расхождений.

Составление сличительных ведомостей. Определение причин расхождений

Четвертый этап (оформление результатов)

Приведение данных бухгалтерского учета в соответствие с результатами инвентаризации.

Привлечение к административной ответственности лиц, виновных в появлении расхождений

татки на день инвентаризации. Комиссия должна получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам).

Материалы для проведения физического подсчета (блокноты, карандаши, бумагу для принтера) также следует подготовить заранее.

Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей должны быть прекращены, а ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, оприходованы после даты инвентаризации.

Материально ответственные лица дают расписки, в которых указывают, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Если впоследствии выяснится, что часть имевшихся на начало инвентаризации документов, связанных с движением ТМЦ, денежных средств и иного имущества и финансовых обязательств, не была передана в бухгалтерию и, следовательно, не учтена при расчете по данным бухгалтерского учета остатков инвентаризуемых ценностей и обязательств, от виновных лиц должны быть взяты письменные объяснения о причинах допущенных нарушений, а также тщательно проверена подлинность представленных документов. Документы с приложенными к ним объяснительными приобщаются к материалам инвентаризации и учитываются при обосновании ее результатов на общих основаниях. Никаких специальных санкций за подобные нарушения действующим законодательством не установлено. Вместе с тем администрация может применить к виновным лицам общие меры ответственности, установленные за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими трудовых обязанностей.

На втором этапе члены инвентаризационной комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц.

Склад целесообразно разделить на инвентарные зоны и закрепить за работниками именно географические зоны, а не товарные линии, так как в противном случае некоторые товары, не относящиеся к основным линиям, могут быть не учтены. Определяя инвентарные зоны, следует помнить, что пара работников обычно должна подсчитывать запасы по 50—120 товарным позициям за час[5].

В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты (в двух экземплярах), в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки чернилами или шариковой ручкой, так и с использованием средств компьютерной техники.

В ходе инвентаризации материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и, в случае его подтверждения, устранить выявленные ошибки.

Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи в соответствии с правилами бухгалтерского учета — неправильные записи зачеркиваются, а над ними проставляется правильная запись. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Незаполненные строчки следует прочеркивать. Наименования имущества и отдельных объектов указываются в описях по номенклатуре, принятой в организации. Количество товарно-материальных ценностей определяется в установленных единицах измерения.

Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикул, сорт и т. д.).

Если инвентаризационная опись или акт составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них. В конце каждой страницы описи следует прописью указать число порядковых номеров материальных ценностей; общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны. Такая запись позволяет исключить возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Следующим этапом проведения инвентаризации является сравнение фактических остатков материальных и нематериальных ценностей, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, которая сравнивает фактические остатки имущества с данными бухгалтерского учета. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях.

Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а другой передается материально ответственному лицу. Владельцам товарно-материальных ценностей, хранящихся на складе, представляется справка о результатах инвентаризации с приложенной копией инвентаризационной описи.

В логистике как способ поддержания точности данных достаточно часто используют циклическую сверку. Циклическая сверка представляет собой частичную инвентаризацию товарно-материальных ценностей на ежедневной основе. При проведении циклической сверки не требуется вести большую подготовительную работу и останавливать работу склада, но само ее проведение в условиях постоянных перемещений товаров очень сложно. Тем не менее существует два метода определения товарных позиций для подсчета: географический и метод ранжирования.

Суть географического метода состоит в том, что товарно-материальные ценности инвентаризируются от одного конца склада до другого постепенно по зонам. Достоинством этого метода является то, что содержимое полок периодически пересматривается и товары, положенные не на свое место, обнаруживаются и перемещаются в соответствии с выделенными для них зонами хранения. Рекомендуется проводить сверку по географическому принципу по каждой товарной позиции хотя бы четыре раза в год.

При методе ранжирования товары, к которым чаще всего обращаются, или те, которые обеспечивают наибольший денежный оборот, пересчитываются чаще медленно оборачивающихся. Исследования показывают, что чем чаще принимается или отгружается товар, тем менее точны данные о нем в компьютере. Метод ранжирования менее эффективен в поиске затерявшейся продукции, но обеспечивает более высокую точность данных.

Циклическую сверку следует проводить в периоды с наименьшей интенсивностью перемещений на складе, либо когда такие перемещения вовсе не проводятся (например, до начала и по окончании рабочего дня).

Контрольные вопросы

  • 1. Каким требованиям должен отвечать складской технологический процесс и каким принципам он должен соответствовать?
  • 2. Опишите схему технологического процесса склада.
  • 3. Укажите нормативно-правовые акты, используемые при организации технологических процессов склада.
  • 4. На решение каких вопросов направлен АВС-ХУ7-анализ?
  • 5. Какие преимущества имеет свободный выбор мест хранения на складе?
  • 6. Следование каким рекомендациям по организации адресного хранения на складе позволяет увеличить скорость набора заказов?
  • 7. Можно ли отнести маркировку упаковки к услугам предпродажной подготовки товара на складе? Мнение обоснуйте.
  • 8. Какие существуют способы сокращения времени комплектации заказов?
  • 9. В чем отличие товарной накладной (форма ТОРГ-12) от товарно-транспортной накладной (форма 1-Т)?
  • 10. Каков порядок проведения инвентаризации?

  • [1] Приказ Минфина России от 13.06.1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
  • [2] Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
  • [3] Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
  • [4] Приказ Минфина России от 29.07.1998 г. № 34Н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации».
  • [5] Шрабфедер Дж. Инвентаризация вручную // Кейс. 2006. № 6.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>