СОВЕЩАНИЕ В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА: ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ, СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ

Под собранием понимается заседание членов какой-либо организации для обсуждения чего-либо или принятия решения. Под заседанием также понимается собрание, совещание членов какой-нибудь организации для коллективного обсуждения вопросов, но обычно это уже регулярная работа коллективного органа (заседание коллегии, совета, комитета, правления).

По определению А .Я. Кибанова, совещание — это «коллегиальная форма подготовки управленческого решения; организуется с целью достижения коллективного решения или информирования участников совещания по конкретным вопросам деятельности структурного подразделения, организации и т.п. Совещание представляет собой форму управленческой деятельности, содержанием которой является совместная работа определенного коллектива участников управленческого процесса в заранее определенный временной период, в заранее обусловленном месте для выработки и принятия решения по заранее определенному вопросу»[1].

Совещание — едва ли не самый распространенный метод обсуждения и решения проблем, один из путей поиска решений. Именно возможность коллективного поиска и принятия решений делает совещание столь популярным и привлекательным.

Однако настоящие управленцы-профессионалы в своей деятельности исходят из следующего принципа: совещание нужно проводить тогда и только тогда, когда его нельзя не провести.

Служебное совещание целесообразно проводить в случаях, если:

  • 1) необходимо принять по данному вопросу коллективно-коллегиальное решение, учитывающее опыт многих работников, особенно специалистов разных направлений деятельности и разных подразделений организации;
  • 2) решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких подразделений;
  • 3) для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных групп работников, представляющих разные подразделения;
  • 4) нужно сделать важное сообщение, которое может породить множество вопросов, требующих немедленного обсуждения и уточнения на месте;
  • 5) необходимо добиться согласованного решения принципиальной проблемы, получить одобрение на проведение важных и серьезных действий;
  • 6) нужно проинструктировать группу людей по методам и процедуре выполнения предстоящей важной работы;
  • 7) требуется публично разоблачить или опровергнуть какую-то ложную информацию или слух.

Цель совещания — это описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы.

Возможные варианты целей:

  • • предварительный обмен мнениями;
  • • подготовка рекомендаций для принятия решения;
  • • принятие решения по какому-либо вопросу.

Совещание должно иметь строго определенную цель. Но даже когда она хорошо сформулирована, всегда имеется скрытый уровень целей, о которых обычно не говорят, но с которыми необходимо считаться.

Цели совещания в свою очередь определяют его задачи, которые для всех видов совещаний являются общими.

Служебное совещание отличается от различного вида собраний и имеет некоторые специфические особенности:

  • 1. На совещаниях присутствуют специалисты, ответственные или заинтересованные лица, на собраниях — весь персонал.
  • 2. На совещаниях рассматриваются текущие конкретные вопросы, на собраниях — более общие, накопившиеся за определенный период времени.
  • 3. Совещания имеют оперативный характер и призваны вносить коррективы в совершенствование текущей деятельности, а на собраниях прежде всего подводятся итоги и определяются планы на будущее.

  • [1] Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: учебник. 4-е изд., доп. и перераб. М.: ИНФРА-М, 2010. 695 с.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >